Lista de argumentos
- introducción
- premisa
- creación de una macro
- paso 1: lista de selección
- paso 2: programación de las macros
- paso 2.1 parámetros básicos de programación
- paso 2.2 parámetros de programación horaria
- paso 2.3 procesos masivos
- consejos prácticos
- valores dinámicos para correos y SMS
- caso de uso: cómo configurar una macro diferente según el resultado de una tarea CRM planificada en la ficha de cliente
1. Introducción
Los usuarios con conocimientos técnicos avanzados pueden configurar procesos automáticos llamados MACROS.
Según precisas reglas de configuración, es posible crear grupos de personas y efectuar operaciones masivas dirigidas a estos grupos, como por ejemplo:
- asignación de tareas CRM;
- envío de correos electrónicos;
- envío de SMS (consultar la disponibilidad en su país);
- asignación/eliminación de etiquetas;
| ATENCIÓN: recomendamos la creación de macros sólo para usuarios expertos ya que una configuración equivocada podría afectar la normal operatividad del sistema. El servicio base de atención al cliente no da cobertura a las macro configuradas en modo erróneo y las actividades de consultoría relacionadas con la creación de una macro para la obtención de un determinado resultado. Para un servicio de consultoría sobre las macros, es posible contratar el servicio adquiriendo un paquete de horas desde nuestra tienda online: comprar un servicio de consultoría. |
2. Premisa
Antes de empezar a leer las instrucciones en este manual sobre las macros, es fundamental saber:
- cómo hacer una búsqueda marketing para filtrar una lista de clientes. Se remite al manual Búsquedas Marketing para un repaso.
- si las macro sirven para la asignación de tareas CRM, se recomienda repasar los manuales sobre la:
- si las macros sirven para la asignación/eliminación de etiquetas, es recomendable repasar el manual sobre las etiquetas;
3. Creación de una macro
Para crear una macro, entrar en el portal VAR y hacer clic en Managed Environments -> View More > Macros.
Paso 1: lista de selección
La primera operación es la creación de una lista de selección.
La lista de selección es necesaria para seleccionar a los clientes que serán involucrados en el proceso automático.
Para crear un nuevo listado de clientes, hacer clic en el botón Selection List y luego en el botón New Selection.
Aparecerá una nueva sección donde el usuario tendrá que completar la información sobre la selección:
- Code: nombre de la MACRO;
- Description: descripción de la MACRO (indicar el objetivo de la creación);
- Query type: tipología de query.
Desde el menú query type es posible elegir entre diferentes tipologías:
| TIPOLOGIA DE QUERY (query type) | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
| entity command | sólo el equipo técnico de SPORTRICK puede utilizar esta opción. |
| marketing search | con SPORTRICK es posible crear búsquedas de marketing y luego guardarlas para la creación de macros. Una vez guardada, la búsqueda marketing en SPORTRICK puede ser recuperada desde la interfaz de configuración de la lista de selección para la creación de la macro. Una vez seleccionada la opción MarketingSearch, aparecerá una lista despegable para poder seleccionar la búsqueda marketing deseada entre las que se guardaron en SPORTRICK. Para seguir hacer clic en Next.  Aunque visible, el botón Show SQL no funciona para este tipo de lista de selección. |
CRM Operation Type: | este tipo de selección está relacionado con el uso del CRM de SPORTRICK. En particular, se ocupa de recuperar todos los usuarios que tienen un tipo preciso de tarea CRM planeada en su perfil de SPORTRICK. Esta opción de query se utiliza a menudo para:
Una vez seleccionada la tipología CRM Operation Type, será necesario indicar:
Ejemplo: si el objetivo de la macro es él de localizar todas las personas a las cuales se le hizo un presupuesto el día anterior, será necesario seleccionar "presupuesto" como tarea CRM y configurar 24 en el campo Time Range. Luego será posible seguir con los demás pasos para la configuración de la macro con el objetivo de planificar una tarea CRM "llamada de seguimiento" para aquellos clientes o también para enviar un SMS automático para enviar un descuento sobre la oferta. Para proceder hacer clic en NEXT.
