Lista Argomenti
- pre-requisiti;
- introduzione;
- opzione: registrare gli insoluti pre-fatturazione:
- configurazione per la gestione degli insoluti pre-fatturazione;
- registrazione degli insoluti pre-fatturazione;
- generazione delle ricevute di pagamento;
- opzione: registrare gli insoluti post-fatturazione:
- generazione delle ricevute di pagamento;
- configurazione per la gestione degli insoluti post-fatturazione;
- registrazione degli insoluti post-fatturazione;
- come gestire il pagamento insoluto di un cliente
1. Pre-requisiti
Questo manuale tratta concetti che devono essere chiari a priori. Per un ripasso, si consigliano i seguenti manuali:
- manuale sui numeratori documenti
- manuale sui documenti
- manuale sulle tasse
- tutti i manuali relativi alla gestione dei pagamenti SEPA
2. Introduzione
Quando la banca riceve una distinta, elabora i pagamenti contenuti in distinta per poterli accreditare sul conto del richiedente. Quindi gli importi previsti per ciascun pagamento verranno trasferiti dal conto del cliente al conto del centro.
I pagamenti possono però avere esito negativo, per una svariata serie di ragioni. La banca comunicherà al centro sia quelli con esito positivo sia quelli con esito negativo (denominati insoluti).
A seconda di come si decide di gestire la fatturazione, gli insoluti possono essere registrati prima o dopo la fatturazione.
Di conseguenza, la fatturazione e la gestione degli insoluti su SPORTRICK variano a seconda della gestione contabile del centro, in merito alla quale il servizio di assistenza non fornisce alcuna consulenza, dato che esula dalle competenze del nostro team.gestione degli insoluti pre-fatturazione = registrare gli insoluti prima dell'emissione delle ricevute di pagamento;
gestione degli insoluti post-fatturazione = registrare gli insoluti dopo l'emissione delle ricevute di pagamento.
Di seguito viene indicato come configurare e utilizzare le due opzioni. Ne va scelta una soltanto.
3. Opzione: registrare gli insoluti pre-fatturazione
Se nel proprio centro gli insoluti vengono gestiti prima di fatturare (ovvero prima dell'emissione della ricevuta), si dovranno replicare i passaggi descritti nei seguenti paragrafi.
Configurazione per la gestione degli insoluti pre-fatturazione
Per far funzionare correttamente il processo di gestione degli insoluti pre-fatturazione è obbligatorio creare un articolo che di fatto verrà utilizzato automaticamente dal sistema per registrare le pendenze derivanti da pagamenti SEPA che non sono andati a buon fine. Di seguito vengono dettagliati i passaggi per impostare questo articolo:
- TASSAZIONE: è necessario creare una tassa con IVA 0 (sempre che non sia già stata creata, nel qual caso si potrà utilizzare la tassa già configurata);
- ARTICOLO PER INSOLUTO: per creare un articolo che verrà utilizzato in automatico dal sistema per inserire le pendenze dei pagamenti insoluti è necessario aprire la maschera di pianificazione su SPORTRICK e cliccare su Proshop -> Categorie. Tramite il tasto Aggiungi, si dovrà creare una categoria denominata INSOLUTI e premere OK per salvare. Poi si dovrà premere sul tasto Articolo (al lato del tasto Categorie) e cliccare su Aggiungi per creare un articolo chiamato per esempio INSOLUTO PRE-FATTURAZIONE al quale si dovrà assegnare la categoria INSOLUTI e la tassa (IVA 0). Premere OK per salvare. Al lato della riga corrispondente all'articolo creato, premere sul tasto MODIFICA e copiare il numero che corrisponde all'ID dell'articolo. Il passaggio successivo spiegherà dove incollare questo dato;
- ATTIVAZIONE GESTIONE INSOLUTI PRE-FATTURAZIONE: per attivare la gestione degli insoluti pre-fatturazione è necessario abilitare l'opzione necessaria accedendo al portale VAR e seguendo il percorso Managed Environments -> View More -> Configurations -> Settings per poi introdurre nel campo di ricerca il codice 10163 corrispondente alla configurazione "ID of the Item to sell to re-charge unpaid objects before invoicing" -> premere sul tasto Modify, deselezionare la casella "use default value" e incollare l'ID corrispondente all'articolo censito su SPORTRICK. Premere OK per salvare.
