Listado de temas 

  1. introducción 
  2. control de accesos;
  3. caso de uso: pago de una matrícula en fase de inscripción/compra; 
  4. caso de uso: pago de una matrícula diferente según la inscripción/abono adquirido;
  5. venta de una matrícula a través del portal e-commerce;


1. Introducción 

Este manual tiene como objetivo ilustrar la configuración de SPORTRICK con el fin de vincular la inscripción a un curso y/o la compra de un abono: 

  • a una matrícula
  • a un carnet de socio

En los casos de uso a continuación se explica cómo configurar el sistema.


2. Control de accesos 

Para bloquear el acceso al centro en caso de matrícula caducada o si el cliente carece de una matrícula válida, es posible seleccionar la opción correspondiente desde Ajustes -> Configuración General: 


Con la opción "Bloquear el acceso en caso de cuota anual ausente o vencida", si un cliente intenta acceder al centro, desde la interfaz de control de acceso es posible visualizar un icono de bloqueo y la motivación (Cuota/Carnet de socio vencidos). 


Sin embargo, si desde Ajustes no se activa la opción, el sistema si limitará a notificar la falta de una cuota anual/carnet de socio válido, dejando acceder al cliente. 




3. Caso de uso: pago de una matrícula en fase de inscripción/compra.


Configuración 

  1. si la compra de un servicio está vinculada al pago de una matrícula, es necesario crear un Modelo de Tarjeta siguiendo las indicaciones contenidas en el manual Modelos de Tarjeta;
  2. crear una matrícula y asociarla al modelo de tarjeta recién creado siguiendo las instrucciones contenidas en el manual Planificación de una matrícula/cuota anual; 
  3. a continuación, según el objeto vendido proceder como sigue:
    • para cursos a inscripción: desde Planificación -> Cursos -> Resumen de los Cursos (1) -> aplicar los filtros puestos a disposición (2) y seleccionar los cursos deseados (3). A continuación hacer clic en el botón Editar (4) para abrir la interfaz de detalle de los cursos (5); proceder como indicado en la imagen (6); 
    • para multipacks: desde Planificación -> Multipacks -> Modelos de Acceso hacer clic en el botón Info (1) en correspondencia del modelo de acceso asociado al multipack vinculado al pago de una matrícula. Acceder a la sección Accesos (2) y seleccionar la opción "Se requiere matrícula"(3). Hacer clic en OK antes de salir (4). Atención: si necesario, llevar a cabo esta operación en cada modelo de acceso; 
    • para servicios: desde Planificación -> Servicios  -> Servicios hacer clic en el botón Info (1) en correspondencia del servicio. Acceder a la sección Control de Accesos (2) y seleccionar la opción "Se requiere matrícula" (3). Hacer clic en OK antes de salir (4). 


Venta

Si la venta de una inscripción/multipack o servicio está vinculada al pago de una matrícula o carnet de socio, el sistema avisará al usuario SI en el Perfil del cliente -> sección Adquirido -> Principal: 

  • no existe una matrícula válida; 
  • existe una matrícula pero está caducada; 
  • existe una matrícula pero no ha sido pagada;

Si en el Perfil del cliente -> sección Info -> Modelos de tarjeta: 
  • no existe un Carnet de Socio o está caducado (vinculado a la matrícula); 


En los casos anteriormente descritos, el sistema abrirá una ventana emergente: 


Ventana emergente

Para proceder, seleccionar la matrícula y hacer clic en OK para añadirla al carrito. Haciendo clic en Cancelar el sistema no añadirá el objeto al carrito. 


Cuando se habla de matrícula  válida, se hace referencia a la validez al momento de la venta. Es decir, si se vende en junio una inscripción a un curso que empieza en septiembre y el cliente ya adquirió una matrícula/cuota anual válida a partir de septiembre, el sistema volverá a proponer la compra vinculada de la matrícula ya que al momento de la venta no dispone de ese objeto. 


Atención: para que la ventana emergente de aviso se abra automáticamente durante el proceso de venta, es necesario activar esta opción desde el portal de gestión avanzada VAR. Desde Managed Environments -> View More -> Configurations -> Settings, buscar el código 10099 -> Modify -> deseleccionar la opción Use Default Value Setting -> Yes -> Ok. 


Si el cliente tiene que disponer además de un carnet de socio (tarjeta), el sistema controlará que el cliente disponga de un carnét válido. En caso contario propondrá la venta de la cuota correspondiente, añadiendo además la tarjeta en la sección Info -> Modelos de tarjeta en el Perfil del cliente.  

 

4. Caso de uso: pago de una matrícula diferente según la inscripción/multipack adquirido;


En este caso de uso se muestra cómo gestionar el pago de matrículas o la asignación de un carnet de socio diferente, en adelante Modelo de Tarjeta, según el objeto adquirido. 


N.B.: Durante el proceso de venta no es posible vincular el pago de una matrícula específica a una inscripción/multipack sin conectarla a un Modelo de Tarjeta determinado. Aunque se produzca la asignación, el modelo de tarjeta asignado al cliente puede ser ignorado sin afectar al normal funcionamiento del sistema. 


