Párrafos

  1. introducción
  2. lista de espera "standard"
  3. lista de espera "revolution"

1. Introducción

Si la clase de un curso o el curso entero no tienen plazas disponibles, es posible activar una lista de espera para que los nombres registrados en la lista puedan tener prioridad de reserva en caso de cancelación por parte de otro cliente. 


N.B. para pasar de la lista de espera a la lista de participantes (tras una cancelación por parte de otro cliente) es necesario un abono válido para la reserva de la actividad en cuestión.

Sin embargo, es posible configurar la reserva libre, o sea, sin abono (véase el manual para más detalles). En este caso, el cliente podrá participar en la actividad y pagar el eventual importe previsto para la reserva (que aparecerá automáticamente en la sección de pago del perfil del usuario en SPORTRICK). En cambio, en el portal dedicado a los clientes (E-Commerce), es obligatorio tener un abono válido para poder pasar a la lista de participantes.


Como la lista de espera se refiere a una actividad, hay que activarla desde AJUSTES -> ACTIVIDADES -> EDITAR -> MÁS -> LISTA DE ESPERA (marcar la casilla correspondiente). Hay dos opciones disponibles que caracterizan la lista de espera:

  • Standard
  • Revolution


2. Lista de espera "Standard"

Una vez alcanzado el aforo establecido para el curso, las personas que deseen reservar acabarán automáticamente en la lista de espera.

Importante: en caso de cancelación de la reserva por otro cliente. las personas en la lista de espera no pasan automáticamente a la lista de participantes y tampoco reciben una notificación acerca de la posibilidad de reserva. 

Sin embargo, es posible activar una notificación para avisar a la recepción del centro por correo electrónico cada vez que haya una plaza disponible tras una cancelación, siempre que la lista de espera no esté vacía. Los operadores del centro tendrán la responsabilidad de manejar la lista de espera e informar al cliente (por correo, llamada, SMS, whatsapp...) acerca de la posibilidad de reserva y eventualmente efectuar la reserva a su nombre.



Activar la notificación por correo electrónico

Para activar esta opción es necesario acceder al portal VAR y hacer clic en Managed Environments -> View More -> Configurations -> E-Commerce -> Shared, marcar las casillas y especificar:

  1. waiting list notification email internal address: la dirección de correo electrónico donde llegarán las notificaciones
  2. waiting list notification email internal subject: el asunto del correo electrónico


Para completar la configuración, es necesario hacer clic en Configurations -> Settings e introducir el código 10094 en el campo de búsqueda. Hacer clic en Modify.

Introducir un valor temporal en minutos correspondiente a la duración del bloqueo de las reservas para que las personas en la lista de espera tengan prioridad en caso se libere una plaza para una clase. Esta configuración es obligatoria para el envío de la notificación a la recepción. De hecho, un valor = 0 anularía el concepto de prioridad de la lista de espera ya que todos los clientes tendrían derecho a reservar la plaza liberada y, por consiguiente, no tendría sentido que la recepción recibiera este tipo de notificación.


El contenido del mensaje se configura en SPORTRICK desde Ajustes -> Plantillas para mensajes, seleccionando la opción "Notificaciones acerca de la Lista de Espera - Recepción". 

Importante: el asunto del mensaje configurado tiene que ser el mismo que se especificó anteriormente en el VAR.

Para saber más sobre la configuración de este mensaje véase el manual correspondiente.


Más información sobre la gestión de la lista de espera "standard" se puede encontrar en el listado de preguntas frecuentes sobre la lista de espera.


3. Lista de espera "Revolution"

El sistema gestiona automáticamente la lista de espera. Tras la cancelación de una reserva (dentro de los límites temporales establecidos), el sistema reservará automáticamente la plaza disponible para el primer cliente en la lista de espera. En caso de reservas con deducción de crédito, el sistema lo restará en el momento de la incorporación a la lista de espera (si el cliente al final queda en la lista de espera la devolución del crédito será automática). El objetivo es de concienciar a los clientes para que no se pongan en la lista de espera de muchas actividades, talvez sin real interés, quitando la posibilidad de participación a otros.

Importante: los clientes no recibirán una notificación automática en caso de incorporación a la lista de participantes. Sin embargo es posible controlar si el propio nombre queda todavía en la lista de espera tras el plazo establecido para la cancelación de las reservas. Si por ejemplo el plazo para poder cancelar la propia reserva es de 3 horas antes de la clase, y el cliente está en la lista de espera para la clase de las 19:00, a partir de las 16:00 podrá controlar si queda todavía en la lista de espera. En este caso no cabe duda de que no podrá pasar a la lista de parcipantes, ya que a esta altura no es posible que se libere una plaza tras una cancelación.



Para especificar hasta que momento las personas en la lista de espera pasan automáticamente a la lista de participantes, es posible elegir entre dos opciones:

  • minutos antes de la claseejemplo: 15 minutos antes de la clase = si hay cancelaciones a partir de 14 minutos antes del comienzo de la clase, las personas en la lista de espera no pasarán a la lista de participantes
  • hora y período específicos antes de la clase: ejemplo: hora = 21:00, tiempo = 1 día -> la incorporación automática a la lista de participantes (dependiendo del número de plazas disponibles) dejará de funcionar después de las 9 de la noche el día antes de la clase. Esto quiere decir que al caducar el plazo establecido, si una plaza vuelve a estar disponible, el sistema no la reservará automáticamente para el primer cliente en la lista de espera.