Per terminare la configurazione della gestione contabile degli insoluti pre-fatturazione, è necessario seguire questi ulteriori passaggi:
- creare un numeratore documenti specifico che andrà a numerare i documenti associati agli insoluti;
- creare un modello documento che verrà generato in caso di insoluto e associare il numeratore apposito;
- dalla sezione Impostazioni -> Tasse -> "Gestione Avanzata" si associa il modello documento per gli insoluti alla tassa, di modo che il sistema emetta in automatico quel tipo di documento ogni volta che verrà registrato un insoluto con quella tassazione. Questa operazione può essere ripetuta per vari tipi di tassa in caso ce ne siano più di uno;
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Dopo aver terminato la configurazione, il sistema emetterà questa ricevuta di default per ogni insoluto registrato. Di fatto, il documento avrà un valore fittizio, in quanto non è da considerarsi una vera e propria ricevuta in quanto l'insoluto è registrato in modalità pre-fatturazione, quindi i pagamenti non sono ancora stati registrati nella contabilità del sistema.
Si consiglia di escludere dalle reportistiche di contabilità questo tipo di documento per non tenerlo in considerazione durante l'analisi degli incassi, in quanto questi documenti riguardano solamente importi non incassati.
Registrazione degli insoluti pre-fatturazione
Per registrare un insoluto su SPORTRICK è possibile:
- caricare il file inviato dalla banca con gli esiti dei pagamenti affinché SPORTRICK registri in modo semi-automatico eventuali insoluti
- oppure, se la propria banca non offre questo servizio, si potranno registrare manualmente gli insoluti su SPORTRICK.
Una volta registrati gli insoluti, manualmente oppure in modo semi-automatico, il risultato sarà il seguente:
- il sistema genera un documento fittizio con una numerazione separata da quella seguita dalle ricevute emesse per i pagamenti;
- il sistema genera un nuovo pagamento (rata) agganciato al SEPA con data di scadenza impostata di default al mese successivo.
Registrazione semi-automatica degli insoluti | Registrazione manuale degli insoluti |
| Prima di iniziare è bene verificare che il file fornito dalla propria banca con gli esiti dei pagamenti inseriti in distinta sia compatibile con SPORTRICK. Di seguito i formati supportati:
Per caricare il file con gli esiti dei pagamenti SEPA inclusi nella distinta inviata alla banca, cliccare su Report -> Back Office -> Gestione Esiti SDD. Cliccare su Sfoglia e selezionare il file ricevuto dalla banca cercandolo nella cartella del proprio pc dove è stato salvato. Poi premere su Carica. In caso SPORTRICK rilevi insoluti, verranno indicati in un apposito messaggio dove appariranno i nominativi dei clienti, il codice di errore e una descrizione. Se invece i pagamenti sono andati a buon fine, apparirà un messaggio di conferma. Il file può essere caricato una volta sola. Per poter tornare a visualizzare la lista di clienti con un insoluto e il relativo errore si dovrà aprire la maschera di Back Office e cliccare sul tasto "Vedi distinte SDD generate". L'icona con una moneta e una x rossa indica un insoluto. |
Cliccando su Report -> Back Office -> Vedi distinte SDD generate, è possibile accedere al dettaglio di una distinta generata premendo il tasto apposito. Il sistema mostrerà la lista dei pagamenti inseriti nella distinta e al lato di ognuno troviamo:
Una volta premuto il tasto di registrazione insoluto, il sistema chiederà conferma. ATTENZIONE! QUESTA OPERAZIONE NON È REVERSIBILE!!! Una volta confermato, apparirà un'icona con una moneta e una x rossa ad indicare l'insoluto e la descrizione "manual" ad indicare la registrazione manuale dell'insoluto. La registrazione manuale va effettuata singolarmente per ogni pagamento andato in insoluto. |
Cosa accade una volta registrato l'insoluto?
Una volta completata la registrazione dell'insoluto, aprendo l'anagrafica del cliente si nota che:
- nella maschera Acquistato -> ProShop appare l'insoluto;
- nella maschera Pagamento appare l'importo corrispondente alla rata insoluta, agganciato al SEPA (che il sistema imposta in automatico con data di scadenza al mese successivo);
- nella maschera Documenti appare il documento fittizio relativo all'insoluto.
Generazione delle ricevute di pagamento
A questo punto si possono emettere le ricevute per i pagamenti registrati, seguendo le indicazioni del manuale: Genera documenti per pagamenti SDD
4. Opzione: registrare gli insoluti post-fatturazione
Se nel proprio centro gli insoluti vengono gestiti dopo aver fatturato (ovvero dopo l'emissione della ricevuta),
si dovranno replicare i passaggi descritti nei seguenti paragrafi.
Generazione delle ricevute di pagamento
Si rimanda al manuale "Genera documenti per pagamenti SDD" per indicazioni su come emettere le ricevute per i pagamenti SEPA. Una volta generate, sarà possibile procedere con la registrazione di eventuali insoluti post-fatturazione.
