Lista argomenti

  1. introducción
  2. creación 
    1. lista de selección
    2. programación de las macros
      • parámetros básicos
      • parámetros de programación horaria
      • procesos masivos
    3. consejos prácticos
    4. valores dinámicos para correos y SMS

1. Introducción

Los usuarios con conocimientos técnicos avanzados pueden configurar procesos automáticos llamados MACROS. 

Según precisas reglas de configuración, es posible crear grupos de personas y efectuar operaciones masivas dirigidas a estos grupos, a saber:

  • asignación de tareas CRM 
  • envío de correos electrónicos
  • envío de SMS
  • asignación/eliminación de etiquetas

 

CUIDADO: la creación de macros es aconsejada solo a usuarios expertos. 
Una configuración equivocada podría afectar la normal operatividad del sistema. 
Eventuales macros mal configuradas no están cubiertas por el servicio base de atención al cliente


2. Creación

Para acceder a la sección MACRO, hacer clic en el botón verde correspondiente. 

En la sección dedicada a las macros se hallan dos botones: Selection List y Macro List. 



Lista de selección

Este listado permite seleccionar los usuarios que serán involucrados en el proceso automático.  

Para crear un nuevo listado, hacer clic en el botón Selection List y luego en el botón New Selection. 


 

Aparecerá una nueva sección donde el usuario tendrá que proporcionar la siguiente información: 


  • Codenombre de la MACRO
  • Descriptiondescripción de la MACRO
  • Query type*tipología de query

*muy importante. Las tipologías disponibles son:

  • entity command: solo el equipo técnico de SPORTRICK puede utilizar esta opción
  • marketing searches posible crear búsquedas de marketing en SPORTRICK y luego guardarlas para utilizarlas en la creación de macros. Eligiendo como tipo de query MARKETING SEARCH, aparecerá una lista despegable para poder seleccionar la búsquda deseada entre las que se crearon en SPORTRICK y luego hacer clic en NEXT. (El botón Show SQL, aunque visible, no funciona para este tipo de lista de selección).

  • CRM Operation Type: este tipo de selección está relacionado con el uso del CRM de SPORTRICK. En particular, se ocupa de recuperar todos los usuarios que tienen un tipo preciso de tarea CRM planeada en su perfil de SPORTRICK. Esta opción se utiliza a menudo para el envío de correos electrónicos. A través del CRM es posible obtener datos sobre los destinatarios de un determinado correo y la fecha de envío. 

    Para configurar una lista de tipo CRM, seleccionarla en el campo Query Type y completar los campos con las tareas CRM y el intervalo de tiempo* para determinar cuales serán involucradas en la macro.

    *El valor indicado sirve para buscar las tareas CRM con fecha y hora de planificación desde x horas hasta el momento presente. 

    Ejemplo: para la configuración de un envío automático de un correo electrónico a todos los clientes con rutina caducada desde el día anterior, habrá que digitar 24 como intervalo de tiempo en horas y luego planificar la macro.

    Máximo valor permitido en el campo Time Range: 24.

    Para proceder hacer clic en NEXT.


Programación de las Macros

Tras la creación de la lista de selección, es posible programar la macro.

Hacer clic en Macro -> Macro List

Parámetros Básicos 

La primera cosa que hay que hacer es configurar los parámetros básicos para la programación de la macro, a saber:


  • first name: nombre de la macro. A menudo se usa el mismo nombre o algo parecido al de la lista de selección
  • start date: fecha de comienzo de la programación. La fecha predeterminada corresponde a la de creación de la macro
  • end date: posible fecha de conclusión de la macro. Si no se proporciona una fecha significa que la macro no tiene un plazo de terminación
  • active: indicar si la macro tiene que considerarse activa 

Para guardar hacer clic en SAVE. 

Es aconsejable marcar la macro como activa solo una vez completada toda la configuración.


Parámetros de Programación Horaria

Tras la configuración de los parámetros básicos, es posible editar la macro a través del botón Edit.  


En la sección Activation -> New Activation se puede proceder con la configuración de los parámetros de activación.  


Aconsejamos programar las macros:
  • para acciones masivas de asignación de etiquetas o CRM en los horarios de menor trabajo (00:00 - 09.00)
  • para el envío de correos y SMS durante la mañana, para evitar el envío de SMS durante la noche. 