|
| birthday | macro para enviar un mensaje de felicitaciones el día del cumpleaños. Para continuar, hacer clic en Next. |
certificate expiring | macro para localizar a las personas con un certificado médico que está a punto de caducar. En este caso es necesario especificar en el campo "How many days before" cuándo caduca el certificado. Ejemplo: 7 = la macro tendrá que localizar a los clientes con un certificado médico que caducará dentro de 7 días. Para continuar, hacer clic en Next. |
end of activity | macro para localizar a las personas con un abono/paquete/inscripción a un curso que está a punto de caducar. En este caso es necesario especificar en el campo "How many days before" cuándo caduca el abono/paquete/inscripción a un curso. Ejemplo: 7 = la macro tendrá que localizar a los clientes con un abono/paquete/inscripción a un curso que caducará dentro de 7 días. Para continuar, hacer clic en Next. |
| service reminder | macro para localizar a las personas con una reserva de servicio para el envío de un recordatorio de la reserva. En este caso es necesario especificar la información en los siguientes campos:  Minutes before service begins: tiempo de búsqueda en minutos durante el cual una macro localiza a un grupo de clientes con una reserva de servicio que se realizará dentro del período de tiempo especificado en el siguiente campo. How often do you want to discover new service bookings? período de tiempo en minutos a partir del valor especificado en el campo "minutes before service begins" durante el cual existen reservas de servicios. Ejemplo1* (ver también esquema a pie de tabla): En el hipotético caso de una macro configurada a partir de las 20:00 de la tarde, es posible especificar 240 en el campo minutes before service begins, de forma que la macro pueda localizar a todos clientes con un servicio reservado a partir de la medianoche (240 minutos después de las 20:00 horas). A continuación se inserta el valor 1440 en how often do you want to discover new service bookings? Eso significa que los resultados de la búsqueda tendrán en cuenta solamente a las personas con un servicio reservado dentro de las 24 horas sucesivas (1140 minutos) al valor configurado en el primer campo. Configurando una macro con los valores mencionados en los ejemplos se obtendrá el siguiente resultado: una búsqueda de todas aquellas personas con un servicio reservado durante las 24 horas sucesivas a la búsqueda de la macro (24 horas a partir de las 00:00). Ejemplo2** (ver también esquema a pie de tabla): Es posible configurar valores diferentes para tiempos de búsquedas más cortos. Ejemplo: si el primer servicio reservable es a las 10:00 de la mañana, es posible configurar el comienzo de la macro a las 06:00 de la mañana especificando 240 el campo minutes before service begins. De esta forma la búsqueda encontrará a todas aquellas personas con una reserva de servicio a partir de las 10:00. De forma análoga, si el último servicio reservable es a las 20:00 de la tarde, es posible insertar el valor 600 en el campo How often do you want to discover new service bookings? para que la búsqueda termine con las reservas de las 20:00. Para continuar, hacer clic en Next. |
Ejemplo 1*
| 20:00 | >-------------------------> "minutes before service begins" | 00:00 | >------------------------------------------------------------> How often do you want to discover new service bookings? | 00:00 |
240 minutes tiempo de búsqueda hasta las... | 1440 minutes (24 horas) servicios que se ejecutarán dentro de este período de tiempo | |||
| Resultado de la búsqueda desde las 20:00 hasta las 00:00 -> todas las personas con un servicio reservado desde las 00:00 hasta las 00:00 | ||||
Ejemplo 2**
| 06:00 | >-------------------------> "minutes before service begins" | 10:00 | >------------------------------------------------------------> How often do you want to discover new service bookings? | 20:00 |
240 minutes tiempo de búsqueda hasta las... | 600 minutes (10 horas) servicios que se ejecutarán dentro de este período de tiempo | |||
| Resultado de la búsqueda desde las 06:00 hasta las 10:00 -> todas las personas con un servicio reservado desde las 10:00 hasta las 20:00 | ||||
Paso 2: programación de las Macros
Tras la creación de la lista de selección, es posible programar la macro.
