INDICE

Introducción

Si un cliente falta a una clase de un curso didáctico, con SPORTRICK es posible configurar una función que permite recuperar clases bajo ciertas condiciones. Por ejemplo, es posible establecer si se requiere justificar la ausencia o limitar el número máximo de recuperaciones según el curso y la actividad. Este manual muestra cómo configurar modelos de recuperación para las clases y establecer las condiciones aplicables. 


Atención: no debes confundir este procedimiento con la recuperación de clases que se reservan a través de un multipack. Si las clases se han reservado mediante un multipack, ya sea de créditos o de tiempo, no es necesario crear un modelo de recuperación de clases. En estos casos, basta con cancelar la reserva y hacer una nueva para la clase deseada.


Configuración del modelo de recuperación

Para crear un modelo de recuperación de clases:

  1. hacer clic en Planificación -> Cursos -> Recuperación de clases
  2. botón añadir
  3. especificar la información en las pestañas INFO y FILTRAR CURSOS/CLASES como se describe a continuación


INFO

1. nombre: es el nombre que identifica el modelo de recuperación (OBLIGATORIO); 

2. normas: las limitaciones/condiciones para poder acceder a la recuperación de una clase (OPCIONALES);

  • limitación 1: número máximo de recuperaciones posibles. El valor incluido en este campo limita el número de recuperaciones posibles en el período. Atención, no es posible transferir las recuperaciones a otro período pero sí es posible recuperar una clase en otro período. Ejemplo: período trimestral de enero a marzo y se configura el valor 10.  El cliente dispone de máximo 10 recuperaciones durante el período trimestral. A día 20 de marzo tiene todavía dos recuperaciones posible y la clase del 20 de marzo por recuperar. Las recuperaciones posible no podrán ser trasladadas al trimestre sucesivo pero sí es posible recuperar la clase del 20 de marzo en abril si el cliente sigue inscrito al curso; 
  • limitación 2: posibilidad de recuperación solo en caso de ausencia. Esta condición sirve para vincular la posibilidad de reservar una clase de recuperación a una ausencia. Al marcar la primera opción de la limitación 2, el sistema despliega una segunda variable opcionalmente elegible. Se detallan a continuación ambas variable y el efecto sobre el derecho de reserva de una clase de recuperación. 
    • VARIABLE 1: es necesaria una ausencia para cada recuperación: el cliente que no asista a la clase tendrá automáticamente derecho a una clase de recuperación, sin importar si el estado de la clase es indefinido (estado predeterminado) o marcado como ausente:En el ejemplo de la imagen de arriba: el cliente tiene derecho a reservar una recuperación tanto de la clase del 8/02 (icono X = ausente) como de la clase del 15/02 (icono calendario = indefinido);
    • VARIABLE 2 (opcionalmente elegible): el sistema tiene en cuenta solo las ausencias marcadas/declaradas. El cliente que no asista a la clase, tendrá derecho a una clase de recuperación solamente si el estado de la clase es ausente: En el ejemplo de la imagen de arriba: el cliente tiene derecho a reservar una recuperación de la clase del 8/02 (icono X = ausente) pero NO de la clase del 15/02 (icono calendario = indefinido);  


Se remite a los manuales específicos para:


Atención: para que el cliente pueda marcar la ausencia a clase desde el portal E-Commerce es necesario que se haya configurado esta opción con antelación. Véase el manual Habilitar la reserva de clases de recuperación desde el E-Commerce. 



3. etiquetas (RECOMENDADAS): para que las búsquedas sean más rápidas, es recomendable crear una etiqueta "recuperación" que el sistema aplicará automáticamente a todas las clases reservadas a través de este modelo de recuperación. ¿Porqué es recomendable usar una etiqueta para las clases de recuperación? 

  1. Las clases de recuperación con la etiqueta podrán ser visibles desde el perfil del cliente ayudando su identificación. Para ello acceder al Perfil del cliente > clic en la inscripción al curso didáctico > pestaña cursos: 
  2. Esto es útil también a la hora de distinguir los clientes que reservaron una recuperación de los que atienden regularmente al curso como se muestra en la ventana del curso desde Horario > Doble clic sobre el curso: Para detalles sobre a creación de una etiqueta véase el documento específico ¿Cómo crear etiquetas? Para este uso es necesario crear una etiqueta tipo CURSO. 



FILTRAR CURSOS/CLASES

 

  • actividades a utilizar como un filtro de búsqueda para las recuperaciones (OBLIGATORIO): para que la recuperaciones se puedan reservar, cabe especificar en este campo cuáles actividades se pueden reservar para recuperar las clases. También es posible elegir sólamente de marcar la casilla "limitar el modelo de recuperación de la clase a la actividad vendida". De esta forma sólo se podrán reservar clases de recuperación si la actividad corresponde a la del curso adquirido por el cliente; 
  • recuperación a través de cursos con el mismo nivel (OPCIONAL): marcando esta opción, los clientes podrán reservar una clase de recuperación solo si el nivel del curso corresponde al nivel del cliente; 

Atribuir un modelo de recuperación a un curso


Para poder activar un modelo de recuperación: 

  1. acceder a la sección Planificación > Cursos > Modelos de Venta
  2. filtrar la temporada > filtrar la actividad > confirmar (solo si ya se crearon modelos de venta. Para ver cómo crear un modelo de venta hacer clic aquí)
  3. bajar para visualizar la tabla de los modelos de venta
  4. hacer clic en Editar
  5. seleccionar el modelo de recuperación; 
  6. hacer clic en OK.



Para quitar el modelo de recuperación será suficiente hacer clic en la cruz dentro del campo correspondiente. 



Recuperaciones e interacción con el control de accesos 

Como el derecho a la reserva de una clase de recuperación se obtiene si el estado de la participación del alumno a esa clase es "indefinido" o "ausente" cabe dedicar algunas palabras a cómo se recoge la información de la presencia a clase de un alumno. 


Esta información es fundamental ya que permite que la funcionalidad "recuperación de clases" funcione de forma correcta. La información sobre la presencia de un alumno a clase puede recogerse de forma automática o manual: 

  • si el centro dispone de un lector para el control de accesos, la presencia a la clase del curso de un alumno será marcada automáticamente; 
  • si el centro no dispone de lectores para el control de los accesos, la gestión de la presencia a la clase tendrá que llevarse a cabo de forma manual. SPORTRICK permite marcar la asistencia a clase desde tres diferentes secciones: página principal, horario, sección Monitor ->Cursos. Se detalla cómo hacerlo en este documento ¿Cómo puedo marcar la asistencia a clase?