El botón New Activation abre una nueva ventana para la configuración de los parámetros de programación horaria: 


 

  • start date: fecha de comienzo de la programación
  • end date: fecha de terminación de la programación. Ninguna fecha significa ningún plazo de terminación
  • active: marcando la casilla se activa la macro. Esta operación es aconsejable solo después del completamento de la configuración de la macro 
  • days: días de la semana en los que se lleva a cabo el proceso de la macro 
  • start time: horario de inicio del funcionamiento de la macro 
  • repeat: posibilidad de definir intervalos de repetición del proceso
  • repeat every: intervalo de repetición del proceso
  • until: hasta que hora se repite el proceso.


El servicio de atención al cliente de SPORTRICK no cubre eventuales malfuncionamientos del entorno SPORTRICK debidos a procesos repetitivos que pueden ralentizar el sistema. Aconsejamos limitar el uso de la repetición y respetar los horarios sugeridos para la programación de las macros.

Procesos Masivos

Para la creación de un nuevo proceso es suficiente hacer clic en Macro List -> Edit -> Actions -> New Action

  • parámetros principales:
    1. selection: lista de selección para las operaciones masivas
    2. branch: después de seleccionar la lista, será posible indicar si la operación se llevará a cabo en un entorno específico o en todos los entornos (All Branches);
    3. active: seleccionar la casilla para confirmar la activación
    4. sort: es posible indicar en qué orden llevar a cabo el proceso en caso de más operaciones masivas dentro de la misma macro.


  • tipo de acción: hay diferentes tipos de acciones que se pueden programar de forma masiva. Cada acción tiene sus características:


Tipo de Acción (Action Type)

Características

Descripción

Invio Email

Sender Name
remitente
Sender Email
dirección de correo del remitente
Template Mode
plantilla para el envío de los correos:
  • none: no se utiliza ninguna plantilla. Posibilidad de personalizar la propia plantilla  utilizando un texto en html
  • default: plantilla estándar de SPORTRICK  para el envío del correo. Solo se puede crear un correo de tipo texto
  • external provider: con una cuenta SENDGRID configurada en el entorno, es posible utilizar plantillas avanzadas de SENGRID para el envío de los correos
Subject & Message
asunto y mensaje del correo. Para las plantillas de tipo  "none" es posible utilizar un texto en html como mensaje
Invio SMS
Mittente SMS
remitente
SMS/Message Template
texto contenido en el SMS o plantilla pre-configurada con el texto del mensaje
Tag Assegnazione
Assegnazione
asignar una etiqueta a todos los clientes de la lista de selección 
Rimozione
remover una etiqueta a todos los clientes de la lista de selección 
Svuota e Assegna
vaciar todas las etiquetas asignadas y asignar una nueva etiqueta a todos los clientes de la lista de selección 
Action Type
seleccionar la etiqueta relativa a la acción elegida
Task CRM
Obiettivo
seleccionar el objetivo al que asociar las tareas CRM 
Azioni CRM
características necesarias para la creación de la tarea  CRM  


Una vez completada la configuración hacer clic en SAVE para confirmar la macro. 


Consejos Prácticos

A seguir algunos consejos prácticos para utilizar las macros de forma optimal:

  • Creación de búsquedas limitadas: las primeras veces que se utilizan las macros es aconsejable hacer algunas pruebas limitando las búsquedas a operadores, para poder testar la programación y el correcto funcionamiento de la macro. Si todo funciona como deseado, será suficiente sustituir en las acciones masivas la lista de selección con la oficial.
  • Run: en la sección dedicada a la configuración de las acciones es posible lanzar manualmente el proceso a través del botón RUN, útil para controlar que las macros estén correctamente configuradas.

Valores Dinámicos para Correos y SMS

La configuración del envío de correos electrónicos y SMS a través de las macros permite especificar los datos de la persona que recibierá el mensaje. El sistema personalizará estos datos dependiendo de quien reciba el mensaje. 

La tabla de abajo proporciona los datos disponibles y el código que hay que copiar en el texto para poder hacer buen uso de los campos dinámicos:

CódigoDescripción
{MT:NAME}Nombre
{MT:SURNAME}Apellido
{MT:BIRTHDATE}Fecha de nacimiento
{MT:BIRTHPLACE}Lugar de nacimiento
{MT:EXPMEDICAL}Vencimiento de certificado médico
{MT:ENDACTIVITY}Vencimiento de la actividad del cliente (fecha correspondiente al abono que termina más tarde)
{MT:IDNUMBER}Código que identifica al cliente

Ejemplo de texto de un correo con campos dinámicos:

Hola {MT:NAME}

solo queremos recordarte que la validez de tu abono terminará pronto.
El último día de validez es el {MT:ENDACTIVITY}.