Hacer clic en Macro -> Macro List y luego añadir una nueva macro haciendo clic en el botón
Paso 2.1 parámetros básicos de programación
La primera operación que hay que hacer es configurar los parámetros básicos para la programación de la macro en la sección Edit Macro Info:
- first name: nombre de la macro. A menudo se usa el mismo nombre de la lista de selección;
- start date: fecha de comienzo de la programación. La fecha predeterminada corresponde a la fecha de creación de la macro;
- end date: posible fecha de conclusión de la macro. Si no se proporciona una fecha significa que la macro no tiene un plazo de terminación;
- active: indicar si la macro está activa (recomendamos activar la macro una vez completada toda la configuración);
Para guardar hacer clic en SAVE.
Paso 2.2 parámetros de programación horaria
Tras la configuración de los parámetros básicos de programación, es posible editar la macro haciendo clic en el botón Edit.
En la sección Activation -> New Activation se puede proceder con la configuración de los parámetros de activación.
Es recomendable:
|
El botón New Activation abre una nueva ventana para la configuración de los parámetros de programación horaria:
- start date: fecha de comienzo de la programación, es decir, cuando la macro se activa;
- end date: fecha de terminación de la programación, es decir, cuando la macro deja de funcionar. Es posible dejar el campo vacío para no especificar una fecha de fin;
- active: marcando la casilla se activa la programación de la macro. Esta operación es aconsejable solo después del completamento de la configuración de la macro;
- days: días de la semana en los que se lleva a cabo el proceso de la macro;
- start time: horario de inicio del funcionamiento de la macro;
- repeat: posibilidad de definir intervalos de repetición del proceso (modalidad repetición);
- repeat every: intervalo de repetición del proceso;
- until: hasta que hora se repite el proceso en el caso de activación de la modalidad repetición.
Al terminar la configuración, hacer clic en Save para no perder la información recién configurada.
| El servicio de atención al cliente de SPORTRICK no cubre eventuales malfuncionamientos del entorno SPORTRICK debidos a procesos repetitivos que pueden ralentizar el sistema. Aconsejamos limitar el uso de la repetición y respetar los horarios sugeridos para la programación de las macros. |
Paso 2.3: procesos masivos
El último paso en la configuración de la macro es la indicación de cuáles acciones/procesos masivos se quiere activar. En una macro es posible activar uno o más procesos masivos, uno después de otro. Para la creación de un nuevo proceso es suficiente hacer clic en Macro List -> Edit -> Actions -> New Action.
Se abrirá una interfaz con diferentes campos.
Campos con los parámetros principales: 
- selection: lista de selección para la acción masiva. Seleccionar la lista de selección desde el menú;
- branch: después de seleccionar la lista, será posible indicar si la operación se llevará a cabo en un entorno específico o en todos los entornos (All Branches). Si el proprio entorno no preveé diferentes filiales, dejar el valor indicado por defecto. Sin embargo, si se quiere activar la macro para una filial en particular dejando otras afuera del proceso, será necesario terminar la configuración y guardar los cambios. Para activar otra macro para otra filial, repetir el proceso de creación haciendo clic en New Action y repetir la operación para las otras filiales;
- active: seleccionar la casilla para confirmar la activación;
- sort: es posible indicar en qué orden llevar a cabo el proceso en caso de más operaciones masivas dentro de la misma macro. (ejemplo: enviar email y asignar una etiqueta o crear dos acciones CRM diferentes). El valor 1 tendrá prioridad sobre el valor 2, que a su vez tendrá prioridad sobre el valor 3 etc... Para crear varias acciones, una vez configurada y guardada la primera, simplemente hacer clic en el botón New Action y crear otras;
- action type: existen diferentes tipos de acciones que se pueden programar de forma masiva. Cada acción tiene sus características y campos específicos que se detallarán en la tabla a continuación:
Tipo de Acción(Action Type) | Características | Descripción de los campos específicos |
|---|---|---|
InvioEmail (envío de email) |  | |
Sender Name | indica el remitente del correo electrónico. Ejemplo: CENTRO DEPORTIVO | |
Sender Email | dirección de correo del remitente. Ejemplo: mail@centrodeportivo.es | |
Template Mode | indica la plantilla (mensaje) para el envío del correo electrónico:
 Los códigos usados en este ejemplo ( {MT:NAME} etc..) permiten insertar información de forma automática, como por ejemplo el nombre del cliente. Para más información sobre el uso de los códigos automáticos, se remite al capítulo 5 de este manual.
