INDICE

• 1. Prerrequisitos
• 2. Introducción a la gestión de impagos 
• 3. Impagos registrados después de la emisión del comprobante del pago
• 4. Impagos registrados antes de la emisión del comprobante del pago 
• 5. Gestión de clientes con impagos  
• 6. Cobro de un impago
• 7. Visualización de los impagos de un cliente

1. Prerrequisitos

En este documento los siguientes conceptos se mencionan sin detallar ya que se consideran elementos básicos para entender el funcionamiento de Sportrick:

• Impuestos y grupos de impuestos
• Numeradores documentos
• Documentos
• Todos los manuales relativos a la gestión de los pagos SEPA 

Además es necesario disponer del acceso al portal de gestión avanzada VAR. Si no dispone de dicho acceso, es necesario escribir al servicio de soporte a través del portal MyZucchetti.

2. Introducción a la gestión de impagos 

Cuando el comercio envía al banco un fichero con las órdenes de domiciliación, la entidad bancaria inicia el procesamiento de los pagos, gestionando el cargo correspondiente en las cuentas de los clientes. 

En esta fase, el comercio recibe del banco un informe de resultados de la remesa, en el que se detallan tanto los pagos procesados con éxito como aquellos que han sido rechazados.

En función de las necesidades contables del centro —principalmente relacionadas con la gestión de impuestos y el porcentaje de morosidad— es posible decidir si gestionar los impagos antes o después de la emisión del recibo a cuenta de los pagos incluidos en una remesa.

Con Sportrick, es posible optar por una de las siguientes modalidades:

1. Gestión de impagos DESPUÉS la emisión del comprobante de pago: los impagos se gestionan después de la emisión del recibo a cuenta;

2. Gestión de impagos ANTES de la emisión del comprobante de pago: los impagos se gestionan antes de la emisión del recibo a cuenta; 

A continuación, se detalla cómo configurar y utilizar cada una de estas opciones. 

Es obligatorio elegir una de las dos modalidades: 1 o 2. 

3. Impagos registrados después de la emisión del comprobante del pago

Una vez tramitada la remesa sepa a través del proprio banco, emitir el comprobante de pago siguiendo las instrucciones indicadas en este manual Generar Comprobantes de los Pagos SDD.  

Una vez emitidos y después de que el centro haya recibido el resultado de la remesa, será posible registrar los impagos existentes siguiendo una de las modalidades descritas en el paso 3. 

Para que la gestión de los impagos post-comprobante funcione correctamente, es necesario crear un artículo a representar el impago. Este artículo se encargará de registrar el impago a sistema y programar el nuevo tentativo de cobro. 

Para crear el artículo: 

1. CREACIÓN DEL IMPUESTO   
   • Desde Ajustes > Impuestos crear un impuesto IVA 21% (saltar este paso si ya ha sido creado para su asociación a los objetos de venta durante la fase de planificación);
2. CREACIÓN DEL ARTÍCULO
   • Desde Planificación > Proshop > Categorías
   • Añadir y crear una categoría llamada "GESTIONES" > OK para guardar;
   • Hacer clic en Artículos > Añadir; 
   • Crear un artículo llamado IMPAGO > indicar una descripción (que puede ser igual al nombre del artículo);
   • Asignar la categoría "GESTIONES" y el impuesto IVA 21%; 
   • Hacer clic en OK para guardar; 
3. CONFIGURACIÓN DESDE VAR:  
   • Acceder al portal VAR, hacer clic en Managed Environments > View More > Configurations > Settings;
   • Introducir el código 10127 en el campo de búsqueda (ID of the Item to sell to re-charge unpaid objects after invoicing");
   • Hacer clic en Modify > deseleccionar la casilla "use default value"; 
   • Volver a la interfaz Sportrick para copiar y pegar el ID del artículo IMPAGO creado en Proshop accediendo a Planificación > Proshop > botón Editar en correspondiencia del artículo. Se muestra en la imagen dónde encontrar el ID del artículo;
   • Hacer clic en OK para guardar los cambios;
4. CONFIGURACIÓN COMPROBANTE: los pasos siguientes son necesarios para completar la configuración de la gestión de los impagos post-comprobante.

• Desde Ajustes > Impuestos > Gestión Avanzada acceder al detalle del impuesto 21% haciendo clic en EDITAR y nuevamente EDITAR en correspondiencia el grupo impuesto de interés;  
• en el campo "Doc. Autom." Indicar el comprobante ordinario;
• en el campo "Doc. Nota de crédito" indicar el comprobante rectificativo;
• Guardar trás los cambios.

Es posible proceder con la gestión del impago sólamente a continuación de la emisión de los comprobantes de pago. 

Emitir los comprobantes de pago siguiendo las instrucciones: Generar Comprobantes de los Pagos SDD.  