Atención: las operaciones descritas pueden causar problemas en fase de acceso. Utilizar con precaución. Configurando un Modelo de Tarjeta específico para una inscripción/multipack puede ocurrir que:
  • El sistema bloquea el cliente en fase de acceso y hay dificultades en entender el porqué ya que está en posesión de un Modelo de Tarjeta válido. ¿Cuál es el motivo? No es el Modelo de Tarjeta correcto para el curso/abono adquirido por el cliente. Como consecuencia, el sistema bloquea el acceso ya que no encuentra el Modelo de Tarjeta adecuado;
  • El cliente dispone de una inscripción válida para acudir a las clases de un curso y un multipack válido que permite la reserva. El curso en cuestión está vinculado a un Modelo de tarjeta específico. El cliente dispone también de un multipack a ingresos para el nado libre que no está vinculado a ningún modelo de tarjeta específico. Como consecuencia, si el cliente no dispone de ese modelo de tarjeta determinado, el sistema permitirá el acceso descontándolo siempre desde el multipack a ingresos para el nado libre, aunque el cliente se presente en el horario previsto para la clase del curso. ¿Cuál es el motivo?  Como no está en posesión del Modelo de Tarjeta adecuado no puede participar al curso pero como el multipack para el nado libre no tiene esta vinculación, el sistema registrará el acceso para el nado libre. (Esto ocurre siempre que en los ajustes generales se haya activado el bloqueo por cuota anual/carnet de socio ausente o vencido). 


Configuración

  1. crear uno o más Modelos de Tarjeta para consentir al sistema de asignar automáticamente una tarjeta durante la venta de una inscripción/multipack. Seguir las indicaciones contenidas en el manual Modelos de Tarjeta;
  2. crear las matrículas necesarias siguiendo las indicaciones contenidas en el manual para la planificación de una matrícula/cuota anual. Una vez se hayan creado las cuotas, hacer clic en el botón Editar al lado de cada cuota creada y acceder a la sección MÁS (1). Asociar el Modelo de Tarjeta específico (2). Hacer clic en OK para terminar (3). 
  3. para asociar un Modelo de Tarjeta/Matrículas específicos: 
    • para cursos a inscripción: desde Planificación -> Cursos -> Resumen de los Cursos (1) -> aplicar los filtros puestos a disposición (2) y seleccionar los cursos deseados (3). A continuación hacer clic en el botón Editar (4) para abrir la interfaz de detalle de los cursos (5). Seleccionar las dos casillas relacionadas con la matrícula (6). En la misma interfaz moverse ligeramente hacia abajo para encontrar la sección MODELO TARJETA. Hacer clic en la casilla de activación (7), seleccionar el Modelo de Tarjeta específico para el curso (8). Hacer clic en OK (9) para guardar la configuración.
    • para multipacks: desde Planificación -> Multipacks -> Modelos de Acceso hacer clic en el botón Info (1) en correspondencia del modelo de acceso asociado al multipack que preveé la compra de una matrícula/carnet de socio. Acceder a la sección Accesos (2) y seleccionar la opción "Se requiere matrícula" (3). Hacer clic en OK antes de salir (4). Atención: si es necesario, llevar a cabo esta operación en cada modelo de acceso; A continuación, desde Planificación -> Multipack -> acceder al detalle del multipack que prevé un Modelo de Tarjeta específico y el pago de una matrícula específica. Desde la sección Modelos de Tarjeta (5) especificar el modelo seleccionándolo desde el menú (6) y hacer clic en OK para asociarlo al multipack (7).


Venta

Al cumplirse determinados requisitos (el cliente no tiene una matrícula/carnet de socio válidos registrado en su perfil de cliente), el sistema notificará al usuario la necesidad de vincular la inscripción a un curso o la venta de un multipack al pago de una matrícula. 

La notificación se hará por medio de una ventana emergente provista de un menú desplegable gracias a la cual es posible seleccionar la matrícula y añadirla al carrito. 

Seleccionar la matrícula y hacer clic en OK para terminar. 

También es posible hacer clic en Cancelar para evitar la venta vinculada de la matrícula/carnet de socio. 



Atención: para que la ventana emergente de aviso se abra automáticamente durante el proceso de venta, es necesario activar esta opción desde el portal de gestión avanzada VAR. Desde Managed Environments -> View More -> Configurations -> Settings, buscar el código 10099 -> Modify -> deseleccionar la opción Use Default Value Setting -> Yes -> Ok.



5. Venta de una matrícula/carnet de socio  a través del portal e-commerce


Configuración 

Para configurar la venta de una matrícula y/o carnet de socio desde el portal e-commerce seguir estos pasos: 

  1. reproducir los pasos indicados en la sección configuración del caso de uso en el capitulo 4 de este manual; 
  2. configurar la vendibilidad online en el detalle de cada matrícula: 


N.B.: si la asignación de un carnet de socio está libre de cargos, planificar una cuota asociando un modelo de tarjeta, sigue siendo necesario. Como opción es posible poner un precio a cero para que el cliente pueda obtenerla sin coste. 


¿Por qué tengo que configurar un modelo de tarjeta si no lo necesito?
Aunque el centro no necesite la asignación de un carnet de socio, la creación de un modelo de tarjeta es fundamental para que la matrícula sea vendible a través del portal e-commerce (la asignación de un carnet de socio a un cliente puede ser perfectamente ignorada sin que que este hecho perjudique el funcionamiento del sistema).

¿Por qué no puedo simplemente activar la vendibilidad de la matrícula a través del e-commerce?
Es recomendable no dejar en manos del cliente la opción de elegir qué cuota comprar o renovar sin contar con los automatismo puestos a disposición por el sistema por estos motivos:
  • los clientes con una cuota vigente adquieren otra cuota innecesaria;
  • los clientes adquieren la cuota equivocada si existen más opciones;
  • los clientes no compran la cuota, obstaculizando el flujo de clientes en fase de acceso (el sistema los bloquea);

Venta 

Durante la compra de una inscripción a un curso/multipack desde el portal e-commerce,  los clientes que no estén provistos de una matricula válida, recibirán un notificación para que procedan a su compra: 


Haciendo clic en OK el sistema añadirá la matrícula al carrito junto a la inscripción a un curso/multipack seleccionados. 


Al completar la compra, el sistema asignará un modelo de tarjeta con una numeración que se pueden consultar desde el perfil del cliente: