Con "importación de datos" nos referimos al proceso semi-automatizado que permite insertar los datos contenidos en el sistema de gestión anterior dentro de un entorno SPORTRICK.
Este manual tiene el objetivo de ilustrar las etapas del proceso de importación y proporcionar la información necesaria para su correcta ejecución.
El proceso de importación de datos, se basa en rellenar unas plantillas en formato Excel.
El primer paso incluye la importación de los datos personales de los clientes. Solamente al finalizar esta fase será posible continuar con los demás datos (abonos, matrículas...)
En cada etapa del proceso, el consultor/partner de referencia podrá proporcionar el archivo Excel necesario y ofrecer soporte para rellenar las diferentes plantillas. También es posible que el partner rellene directamente las plantillas recopilando la información necesaria en cada etapa.
Las plantillas deberán rellenarse siguiendo los consejos y normas de SPORTRICK y el consultor/partner se encargará de llevar a cabo la importación.
Antes de la importación final, normalmente se procede con una primera prueba de importación con una docena de datos de muestra que incluyan clientes ventas previamente planificados.
Una vez validado el proceso de importación con estos registros de prueba, se planifica el paso final, que suele coincidir con el día de start-up, o sea, el primer día efectivo de uso de SPORTRICK como sistema de gestión.
Es muy importante entender que la configuración del proceso de importación de datos sólo puede comenzar después de la finalización de la planificación en SPORTRICK. La planificación es la introducción en el sistema de la oferta comercial del centro, abonos, cuotas, la planificación de actividades y cursos.
IMPORTANTE: la extracción de información de la fuente de datos del centro/club es una actividad de responsabilidad exclusiva del club o del partner. Los consultores SPORTRICK no pueden proporcionar ninguna asistencia en este sentido.
La metodología de importación consiste en completar unos archivos especiales en formato Excel (plantillas) que el consultor/partner proporcionará al club al finalizar el curso de formación base o se encargará personalmente de llevar a cabo el proceso de inserción de la información recopilando la información necesaria.
Las plantillas para la importación de los datos se pueden descargar desde la sección Imports del portal de gestión avanzada VAR. Un partner tendrá acceso a la sección avanzada VAR de un club si eso se ha dispuesto en la relación comercial.
IMPORTANTE: evitar de modificar las plantillas (insertar nuevas columnas, eliminarlas, renombrarlas o cambiar su formato).
Si durante el proceso de inserción de la información en las plantillas el consultor/partner se da cuenta de la existencia de una información importante que no se puede insertar en las plantillas, será suficiente notificarlo rápidamente al servicio de soporte de SPORTRICK para estudiar una estrategia de importación específica.
La importación permite utilizar tres tipologías de plantillas que sirven para la importación de los siguientes datos:
- datos de clientes -> plantilla "Customers"
- abonos -> plantilla "Multipack"
- matrículas -> plantilla "Memberships"