INDICE


Introducción


Una vez finalizada la importación de los datos de los clientes, el consultor le facilitará la plantilla para la importación de los abonos.  


NOTA: la plantilla de importación de datos no contiene las filas de la lista de precios programadas para un multipack determinado. Es decir, durante la fase de inserción de la información en la plantilla Multipacks no hay asociación directa con una fila de lista de precios, sino solo con el multipack principal. 

Esto significa que si por ejemplo, Lucas Sánchez en SPORTRICK resulta haber comprado un multipack “ENTRADAS DE NATACIÓN” asociado con la fila de la lista de precios llamada "10 ENTRADAS", en el archivo de importación solo se puede combinar con el multipack principal de “ENTRADAS DE NATACIÓN”.

Esto no significa que los datos de las “10 ENTRADAS” no estarán presentes en SPORTRICK, solo será necesario adoptar una estrategia de importación diferente, como usar las notas o campos extendidos relacionados con el crédito. Las nuevas ventas realizadas a través de SPORTRICK adoptarán la planificación configurada. Más información al respecto en el "Caso de uso: multipack con créditos deducibles".


Estructura de la plantilla de importación

La plantilla Excel para la importación de abonos está compuesta por 3 hojas de trabajo:

  1. "Customers": (no modificable) contiene todos los clientes presentes en el entorno SPORTRICK 
  2. "MultipacksTemplates": (no modificable) proporciona la lista de todos los multipacks planificados en el propio entorno SPORTRICK
  3. "Multipacks": (es la única hoja de trabajo modificable) el objetivo es crear una correspondencia entre los datos personales de un cliente y el multipack que posee. Nota: cada fila corresponde a un multipack de un cliente. Si un cliente tiene varios multipacks, es necesario dedicar una fila a cada uno de ellos.

Significado de las columnas de la plantilla de importación

La siguiente tabla contiene indicaciones y sugerencias para rellenarla correctamente:


Nome del campo

Definición

Obligatoriedad 

Reglas y sugerencias 

MultipackTemplateID

Sì

 (Véase punto 2 de la lista anterior)

CustomerID

Sì

 (Véase punto 2 de la lista anterior)

StartDate

Fecha de comienzo del multipack

Sì

Si este dato no está disponible en el sistema de gestión en uso es posible sustituirlo con una fecha ficticia "razonable"

EndDate

Fecha de fin del multipack

Sì

Si este dato no está disponible en el sistema de gestión en uso es posible sustituirlo con una fecha ficticia "razonable"

CreditSell*

Crédito residual* 

Sì

CreditAmount*

Créditos transferidos* 

Sì


Notes

Notas sobre el multipack del cliente

 No

Campo para añadir información de utilidad sobre el multipack. Algunos ejemplos: el nombre del abono en el sistema de gestión anterior, créditos totales vendidos, notas del consultor de venta, información sobre la negociación, notas internas, etc..

Amount

Precio de compra del multipack

No

Este campo no es obligatorio pero a falta de información, el multipack resultará como vendido a 0€. El sistema no efectúa la conexión con el precio especificado en al planificación. Es importante especificar solo el número del importe sin símbolos

PurchaseDate

Fecha de venta del multipack

No

-


*Los créditos son una información importante que debe de conservarse, especialmente en el caso de multipacks que prevén una deducción de créditos. Hay dos campos disponibles: CreditSell y CreditAmount:


  • la columna CreditSell permite importar los datos de los créditos residuales ingresando la cantidad de créditos a disposición del cliente en el momento de la importación de datos. Por ejemplo, Lucas Sánchez tiene un multipack válido para el nado libre con 10 entradas y ya utilizó 3, es necesario ingresar el valor 7 en la columna CreditSell (7 es el crédito residual). El crédito total inicial se puede ingresar en el campo Notas, por ejemplo, escribiendo “Historial : nado libre 10 entradas ". Si el cliente se ha quedado sin créditos para un paquete determinado pero hay la necesidad de importar esta información, hay que  ingresar simplemente el valor 0 en esta columna; 


  • la columna CreditAmount se puede utilizar para ingresar los créditos transferidos de un multipack a otro. Por ejemplo, el cliente posee un abono de 10 créditos que expiró el 31/12/2021, pero con 4 entradas aún disponibles. Se presenta en el gimnasio para renovar la compra del servicio. El club elige "transferir" estos 4 créditos no utilizados de la antigua subscrición caducada al nuevo multipack. En este caso tendríamos 10 + 4 = 14 créditos totales. Para reproducir este caso particular en la plantilla de importación de datos, es necesario insertar CreditSell = 10 y CreditAmount = 4 en la fila correspondiente al nuevo multipack. Son casos bastante raros, también es posible optar directamente por CreditSell = 14 y utilizar el campo Notas para recordar los detalles de esta transferencia de créditos.


IMPORTANTE:los campos CreditSell y CreditAmount son obligatorios dentro de la plantilla. Esto significa que si el campo no es significativo se debe ingresar el valor 0 en ambas casillas (por ejemplo, en el caso de un abono con pases ilimitados dentro de su duración, sin límite de créditos disponibles).




Cómo completar la plantilla

  1. Especificar en la columna MultipackTemplateID el ID del multipack que se encuentra en la hoja "MultipacksTemplates" este dato es obligatorio)
  2. seguir el mismo procedimiento para la columna CustomerID (especificar el ID homónimo que encontramos la hoja "Customers". Este dato es obligatorio)
  3. continuar ingresando datos en las columnas siguientes para enriquecer la información sobre el multipack del cliente
  4. Completar la plantilla y remitirla al consultor


Ejemplos de importación

Multipack con duración temporal 

En el sistema de gestión actual, el cliente Lucas Sánchez dispone de una suscripción para el nado libre válida durante un semestre que va desde el  01/01/2022 hasta el 30/06/2022, comprada el 20/12/2021 por 120 €. Supongamos que en SPORTRICK este objeto ha sido planificado como multipack denominado "NATACIÓN LIBRE" al que se conecta una lista de precios con una línea denominada "6 MESES". A seguir se listan los pasos para la compilación de la plantilla "Multipack":


  1. buscar el MultipackTemplateID de la "NATACIÓN LIBRE" en la hoja "MultipacksTemplates" y especificarlo en la hoja de trabajo "Multipacks" 
  2. buscar el CustomerID de Lucas Sánchez en la hoja "Customers" y especificarlo en la hoja de trabajo "Multipacks 

  3. especificar en los campos StartDate y EndDate las fechas 01/01/2022 y 30/06/2022

  4. ya que se trata de una suscripción de 6 meses sin límites de entrada hay que especificar el valor 0 en las celdas CreditSell y CreditAmount

  5. usar el campo Notas para introducir la información histórica relevante, por ejemplo, que se trata de una suscripción del sistema de gestión anterior: "Importación de datos: Natación libre semestral"

  6. especificar el precio de venta del multipack (en nuestro ejemplo 120) en la columna Amount 

  7. especificar la fecha de venta 20/12/2021 en la columna PurchaseDate

  8. repetir la operación con todos los clientes con objetos activos que hay que importar

  9. a continuación el resultado final en la hoja de trabajo: 



Multipack con créditos deducibles


En el sistema de gestión actual, el cliente LUCAS SANCHEZ dispone de una suscripción "Natación libre 10 entradas" válida desde el 01/01/2022 hasta el 30/06/2022, comprada el 21/12/2021 a 150 € y con saldo residual de 6 entradas.  Supongamos que en SPORTRICK este objeto se ha planificado como un multipack denominado "ACCESOS NADO LIBRE" al que se conecta una lista de precios con una fila llamada "10 ENTRADAS". La compilación de la plantilla "Multipack" se detalla a seguir:


  1. buscar el MultipackTemplateID del multipack “ACCESOS NADO LIBRE” en la hoja "MultipacksTemplates" y copiarlo en la hoja “Multipacks“ 
  2. buscar el CustomerID del cliente LUCAS SANCHEZ en la hojas "Customers" y copiarlo el la hoja “Multipacks“ 

  3. especificar en los campos StartDate y EndDate las fechas 01/01/2022 y 30/06/2022

  4. ya que se trata de un multipack con créditos deducibles hay que especificar el crédito residual en la columna CreditSell. No estamos delante de un caso de crédito transferido, así que ingresamos el valor 0 en CreditAmount

  5. utilizar el campo Notas para ingresar información histórica relevante, como el hecho de que se trata de una suscripción del sistema de gestión anterior: “Importación de datos: natación libre de 10 entradas”

  6. ingresar el precio de venta del multipack (en nuestro caso 150) en la columna Amount

  7. especificar la fecha de venta 21/12/2021 en PurchaseDate

  8. repetir la operación con todos los clientes con objetos activos que hay que importar

  9. a continuación el resultado final en la hoja de trabajo: