INDICE

1. Introducción teórica a las actividades

En SPORTRICK, la palabra "actividad" aparece muy a menudo. ¿Para qué sirven las actividades?

  • para planificar las actividades que tienen lugar en el centro, por ejemplo los cursos
  • para configurar las reservas y las ventas por E-Commerce (portal dedicado a los clientes del centro)
  • para el análisis de datos, sobre todo a nivel de ventas y asistencia de los clientes

2. Actividad y planificación

Si estuviéramos hablando de una piscina, sus actividades podrían ser: 

  • Natación adulto
  • Natación infantil
  • Cursos de acquafitness*
  • Nado libre 


Una herramienta muy útil son los niveles. Ejemplo: actividad = natación, niveles = base, intermedio, avanzado. No es necesario crear tres actividades. En este caso los niveles corresponden a las competencias necesarias para el curso.

Para saber más sobre los niveles hacer clic aquí.


Si por el otro lado se está planificando una instalación con diferentes actividades de fitness, como por ejemplo un gimnasio, estas podrían ser: 

  • Sala de musculación 
  • Fitness*
  • Artes marciales
  • Entrenamiento personal

*La creación de una actividad general llamada "Fitness" o "Cursos Fitness" permite la siguiente configuración: 

actividad = fitness, niveles = zumba, step, spinning... en este caso la actividad principal es fitness y los niveles representan los diferentes cursos, como si fueran una sub-categoría de la actividad fitness. Esta opción se puede utilizar en caso los cursos tengan el mismo precio. 

Para saber más sobre los niveles hacer clic aquí.


2.1 Diferencia entre actividad única y una actividad para cada curso



UNA ACTIVIDAD GENERALUNA ACTIVIDAD PARA CADA CURSO
COLOR DE LA ACTIVIDAD EN EL CALENDARIO

todos los cursos relativos a la actividad fintess tendrán el mismo color

los cursos tendrán colores diferentes dependiendo de la actividad de referencia

PLANIFICACIÓN DE LOS HORARIOSserá suficiente seleccionar la actividad una vez y proceder con la planificación de los horarios seleccionando los niveles correspondientesdurante la planificación de los horarios de los cursos será necesario repetir todo el proceso desde el principio para cada actividad
LÍMITE RESERVAS DEPENDIENDO DE LA ACTIVIDAD

no permite configurar un límite de reservas por actividad

la creación de una actividad por cada curso permite configurar un límite para las reservas (ejemplo: los clientes pueden reservar solo una clase de yoga por semana y dos clases de pilates por semana). ¿Qué utilidad tiene? 

  • diversificación de participantes, evitando que las clases de un curso sean reservadas siempre por las mismas personas
  • promoción de las actividades ofrecidas para que los clientes prueben cursos diferentes 
PLANIFICACIÓN DE SUSCRIPCIONES PARA LA RESERVA DE CLASES

planificación rápida de los abonos para la reserva de las clases de fitness: durante la planificación, será suficiente seleccionar una única actividad "fitness" que incluye todos los cursos asociados a ella (creados como niveles)

durante la planificación de los abonos para la reserva de las clases de fitness, habrá que seleccionar una a una las actividades a incluir

VISUALIZACIÓN DE LOS CURSOS PARA LAS RESERVAS POR E-COMMERCE (PORTAL CLIENTE). 
Abajo más detalles sobre el tema.

visualización de los horarios de todos los cursos durante la reserva en el portal E-Commerce: el cliente tendrá que hacer clic en la actividad fitness para visualizar los horarios de todos los cursos

visualización de los horarios de los cursos individuales durante la reserva en el portal E-Commerce: el cliente no podrá visualizar el calendario completo de todos los cursos, sino consultar los horarios de los cursos correspondientes a la actividad seleccionada (ejemplo: seleccionando la actividad yoga aparecerán solo los horarios de los cursos de yoga)


2.2 Actividad y ventas por el portal de usuario/e-commerce

La asociación de las actividades a lo que los clientes pueden adquirir y reservar por E-Commerce es otro aspecto muy importante para la configuración de la propia oferta a los clientes. 


¿Con qué lógica hay que configurar las actividades entonces?

