Índice de contenidos

1. Introducción 
2. Configuración 
   • 2.1 Actividades
   • 2.2 Campos extendidos 
3. Planificación: 
   • 3.1 Planificación de la temporada
   • 3.2 Planificación de zonas 
   • 3.3 Planificación del horario del campamento 
   • 3.4 Planificación de las fórmulas de venta 
4. Venta de campamentos de verano 
5. Preguntas frecuentes 

1. Introducción 

SPORTRICK es un sistema de gestión para piscinas, gimnasios y centros deportivos cuyas funcionalidades permiten la gestión y cobro de inscripciones semanales a campamentos de verano desde la interfaz de Font Office. 

2. Configuración

Para que el sistema esté listo para recoger las inscripciones a los campamentos de verano así como llevar a cabo su venta, es necesario configurar algunos elementos del sistema. 

2.1 Actividades 

• Acceder a Ajustes > Actividades 
• Crear una actividad llamada CAMPAMENTOS DE VERANO

2.2 Campos extendidos

Gracias a los campos extendidos es posible crear campos adicionales útiles para almacenar información importante sobre el inscrito como por ejemplo: alergias, personas autorizadas, consentimiento para fotos, sabe nadar?, etc.. Para crear los campos extendidos: 

• Desde Ajustes > Campos extendidos
• Añadir los campos extendidos eligiendo entre las opciones de campos disponibles (texto, fecha, si/no, número, lista)
• Marcar la opción visible 

Para mayor información sobre la creación y uso de los campos extendidos se remite al manual correspondiente Campos extendidos. 

3. Planificación

3.1 Planificación de temporadas

Crear una temporada dedicada a los campamentos de verano.

• Acceder a Planificación > Estándar > Temporada
• Crear una nueva temporada divida en períodos SEMANALES  

Para mayor comodidad durante el proceso de planificación e inscripción, renombrar la temporada y sus períodos: 

• Primero acceder a Planificación > Estándar > Temporada
• Identificar la temporada recién creada > clic en botón INFO > cambiar el nombre
  
• Hacer clic en OK para guardar los cambios
• Luego acceder a Planificación > Estándar > Temporada
• Identificar la temporada recién renombrada y hacer clic encima del nombre
• En la sección inferior aparecerá una lista de períodos con un nombre por defecto. Hacer clic en el botó INFO y cambiar el nombre del período. Se recomienda nombrar los períodos con la duración efectiva de la semana:
  
• Hacer clic en OK para guardar los cambios 

3.2 Planificación de la instalación

Crear una zona dedicada a los campamentos de verano. 

• Acceder a Planificación > Estándar > Instalación
• Hacer clic sobre la instalación existente. Se abrirá una tabla en la parte inferior con las zonas disponibles
• Añadir una zona nueva llamada CAMPAMENTOS DE VERANO

3.3 Planificación del horario del campamento 

Para planificar el horario del campamentos es necesario planificar cursos. 

• Acceder a Planificación > Cursos > Curso 
• Elegir la temporada de campamentos, la actividad y los períodos
• Elegir la instalación y la zona de los campamentos
• A la hora de elegir el día de la semana seleccionar sólamente un día. Sugerimos elegir el SÁBADO ya que permite acelerar el proceso de inscripción coincidiendo la cercanía del día con el botón de la interfaz Front Office que consiente la venta
• Especificar la hora de comienzo y fin y el aforo 
• Llevar a cabo la misma operación para cada actividad creada (las opciones de inscripción)

¿Porqué recomendamos elegir el sábado para la planificación de los campamentos semanales?

1. Para acelerar el proceso de inscripción coincidiendo la cercanía del día con el botón de la interfaz Front Office que consiente la venta 

3.4 Planificación de fórmulas de venta

Este paso sirve para planificar las formulas de venta que consienten la inscripción y la emisión del documento de venta/factura. 

Planificación de fórmulas de venta semanal de campamentos de verano

• Acceder a Planificación > Cursos > Modelos de venta  
• Seleccionar la temporada de los campamentos, la actividad y seleccionar la opción PAQUETE ESTÁNDAR
• En la sección DURACIÓN, indicar los períodos (las semanas) que pueden ser vendidos juntos. Ejemplo: 1 período para vender 1 semana, 2 períodos para vender 2 semanas etc...El objetivo es crear una formula de venta con un precio dependiendo del número de períodos (semanas) seleccionados: 
• En la sección ASISTENCIA mantener el valor 1 en el campo ¿Cuántas veces por semana? (1), seleccionar el sábado como día de la semana (2) y confirmar (3)
• Especificar el precio fijo dependiendo de la combinación de semanas y confirmar. Ejemplo: 1 período con el precio X, 2 períodos con el precio Y etc.. Como resultado se obtendrá una lista con un precio diferente dependiendo del numero de semanas adquiridas
• Llevar a cabo la misma operación para cada actividad (las opciones de inscripción)

El resultado final será la creación de un modelo de venta que se visualizará en la sección RESUMEN de la interfaz. Para mayor comodidad durante el proceso de inscripción, renombrar la fórmula comercial al terminar el proceso de planificación.

• clic en botón EDITAR en correspondencia de la fórmula recién creada 
• sección INFO > cambiar el nombre introduciendo un texto que permita identificar la fórmula vendida (en la foto un ejemplo): 

4. Venta de campamentos de verano 

Venta semanal de campamentos de verano 

• Vender un curso planificado desde el perfil del cliente seleccionado el sábado como indicado en fase de planificación. El número indica las plazas disponibles. En este ejemplo se venden 3 períodos (semanas) no consecutivas pero es posible proceder para la venta de semanas individuales si se creó la fórmula comercial correspondiente: 
• El sistema ofrecerá un resumen de los turnos así como su disponibilidad:
• Elegir la fórmula comercial para terminar el proceso de inscripción y venta:   

5. Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo aplicar descuentos (hermanos, compra anticipada..)? 

Se recomienda configurar promociones y aplicarlas en fase de venta según la casuística. Para mayor información sobre la creación de promociones se remite al manual correspondiente Planificación de promociones. 

¿Cómo puedo vender comidas, accesorios o servicios puntuales a inscritos? 

Se recomienda planificar un multipack para cada objeto vendido utilizando las listas de precios si es necesario.

¿Puedo vender días sueltos? 

Se recomienda planificar un multipack a créditos para cada variable de frecuencia utilizando las listas de precios y reservando la plaza si necesario. 

¿Cómo puedo vender una matrícula/cuota de afiliación?

Primero es necesario planificar una matrícula/cuota anual y seguidamente venderla desde la interfaz de Front Office. 

¿Cómo puedo controlar el acceso de los participantes por un torno? 

Si su centro dispone de un sistema de control de accesos, es necesario crear un multipack con un modelo de accesos asociado para que el niño pueda acceder a la instalación. 

¿Cómo puedo enviar comunicaciones a los padres de los inscritos?

Desde la sección marketing de SPORTRICK es posible filtrar una lista de clientes y ejecutar diferentes operaciones como enviar comunicaciones o extraer una lista de contactos. Para configurar una búsqueda marketing y enviar una comunicación sigua este documento. 

¿Qué informes puedo visualizar?

Es posible planificar algunos informes estándar para la gestión diaria del campamento de verano como por ejemplo un cierre de caja o un listado de participantes básico. Para mayor información sobre la creación de informes, se remite al manual correspondiente Informes. En caso de necesidades especiales se necesita de una actividad de pago. Póngase en contacto con nuestro departamento comercial.