Llegados a este punto, SPORTRICK ofrece dos posibles recorridos: si el centro dispone de un fichero con los resultados de las remesas proporcionado por el banco, es posible gestionar los impagos de forma semi-automática (A): después de subir manualmente un fichero de resultados, SPORTRICK se encargará de registrar de forma automática los impagos. 

Si el centro NO dispone de un fichero con los resultados, siempre será posible gestionar los impagos de forma manual (B) buscando los nombres de los clientes directamente en el archivo de remesas. 

Elegir una de las dos opciones (semi-automática o manual) siguiendo las instrucciones indicadas en una de las tablas:

Como ya se emitieron los comprobantes de la remesa es necesario anular el comprobante generado con su negativo.

Esta operación se lleva a cabo con una nota de crédito/recibo rectificativo. Si es necesario repasar cómo utilizar la nota de crédito consultar el manual: ¿Cómo puedo utilizar la nota de crédito?

A continuación los pasos a seguir tras registrar un impago post-comprobante (es necesario haber registrado los impagos eligiendo una de las dos modalidades explicada anteriormente semi-automática o manual):

1. Entrar en el Perfil del cliente moroso > sección Documentos > identificar el comprobante positivo;
2. Anular el documento con una nota de crédito/comprobante rectificativo;
3. Comprobar el resultado de la operación:
   • En la pestaña Proshop de la ficha del cliente es posible ver la lista de impagos; 
   • En la sección Documentos es posible visualizar un documento ficticio que el sistema generó automáticamente tras el registro semi-automático o manual;
   • En la interfaz de Pago es posible visualizar el importe pendiente de cobro nuevamente conectado al SEPA. El sistema domicilia nuevamente por defecto el impago con fecha de vencimiento al mes siguiente.

4. Impagos registrados antes de la emisión del comprobante del pago 

Para que la gestión de los impagos post-comprobante funcione correctamente, es necesario crear un artículo a representar el impago. Este artículo se encargará de registrar el impago a sistema y programar el nuevo tentativo de cobro. 

1. CREACIÓN DE UN IMPUESTO A CERO  
   • Ajustes > Impuestos crear un impuesto con tipo impositivo IVA 0; 
2. CREACIÓN DE UN ARTÍCULO PROSHOP A REPRESENTAR EL IMPAGO
   • Planificación > Proshop > Categorías > Añadir y crear una categoría llamada "GESTIONES" > OK para guardar;
   • Hacer clic en Artículos > Añadir; 
   • Crear un artículo llamado IMPAGO > indicar una descripción (que puede ser igual al nombre del artículo);
   • Asignar la categoría "GESTIONES" y el impuesto IVA 0 creado anteriormente; 
   • Hacer clic en OK para guardar; 
3. CONFIGURACIÓN DESDE VAR:  
   • Acceder al portal VAR, hacer clic en Managed Environments > View More > Configurations > Settings;
   • Introducir el código 10163 en el campo de búsqueda (ID of the Item to sell to re-charge unpaid objects before invoicing");
   • Hacer clic en Modify > deseleccionar la casilla "use default value"; 
   • Volver a la interfaz SPORTRICK para copiar y pegar el ID del artículo IMPAGO creado en Proshop accediendo a Planificación > Proshop > botón Editar en correspondiencia del artículo. Se muestra en la imagen dónde encontrar el ID del artículo;
   • Hacer clic en OK para guardar los cambios;
4. CONFIGURACIÓN COMPROBANTE: los pasos siguientes son necesarios para completar la configuración de la gestión de los impagos pre-comprobante ya que permitirán emitir un comprobante ficticio para cada impago registrado.

• Crear un numerador específico llamado IMPAGOS desde Ajustes > Numeradores de documentos; 
• Crear un documento para los impagos llamado RECIBO IMPAGO asociado al numerador creado anteriormente desde Ajustes > Documentos. 
• Configurar la visibilidad para este documento;
• Hacer clic en GUARDAR CAMBIOS antes de salir;
• Desde Ajustes > Impuestos > Gestión Avanzada acceder al detalle haciendo clic en EDITAR y nuevamente EDITAR en correspondiencia el grupo impuesto de interés;  
• Seleccionar en la sección "Impago" el documento RECIBO IMPAGO que el sistema emitirá en caso de impagos para todas las ventas de objetos asociados con un determinado impuesto. Para excluir del análisis contable este tipo de documento, habrá que filtrar los pagos por tipo de documento, sin considerar los documentos ficticios;
  
• En caso de diferentes grupos impuestos, repetir la operación para cada uno de ello; 
  
  

Llegados a este punto, SPORTRICK ofrece dos posibles recorridos: si el centro dispone de un fichero con los resultados de las remesas proporcionado por el banco, es posible gestionar los impagos de forma semi-automática (A): después de subir manualmente un fichero de resultados, SPORTRICK se encargará de registrar de forma automática los impagos. 