  • PARA LA RESERVA DE CLASES Y SERVICIOS: 
    • visualizar todos los horarios de los cursos reservables: si solo hay una actividad general llamada por ejemplo FITNESS, el cliente para visualizar los horarios de todos los cursos asociados solo habrá que hacer clic en el botón FITNESS
    • visualizar solo los horarios de un curso específico para la reserva: si se crearon diferentes actividades para los cursos, por ejemplo. ZUMBA, YOGA, SPINNING... el cliente para poder visualizar los horarios de las clases reservables de un curso específico tendrá que seleccionar primero la actividad deseada. Es decir, el cliente tendrá que hacer clic en el botón ZUMBA para visualizar los horarios de las clases de ZUMBA, si en cambio hace clic en el botón YOGA, solo visualizará los horarios de las clases de YOGA...

para la reserva de los servicios, la lógica es la misma. Ejemplo: 

  • creando una actividad general nombrada CLASES PARTICULARES, el cliente podrá hacer clic en el botón correspondiente a la actividad para visualizar los horarios reservables de todas las clases particulares, por ejemplo clases de natación o de tenis
  • en cambio, creando una actividad específica para cada servicio, por ejemplo la actividad CLASES PARTICULARES DE TENIS y CLASES PARTICULARES DE NATACIÓN, el cliente podrá hacer clic en el botón que corresponde a la actividad de interés para visualizar solo los horarios reservables de las clases de tenis o bien de las clases de natación. 
  • PARA LA VENTA: solo los objetos asociados con una actividad podrán ser visualizados por los clientes en el portal E-Commerce. La actividad permite agrupar la oferta de venta por tipo:
    • creando una actividad nombrada ABONOS y asociándola a todos los abonos creados, el cliente haciendo clic en el botón ABONOS podrá visualizar toda la oferta de venta
    • en cambio, creando una actividad específica para diferenciar el tipo de abonos, el resultado final podría ser:
      • un botón FITNESS a través del cual el cliente podrá visualizar solo los abonos relativos al gimnasio y a las clases de fitness
      • un botón PISCINA a través del cual el cliente podrá visualizar los pases para el nado libre, los paquetes de clases particulares de natación y los pases para las clases de aquagym
      • un botón ALQUILER a través del cual el cliente podrá visualizar los paquetes para el alquiler de las pistas de tenis, pádel 

Otra opción sería la creación de una actividad llamada ABONOS y otra llamada PASES, cada una asociada a las propuestas de venta correspondientes.


2.3 Actividad y análisis de datos

Es posible utilizar el concepto de actividad para analizar las ventas y la asistencia de los clientes poniendo el enfoque solo en los elementos más importantes. 

Este tipo de análisis tiene un portal dedicado (Business Intelligence). Para saber más sobre el tema puedes enviar un correo a sales@sportrick.com

En la tabla de abajo se muestran dos ejemplos de uso del concepto de actividad para el análisis de datos.


CENTRO DEPORTIVO
CADENA DE GIMNASIOS (en el ejemplo para comodidad se listan solo 3 gimnasios)
GIMNASIO O PISCINA
  1. actividad PISCINA asociada a:
    • cursos de natación 
    • pases diarios para el nado libre
    • merchandising para la piscina (gafas, chanclas...)
    • pases para el nado libre
    • pases para las clases particulares de natación
    • recargas de crédito para activar las duchas y los secadores
    • pases para el fitness en la piscina (por ejemplo acquagym)
    • modelos de acceso para controlar el flujo de clientes en la piscina
  2. actividad GIMNASIO asociada a:
    • abonos para el entrenamiento en la sala de musculación
    • pases para las clases de fitness
    • merchandising para el gimnasio (toalles, esterillas, proteinas...)
    • recargas de crédito para duchas y secadores
    • modelos de acceso para controlar el flujo de clientes en el gimnasio
  3. actividad TENIS asociada a:
    • clases particulares de tenis
    • cursos de tenis
    • alquiler de las pistas de tenis
    • modelos de acceso para controlar el flujo de clientes en las pistas de tenis
  4. actividad ENTRENAMIENTO PERSONAL asociada a:
    • servicios de entrenamiento personal
    • pases para la reserva de clases con el entrenador personal
    • modelos de acceso para controlar la asistencia a las sesiones de entrenamiento personal (en caso no sea necesario registrar las reservas en SPORTRICK)
  1. actividad = Malasaña
  2. actividad = Retiro
  3. actividad  = Atocha

Un entorno SPORTRICK que gestiona 3 filiales separadas permite asociar a cada elemento destinado a la venta una actividad que corresponde al nombre de la/s filial/es donde se vende dicho elemento. 

actividad = principal
nombrando una actividad "principal" por ejemplo, es posible asociarla a los abonos que hay que incluir en el análisis de las ventas. De esta forma, es posible excluir del análisis los productos que no influyen de manera significativa en el negocio, por ejemplo los pases diarios.

