INDICE

• Introduzione
• Configurazione
  • Attività
  • Campi estesi 
• Pianificazione
  • Pianificazione della stagione
  • Pianificazione delle aree
  • Pianificazione degli orari
  • Pianificazione delle formule di vendita 
• Vendita
  • Vendita settimanale di centri estivi
• Domande frequenti

Introduzione

SPORTRICK è un gestionale per piscine, palestre e centri sportivi le cui funzionalità possono essere usate per le iscrizioni settimanali ai centri estivi dall'interfaccia di Font Office. 

Configurazione

Affinché il sistema sia pronto a raccogliere le iscrizioni ai centri estivi oltre che ad effettuarne la vendita, è necessario configurare alcuni elementi del sistema. 

Attività

• Creare un'attività che consenta l'identificazione dell'oggetto, per esempio CENTRI ESTIVI, SUMMER CAMP etc.. da Impostazioni > Attività

Campi estesi 

Possono essere utili dei campi aggiuntivi in anagrafica per notificare informazioni importanti o comunque degne di nota. Esempio:

• allergie
• delegati al ritiro
• privacy per foto
• sa nuotare?
• medicinali 
• etc...

I campi estesi possono essere di vario tipo a seconda dell'informazione richiesta (testo, selezione dal menù a tendina, date, sì/no...). Si rimanda al manuale sui Campi Estesi per maggiori informazioni.

Pianificazione

Pianificazione della stagione

• Creare una nuova stagione per i campi estivi divisa in periodi Settimanali da Pianificazione > Base > Stagione 

Per comodità durante durante processo di pianificazione e iscrizione del bambino, suggeriamo rinominare la stagione appena creata e i relativi periodi:

• Per rinominare la stagione > Pianificazione > Base > Stagione > clic nel bottone DETTAGLIO in corrispondenza della stagione relativa ai centri estivi > modificare il Nome stagione > OK per salvare 
• Per rinominare i periodi > Clic sulla stagione > nella sezione inferiore verrà visualizzato un elenco di periodi con un nome predefinito (MOS..) > clic sul pulsante DETTAGLIO in corrispondenza del periodo e modificarne il nome. Si consiglia di nominare i periodi con la durata effettiva della settimana (un esempio nell'immagine sottostante) > OK per salvare

Pianificazione delle aree

Creare un'area apposita per i campi estivi da Pianificazione > Base > Struttura. Cliccare sul nome della struttura esistente. Apparirà una tabella sottostante. Aggiungere l'area dal tasto AGGIUNGI. 

Pianificazione degli orari

Per pianificare l'orario del centro estivo è necessario pianificare dei corsi. 

1. Da Pianificazione > Corso > Corso 
2. selezionare la stagione creata per i campi estivi e l'attività. Se ci sono tre attività a seconda della tipologia di vendita (giornata intera, mattina, pomeriggio etc..), sarà necessario pianificarle una alla volta
3. selezionare i periodi settimanali dell'intera durata del campo estivo
4. selezionare la struttura e l'area adibita
5. al momento della scelta dei giorni della settimana, selezionare un giorno solo, per esempio il sabato (la scelta del sabato permette di velocizzare la procedura di vendita, dovuto all'allineamento del del giorno "sabato" con i pulsanti che permettono di procedere con la vendita). Quel giorno rappresenterà l'iscrizione e vendita dell'intera settimana
6. inserire l'orario d'inizio e la durata in minuti. Il campo capienza non si può lasciare in bianco

Perché viene consigliato di selezionare solo il SABATO per rappresentare l'intera settimana?

1. Per velocizzare il processo di iscrizione dato che nell'interfaccia Front Office il pulsante che conferma la vendita è prossimo al sabato.  

Pianificazione delle formule di vendita 

Questo passaggio consente di pianificare le formule di vendita per l'iscrizione settimanale del bambino e l'emissione del documento di vendita. 

Pianificazione di formule di vendita settimanali per centri estivi

1. Da Pianificazione > Corsi > Modello Vendita 
2. Selezionare la stagione creata per i campi estivi e l'attività lasciando selezionata l'opzione PACCHETTO STANDARD, Se ci sono tre attività a seconda della tipologia di vendita (mattino, pomeriggio, giornata intera), sarà necessario pianificarle una alla volta
3. selezionare i periodi che verranno venduti contestualmente creando un pacchetto vendita per ogni combinazione: esempio: 1 turno = 1 periodo settimanale, numero periodi = 1 per vendere una settimana. Una volta terminati i passaggi successivi si tornerà a questo punto (tramite il tasto Indietro) e si selezionerà 2 periodi per vendere due settimane, ecc.
4. selezionare il sabato come giorno della settimana mantenendo 1 come valore di frequenza settimanale 
5. inserire il prezzo a seconda del periodo venduto, quindi il prezzo della settimana singola, il prezzo delle due settimane etc... 

Il risultato finale sarà la creazione dei modelli vendita che consentiranno l'iscrizione del bambino su una o più settimane, anche non consecutive. Per comodità durante il processo di iscrizione, si consiglia di rinominare la formule di vendita. 

• cliccare sul pulsante MODIFICA in corrispondenza della formula/pacchetto 
• sezione INFO > modifica il nome inserendo un testo che consenta all'operatore di identificare la formula venduta (nell'immagine un esempio)

Vendita

Vendita settimanale di centri estivi

• Dopo aver creato il profilo cliente del bambino ed inserito i dati necessari, vendere un CORSO DA PLANNING selezionando i campi attività, stagione e periodo. Nell'immagine di esempio vengono venduti 3 periodi (settimane) non consecutivi del SUMMER CAMP GIORNATA INTERA, ma è comunque possibile procedere alla vendita di singole settimane se è stata creata la formula commerciale corrispondente: 
• Selezionare il pacchetto e terminare la vendita 

Domande frequenti

Come faccio a vendere un tesseramento ad un ente di promozione sportiva contestualmente alla fase di iscrizione al centro estivo?

• creare un numeratore per la tessere associative all'ente e un modello tessera
• creare successivamente una quota di iscrizione e associare la tessera appena creata alla quota
• vendere la quota associativa dall'intefaccia Front Office contestualmente all'iscrizione. L'abbinamento della quota a un modello tessera, consentirà non sono di gestire l'incasso del tesseramento ma anche di assegnare la tessera nell'anagrafica dell'utente alla voce Info -> Tessere
• è inoltre possibile attivare un automatismo grazie al quale il sistema avvisa l'operatore durante la vendita in caso di mancanza di una quota o tesseramento validi aggiungendo al carello la quota / tesseramento mancanti 
  

Come posso applicare degli sconti (sconto fratelli, pre-iscrizione...)?

Si consiglia di pianificare delle promozioni e applicarle in fase di vendita dall'intefaccia Front Office in base alla casistica. 

Posso vendere pasti, accessori o servizi una tantum agli iscritti?

Si consiglia di pianificare un multipack per ogni oggetto utilizzando se necessario i listini multipack.

Posso vendere giorni singoli?

Per la gestione della vendita una tantum di giorni singoli, consigliamo di pianificare un multipack per ogni variabile di frequenza (mattino, pomeriggio, giornata intera con pasto etc..) utilizzando se necessario i listini multipack e le prenotazioni. 

Posso consentire l'accesso ai partecipanti al centro estivo se ho un varco?

Se il centro dispone di un sistema per il controllo degli accessi e il bambino deve oltrepassarlo per poter raggiungere il punto di ritrovo, è necessario creare un multipack con un modello di accesso associato in modo che il partecipante possa accedere alla struttura dato che la pianificazione delle vendita settimanale del corso non ne consentirà l'accesso. 

• Creare un modello di accesso che consenta l'accesso nelle fasce orarie e nelle aree in cui si svolge il centro estivo
• Creare un listino multipack con una riga per ogni settimana di iscrizione la cui validità corrisponde al periodo. Quindi per esempio la durata della settimana 1 turno sarà quella del periodo corrispondente. 
• Inserire come prezzo 0€. 
• Creare un Multipack da listino ACCESSO CENTRO ESTIVO aggiungendo successivamente il modello di accesso. 
• L'operatore dovrà quindi vendere il multipack avendo premura di scegliere la/le righe del listino corrispondenti alle settimane di effettiva iscrizione
• Assegnare la tessera/braccialetto per l'accesso 

Posso mandare comunicazioni via mail ai genitori degli iscritti?

Dalla sezione marketing di SPORTRICK è possibile filtrare un elenco di iscritti ed eseguire diverse operazioni come l'invio di comunicazioni via mail. Per poter mandare email è necessario disporre di credito email sufficiente, aver censito una direzione email valida sul profilo del cliente e che sia stato raccolto il consenso per la ricezione di comunicazioni marketing. Per impostare una ricerca di marketing ed eseguire delle operazioni massive con i contatti trovati, si rimanda al documento specifico. 

Posso raccogliere online le iscrizioni ai centri estivi?

Occorre valutare il caso specifico. 

Che report ho a disposizione?

È possibile configurare dei report standard per la gestione quotidiana del campo estivo, come una chiusura cassa o un elenco standard di partecipanti ai corsi. Per ulteriori informazioni sulla creazione dei report standard, si rimanda manuale specifico sulla creazione dei Report Standard. Nel caso di report particolari al di fuori delle possibilità offerte dalla sezione report standard, è necessaria un'attività a pagamento. Contattare il nostro reparto commerciale.