| |
Subject & Message | asunto y mensaje del correo. Para las plantillas tipo "none" es posible utilizar un texto en html como mensaje. Atención: estos dos campos no serán visibles en el caso de elegir las modalidades "external provider" o "message template". En estos casos aparecerá un menú que permitirá elegir las plantillas pre-configuradas. Desde SENDGRID:
Desde SPORTRICK:
| |
InvioSMS (envío de SMS) |  | |
Mittente SMS | indica il nombre del remitente certificado* de el SMS. *no es posible enviar SMS sin la certificación del remitente. Una vez adquirido el paquete SMS desde nuestra tienda online, es necesario enviar los siguientes datos por correo electrónico a support@sportrick.com para la certificación:
| |
Message Template | texto contenido en el SMS o plantilla pre-configurada con el texto del mensaje
| |
| SMS | texto del SMS. Este campo se visualiza solamente si se elige la modalidad "none".  | |
AssegnazioneTag (asignación de etiquetas) |  | |
Assegnazione (asignación) | asigna la/las etiqueta/s seleccionada/s solamente a los clientes localizados por una lista de selección (selection). Ejemplo: asignar una etiqueta a todos los clientes con más de 65 años para la aplicación de un 20% de descuento automático en todas las compras.
| |
Rimozione (eliminación) | elimina la/las etiqueta/s seleccionada/s solamente a los clientes localizados por una lista de selección (selection). Ejemplo: imaginémonos que todos los clientes que se dan alta en el centro tienen que firmar una documentación. La macro tendrá que encontrar todos aquellos clientes con el valor "firmado" en el campo extendido en SPORTRICK. Si la macro encuentra el valor en el campo, quitará la etiqueta de bloque "falta documentación".
| |
Svuota e Assegna (vacía y asigna) | esta modalidad vacía todas la/las etiqueta/s asignadas /s y asigna nuevas solamente a los clientes localizados por una lista de selección (selection). Ejemplo: si el pago de los abonos se efectúa por domiciliación bancaria y los clientes con impagos tienen asignado una etiqueta "impago", es posible elegir esta opción para eliminar la etiqueta a todos los clientes y asignarla a los que siguen teniendo un impago abierto (la lista de selección podría localizar a todos los clientes con un impago con estado del pago " no pagado").
| |
Action Type | campo para seleccionar la/las etiqueta/s relativa a la acción elegida (assegnazione, rimozione, svuota/assegna). | |
TaskCRM (tarea CRM) |  | |
Obiettivo (objetivos CRM) | seleccionar el objetivo al que asociar las tareas CRM que se están planificando. (si todavía no han sido configurados los objetivos en SPORTRICK, es posible seleccionar la opción default. Aparecerá el campo "usa parámetro" (usar parámetro) -> ignorar y no seleccionar)  | |
AzioniCRM (acciones CRM) | sirve para indicar todas las variables necesarias para la creación de una tarea CRM.
FAQ: es posible configurar una macro diferente según el resultado de la acción CRM registrado en la ficha de cliente? Se remite al capítulo 6 de este manual para información más detallada. | |
Una vez completada la configuración hacer clic en Save para confirmar la macro.
4. Consejos Prácticos
A seguir algunos consejos prácticos para utilizar las macros de forma óptima:
- Creación de búsquedas limitadas: las primeras veces que se utilizan las macros es aconsejable hacer algunas pruebas limitando las búsquedas a operadores cuyas fichas de clientes han sido dadas de alta en el sistema. Creando una lista de selección que trabaja con las fichas de los operadores, puede servir para testar la programación y el correcto funcionamiento de la macro antes de empezar con clientes. Si todo funciona como deseado, será suficiente sustituir la lista de selección oficial (que busca clientes) en las acciones masivas;
- Run: en la sección dedicada a la configuración de las acciones es posible lanzar manualmente el proceso a través del botón RUN, útil para controlar que las macros estén correctamente configuradas.