RESULTADO: utilizando la actividad en calidad de filtro clave, será posible analizar reservas, ventas, asistencia, etc. considerando solo una parte del negocio, por ejemplo la piscina, el gimnasio, el tenis, el entrenamiento personal...
este tipo de análisis es muy útil a la hora de separar los ingresos en caso el centro deportivo sea gestionado por diferentes razones sociales. 		RESULTADO: seleccionando la actividad que corresponde al nombre de la filial, será posible visualizar solo los datos relativos a la filial individual. RESULTADO: el análisis de datos se centrará solo en los abonos que forman parte del negocio principal, descartando las ventas de paquetes y pases que no influyen de forma significativa en los ingresos.


3. Creación de actividades

3.1 Configuración base

Para crear una actividad es necesario hacer clic en Ajustes -> Actividades -> Añadir. 

El único campo obligatorio es el campo donde especificar el nombre de la actividad. 

El campo código permite especificar una abreviación que permita identificar la actividad en las ventanas de visualización de las clases. Ejemplo: Zu = Zumba, mientras que el color asociado a la actividad permite destacarla, por ejemplo: 

  • CURSOS: si se crearon actividades diferentes para cada curso, en la ventana de los horarios será posible diferenciarlas a primera vista. Si en cambio se creó una actividad general con niveles, todas las clases tendrán el mismo color
  • SERVICIOS: en la imagen de abajo sacada de la agenda de un fisioterapeuta, las dos reservas (entrenamiento personal reservado por Martina Ferrarini y masaje deportivo reservado por Manuela Callea) tienen un color diferente, dependiendo del color asignado a la actividad asociada a cada servicio.



3.2 Configuración opcional avanzada

  • E-Commerce
    • Venta E-Commerce: seleccionando esta opción, todos los objetos relacionados con la actividad aparecerán entre las opciones de venta por E-Commerce
    • Reserva E-Commerce: seleccionando esta opción, todos los cursos y servicios relacionados con la actividad serán reservables por E-Commerce
    • Requisitos de nivel adecuado: una vez activada esta opción, el sistema buscará la información en el perfil del usuario en la sección Info-> Nivel. Dependiendo del valor en este campo, los clientes podrán efectuar la inscripción a cursos/reservar clases de recuperación solo si los cursos tienen un nivel correspondiente a sus capacidades
    • Nombre E-Commerce: nombre de la actividad que será visualizado por los clientes en el E-Commerce. Dejar el campo sin rellenar si el nombre de la actividad que los clientes visualizarán es el mismo registrado en SPORTRICK
    • Descripción E-Commerce: breve descripción de la actividad que los clientes visualizarán en el portal E-Commerce. Es muy útil rellenar este campo para que los clientes sepan lo que están reservando o tengan una idea más clara sobre la oferta de venta 
  • Estadístico
    • posibilidad de especificar hasta 5 características sobre la actividad que el sistema empleará como filtros para informes, análisis y contabilidad (más detalles aquí).
  • Más
    • Lista de espera: cuando la actividad alcance el límite máximo de participantes, se activará la lista de espera. Para saber más sobre los dos tipos de lista de espera, véase el manual correspondiente
    • Reserva libre: la activación de esta opción, permite reservar una clase aunque no esté incluida en el abono del cliente. La configuración completa de la reserva libre se detalla en este manual: ¿Cómo puedo habilitar la reserva de clases sin abono/inscripción?
    • Marketing: la actividad será visible en la propia página web para la reserva (esta opción es válida solo para páginas web integradas con SPORTRICK a través de API keys. Para saber más sobre el tema puedes enviar un correo a sales@sportrick.com)
    • Actividad principal: los productos asociados a esta actividad constituyen el negocio principal de la empresa. Si la casilla correspondiente a esta opción no está marcada, los productos a ella relacionados (abonos por ejemplo) no aparecerán en los informes que tengan como objeto el análisis de las ventas que alimentan el negocio principal
    • Notas: notas sobre la actividad

4. Eliminar/archivar una actividad

El botón eliminar sirve para eliminar una actividad tras su creación inmediata. Si la actividad tiene otros objetos relacionados (por ejemplo cursos, suscripciones, servicios...) no será posible eliminarla, ya que el sistema la marcará automáticamente  como archivada. Es posible llevar a cabo esta operación de forma manual a través del botón Editar -> Más -> Archivada.

¿Qué quiere decir que la actividad está archivada? La actividad no será utilizable (no aparecerá en las listas de selección) pero permanecerán activos los objetos relacionados. 

Una actividad archivada se destaca por el icono con un candado. Para que vuelva a ser disponible, será suficiente deseleccionar la casilla correspondiente.