Índice de contenidos 

  1. introducción
  2. visualizar la planificación horaria de los cursos
  3. visualizar los participantes y marcar la asistencia
  4. reserva de clases
  5. bloquear/reactivar las reservas
  6. visualizar la lista de espera/añadir clientes a la lista de espera


1. Introducción

Desde Horarios -> Horarios es posible gestionar las clases y la asistencia a las mismas. Este manual detalla todas las operaciones que se pueden llevar a cabo desde esta sección de SPORTRICK.



2. Visualizar la planificación horaria de los cursos

Los horarios de las clases se pueden filtrar por instalación y zona (es posible seleccionar más zonas a la vez).

Por defecto, el sistema visualiza todas las zonas planificadas en SPORTRICK.


Las clases visualizadas son las del día en curso. Para cambiar de día, hacer clic en la flecha al lado de la palabra Today.


Aparecerá un calendario para poder seleccionar el día deseado. Las flechas al lado de la palabra hoy permiten avanzar o retroceder en el tiempo.


A la izquierda de la interfaz se puede consultar la lista de actividades con sus colores (1). Para cambiar la visualización del horario hacer clic con el botón derecho del ratón sobre una hora al azar (2). 



Si es necesario visualizar un plazo de tiempo más largo es suficiente hacer clic en una de las opciones arriba a la derecha y elegir entre Día (Day), Semana Laboral (Work Week), Semana (Week), Mes (Month) y Línea de tiempo (Timeline).  

  • día: para visualizar cada día con sus actividades, disponibilidad de plazas, monitor/instructor y color

  • semana laboral: para visualizar la semana de lunes a domingo, con sus actividades, disponibilidad de plazas, monitor/instructor y color 

  • semana: para visualizar las clases de la semana (sábado y domingo comparten la misma columna). Esta visualización enseña solo la actividad y el horario

  • mes: para visualizar el mes completo. Esta visualización enseña solo la actividad y el horario

  • línea de tiempo: esta visualización enseña solo la actividad y el horario de las clases en un intervalo de 10 días.


Haciendo doble clic en la casilla correspondiente a cada clase, es posible visualizar los detalles.


Se abrirá la siguiente interfaz: 

  

  1. actividad, día de la semana y hora de comienzo de la clase
  2. monitor
  3. nivel de la clase
  4. horario de la clase
  5. posibilidad de añadir notas sobre la clase. Una vez guardados los cambios a través del botón amarillo, la casilla correspondiente a la clase tendrá una "i" azul a indicar que se añadió alguna información. Si no se visualiza, actualizar la página 
  6. posibilidad de añadir etiquetas. Una vez asignadas las etiquetas, aparecerán en automático en todas las clases de aquel curso. Para poder asignar etiquetas es necesario crearlas en SPORTRICK desde Ajustes -> Etiquetas -> Cursos -> Añadir. Para poder visualizar el campo donde seleccionar las etiquetas, hay que acceder al portal VAR, hacer clic en Managed Environments -> View More -> Configurations -> Settings -> insertar en el campo de búsqueda el código 10134 correspondiente a la opción "Shows Tags on Classes Details in the planning view" y hacer clic en Modify para deseleccionar "Use default value" y seleccionar YES. Hacer clic en OK para guardar. 
  7. fecha de la clase
  8. aforo
  9. participantes


3. Visualizar los participantes y marcar la asistencia

Para visualizar las personas inscritas o que reservaron una clase (recuperaciones, clase individual...), es suficiente hacer clic en la casilla correspondiente a la clase y el sistema proporcionará los siguientes detalles:

  1. persona: nombre y apellido del participante. Es posible abrir su ficha de cliente haciendo clic en el nombre
  2. fecha de nacimiento
  3. nivel del cliente (si especificado en la ficha del cliente)
  4. caducidad del certificado médico (si especificada en la ficha del cliente)
  5. etiquetas asignadas al cliente (si especificadas en la ficha del cliente) 

Uso de la columna P "Presencia"

Por debajo de la columna con la letra P (= Presente) aparecerá una casilla para marcar la presencia a clase de cada participante (en adelante asistencia).  La casilla azul no aparecerá en caso de clases que tienen lugar en el futuro. 


Para marcar manualmente la asistencia a clase, hacer clic en la casilla azul en correspondencia del alumno y "Guardar la asistencia". Si el centro utiliza el control de acceso, el sistema marcará la asistencia automáticamente.




Atención: si la asistencia está marcada y guardada y un operador quita manualmente la asistencia en un segundo momento, el sistema marcará la persona como ausente. La persona/s ausente/s son aquellas con el nombre tachado y una X en correspondencia de la columna P. 

Para volver a poner la persona Presente > clic en el nombre para abrir el perfil del cliente > clic en el paquete del curso > clases > cambiar el estado de la clase de ausente a presente. 




4. Reserva de clases

Para reservar una clase a nombre de un cliente, es suficiente hacer clic en la casilla correspondiente a la clase y especificar el nombre del cliente (digitar las primeras letras del nombre/apellido y seleccionarlo desde la lista despegable). Luego hacer clic en Añadir  para que figure entre los participantes. Solo los clientes registrados en SPORTRICK pueden reservar una clase.

Tras hacer clic en añadir, pueden verificarse los siguientes escenarios: 


el cliente dispone de un multipack que permite la reserva de la claseel cliente aparecerá en la lista de los participantes y si su multipack requiere la deducción de crédito para la reserva, el sistema restará automáticamente el crédito necesario 
el cliente NO dispone de un multipack que permite la reserva de la clase pero es posible reservar sin abono ya que la actividad tiene la opción de reserva libre activadael cliente aparecerá en la lista de los participantes y si la reserva de la clase tiene un coste, el importe aparecerá en la sección de pago de la ficha del cliente
el cliente NO dispone de un multipack que permite la reserva de la clase y la actividad NO tiene la opción de reserva libre activada un mensaje notificará la falta de abono válido para la reserva de la clase. El cliente no figurará entre los participantes 

5. Bloquear/Reactivar las reservas

Para bloquear las reservas de las clases véase el manual correspondiente.


6. Visualizar la lista de espera/Añadir clientes a la lista de espera

Si se ha planificado una lista de espera para un curso (véase manual) será suficiente hacer clic en Lista de espera, digitar las primeras letras del nombre/apellido de la persona que hay que añadir y seleccionarla desde la lista despegable (su nombre aparecerá solo si está registrado en SPORTRICK). Hacer clic en añadir para terminar.


NOTA: cualquier cliente puede figurar en la lista de espera, pero pasará a la lista de participantes solo en dos casos:

  • si el cliente tiene un multipack válido para la reserva de la clase
  • si la actividad tiene la reserva libre activada y permite la reserva sin abono.

Al añadir un cliente a la lista de espera, el sistema no restará eventuales créditos ni cobrará eventuales importes. Solo si el cliente pasa a la lista de participantes se restará el crédito del multipack/cobrará el importe debido para la reserva.


Otras operaciones realizables en la lista de espera son: 

  • eliminar una persona de la lista de espera: hacer clic en ELIMINAR 
  • mover una persona de una lista de espera a la lista de participantes: hacer clic en MOVER A LA LISTA DE PARTICIPANTES.