5. Valores dinámicos para correos y SMS
La configuración del envío de correos electrónicos y SMS a través de las macros permite insertar en el texto del correo electrónico o del SMS unos campos dinámicos que extraen información de un determinado cliente.
Estos campos sirven para completar de forma dinámica y automática la comunicación que se desea enviar.
La tabla de abajo proporciona algunos de los códigos disponibles que es posible copiar en el texto para poder hacer buen uso de los campos dinámicos:
| Código | Descripción |
| {MT:NAME} | Nombre |
| {MT:SURNAME} | Apellido |
| {MT:BIRTHDATE} | Fecha de nacimiento |
| {MT:BIRTHPLACE} | Lugar de nacimiento |
| {MT:EXPMEDICAL} | Vencimiento de certificado médico |
| {MT:ENDACTIVITY} | Vencimiento de la actividad del cliente (fecha correspondiente al abono que termina más tarde). Si el cliente dispone de más de un abono/iscripciones/paquetes, se tendrá en cuenta el objeto con la fecha de caducidad más futura). |
| {MT:IDNUMBER} | Código que identifica al cliente de forma unívoca. |
| {MT:SERVICEDATE} | Fecha de reserva de un servicio |
Ejemplo de texto de un correo con campos dinámicos: hola {MT:NAME}, sólo queremos recordarte tu cita del día {MT:SERVICEDATE}. Si no puedes acudir, avisa la recepción. Saludos
| |
6. Caso de uso: cómo configurar una macro diferente según el resultado de una tarea CRM planificada en la ficha de cliente.
Pongamos un ejemplo práctico: el objetivo es aprovechar la herramienta de macros para poder insertar automáticamente una tarea CRM detrás de otra en una ficha de cliente, evitando tener que planificarla manualmente. La necesidad principal en esta configuración es diferenciar la siguiente tarea CRM en función del resultado de la tarea CRM anterior.
Por eso, usando como ejemplo una tarea de "up-selling" asignada a aquellos clientes con un abono básico para proponerles una suscripción más costosa (ejemplo: abono socio gold) pero que le da derecho a más servicios, la siguiente tarea que el sistema tendrá que asignar automáticamente tendrá que ser diferente dependiendo del resultado:
- Si el resultado de la tarea es positivo (el cliente acepta la propuesta de up-selling del consultor) -> la tarea siguiente podría ser "venta abono socio gold";
- Si el resultado de la tarea es negativo (el cliente está satisfecho con el abono básico y no está interesado en el abono socio gold) -> la siguiente tarea podría ser "presupuesto con descuento" para intentar convencer el cliente en un segundo intento;
Hablando de la configuración el sistema, vamos a ver los pasos.
- Configurar una búsqueda marketing en SPORTRICK eligiendo una tarea y el resultado específico y guardarla. Después será posible crear una macro que use esa lista de selección.
- Sucesivamente será necesario crear una búsqueda marketing para la misma tarea pero con un resultado diferente y volver a guardarla. Esta lista de selección se asociará a nueva macro.
| Atención: esta configuración funciona sólamente si el resultado se especifica el mismo día en el que la tarea CRM está planificada y tiene que ser ejecutada. Desde la búsqueda marketing no es posible filtrar el resultado por fecha. Ejemplo: pongamos que la tarea CRM de llamada de upselling sea para el lunes 17 de febrero. El resultado de la tarea (POSITIVO o NEGATIVO) tiene que ser especificado el mismo día 17 de febrero. |
A continuación un ejemplo de cómo configurar una de las dos Actions de las macros en VAR (la búsqueda marketing para el upselling con el resultado CRM negativo "UPSELLING NEGATIVO").