Si el centro NO dispone de un fichero de resultados, siempre será posible gestionar los impagos de forma manual (B) buscando los nombres de los clientes directamente en el archivo de remesas desde la interfaz de Sportrick. 

Después de haber elegido uno de los recorridos indicados el resultado obtenido será el mismo: 

• la generación de un registro para el impago con un numerador proprio; 
• la generación de un nuevo pago domiciliado con la fecha de vencimiento prevista para el mes siguiente; 

Elegir una de las dos opciones (semi-automática o manual) siguiendo las instrucciones indicadas en una de las tablas:

El registro de un impago en un contexto pre-comprobante no necesita de más operaciones ya que el registro no se está ejecutando para anotar una entrega o falta de entrega a cuenta. Para ver los efectos del registro de un impago pre-comprobante, abrir la ficha de un cliente: 

1. En la pestaña Proshop de la ficha del cliente es posible ver la lista de impagos; 
2. En la sección Documentos es posible visualizar un registro documental tras el registro semi-automático o manual;
3. En la interfaz de Pago es posible visualizar el importe pendiente de cobro nuevamente conectado al SEPA. El sistema domicilia nuevamente por defecto el impago con fecha de vencimiento al mes siguiente.

Una vez se hayan gestionado los impagos, será posible generar los comprobantes de entrega a cuenta para los pagos cuyo resultado haya sido positivo según lo indicado en el manual:

Generar Comprobantes de los Pagos SDD.

5. Gestión de clientes con impagos  

Este esquema presenta las posibles necesidades que pueden surgir ante un impago y propone cómo gestionarlas.

De forma general, un impago suele implicar acciones como la notificación al cliente moroso, la agrupación con otros clientes en la misma situación y, si hay control de accesos, el bloqueo del torno.

NOTIFICAR UN IMPAGO A UN CLIENTE MOROSO 

Notificación manual (recomendada): crear una lista de morosos (sólo nombres y teléfonos) desde la sección marketing siguiendo las instrucciones indicadas en la sección anterior. Tras la búsqueda es posible:  notificar el impago por email (haciendo clic en el botón dedicado), por ejemplo para pedir al cliente que se pase por la recepción con el fin de pagar la deuda pendiente con otra forma de pago diferente del SEPA (tarjeta, efectivo...). También es posibile crear una tarea CRM (haciendo clic en el botón dedicado), para asignar la tarea a un operador que podrá contactar el cliente por teléfono.

Notificación automatizada (necesaria intervención técnica): 

Sportrick permite automatizar el envío de un correo electrónico a los clientes con un impago o para la asignación de una tarea CRM a través de la creación de macros. Para esta opción contacte con su referente comercial. 

ETIQUETAR A CLIENTES CON IMPAGOS

Agrupación manual (recomendada): Para atribuir una etiqueta a un cliente con un impago habrá que utilizar la búsqueda de marketing creando una lista de morosos (sólo nombres y teléfonos) y hacer clic en en botón Añadir y luego en el botón Etiquetas.

Agrupación automatizada (necesaria intervención técnica): Sportrick permite automatizar la asignación de etiquetas a través de la creación de macros. Para esta opción contacte con su referente comercial. 

6. Cobro de un impago

Después de registrar un impago como descrito en las secciones anteriores, el sistema crea por defecto un pago domiciliado. El icono del candado indica que la conexión pago-SEPA está activa (la domiciliación). 

Por defecto, el sistema recalcula la fecha de vencimiento del impago de forma automática al mes siguiente. 

Ej. si el vencimiento de pago era el 01/07/2020, al registrarse el impago, la fecha de vencimiento será el 01/08/2020. 

Es posible cobrar la deuda pendiente de dos maneras:

1. Incluirla en la próxima remesa SEPA respetando la fecha de cobro configurada de forma automática (manual: Generar Ficheros de Órdenes de Domiciliación SDD)
2. Anular la domiciliación del pago para cobrarlo con otra forma de pago (efectivo, tarjeta etc...) para que la deuda se pueda cobrar de forma inmediata. La desconexión permite además bloquear el cliente en el momento del acceso (si el bloqueo por vencimiento de pago está activado). Será suficiente hacer doble clic en el candado en correspondencia del impago. El sistema preguntará si queremos anular la domiciliación ya que es una operación irreversible. Una vez confirmada la desconexión, el candado desaparecerá. Durante el cobro es cambiar la fecha de pago haciendo clic en el icono de la libreta.

7. Visualización de los impagos de un cliente

En el Perfil de Usuario, en la sección Adquirido > ProShop, es posible  visualizar todos los impagos de un determinado cliente y el estado del cobro (icono verde = cobrado, icono con una moneda = pendiente de pago).