Configurazione per la gestione degli insoluti post-fatturazione
Per far funzionare correttamente il processo di gestione degli insoluti post-fatturazione è obbligatorio creare un articolo che di fatto verrà utilizzato automaticamente dal sistema per registrare le pendenze derivanti da pagamenti SEPA che non sono andati a buon fine. Di seguito vengono dettagliati i passaggi per impostare questo articolo:
- TASSAZIONE: è necessario creare una tassa per l'IVA (sempre che non sia già stata creata, nel qual caso si potrà utilizzare la tassa già configurata);
- ARTICOLO PER INSOLUTO: per creare un articolo che verrà utilizzato in automatico dal sistema per inserire le pendenze dei pagamenti insoluti è necessario aprire la maschera di pianificazione su SPORTRICK e cliccare su Proshop -> Categorie. Tramite il tasto Aggiungi, si dovrà creare una categoria denominata INSOLUTI e premere OK per salvare. Poi si dovrà premere sul tasto Articolo (al lato del tasto Categorie) e cliccare su Aggiungi per creare un articolo chiamato per esempio INSOLUTO POST-FATTURAZIONE al quale si dovrà assegnare la categoria INSOLUTI e la tassa (IVA). Premere OK per salvare.
Al lato della riga corrispondente all'articolo creato, premere sul tasto MODIFICA e copiare il numero che corrisponde all'ID dell'articolo.
Il passaggio successivo spiegherà dove incollare questo dato; - ATTIVAZIONE GESTIONE INSOLUTI POST-FATTURAZIONE: per attivare la gestione degli insoluti post-fatturazione è necessario abilitare l'opzione necessaria accedendo al portale VAR e seguendo il percorso Managed Environments -> View More -> Configurations -> Settings per poi introdurre nel campo di ricerca il codice 10127 corrispondente alla configurazione "ID of the Item to sell to re-charge unpaid objects after invoicing" -> premere sul tasto Modify, deselezionare la casella "use default value" e incollare l'ID corrispondente all'articolo censito su SPORTRICK. Premere OK per salvare.
IMPORTANTE: Per evitare una doppia gestione contabile degli insoluti registrato dopo la fatturazione, è necessario cancellare il documento creato durante la generazione massiva delle ricevute per i pagamenti SEPA (ovvero durante il processo di fatturazione su SPORTRICK). Per poter di fatto annullare il documento è necessario generare una nota di credito. I passaggi che indicano come configurare e generare una nota di credito si trovano nel manuale: Come faccio a utilizzare la nota di credito?
Registrazione degli insoluti post-fatturazione
La gestione degli insoluti post-fatturazione prevede l'annullamento della ricevuta di pagamento creata prima della registrazione dell'insoluto.
Per registrare un insoluto su SPORTRICK è possibile:
- caricare il file inviato dalla banca con gli esiti dei pagamenti affinché SPORTRICK registri in modo semi-automatico eventuali insoluti
- oppure, se la propria banca non offre questo servizio, si potranno registrare manualmente gli insoluti su SPORTRICK.
Qualsiasi opzione si scelga, sarà sempre necessario annullare il documento corrispondente al pagamento andato in insoluto. Per effettuare questa operazione è necessario emettere una nota di credito (vedi paragrafo "Cosa accade una volta registrato l'insoluto?")
Registrazione semi-automatica degli insoluti | Registrazione manuale degli insoluti |
Prima di iniziare è bene verificare che il file fornito dalla propria banca con gli esiti dei pagamenti inseriti in distinta sia compatibile con SPORTRICK. Di seguito i formati supportati:
Per caricare il file con gli esiti dei pagamenti SEPA inclusi nella distinta inviata alla banca, cliccare su Report -> Back Office -> Gestione Esiti SDD. Cliccare su Sfoglia e selezionare il file ricevuto dalla banca cercandolo nella cartella del proprio pc dove è stato salvato. Poi premere su Carica. In caso SPORTRICK rilevi insoluti, verranno indicati in un apposito messaggio dove appariranno i nominativi dei clienti, il codice di errore e una descrizione. Se invece i pagamenti sono andati a buon fine, apparirà un messaggio di conferma. Il file può essere caricato una volta sola. Per poter tornare a visualizzare la lista di clienti con un insoluto e il relativo errore si dovrà aprire la maschera di Back Office e cliccare sul tasto "Vedi distinte SDD generate". L'icona con una moneta e una x rossa indica un insoluto. |
Cliccando su Report -> Back Office -> Vedi distinte SDD generate, è possibile accedere al dettaglio di una distinta generata premendo il tasto apposito. Il sistema mostrerà la lista dei pagamenti inseriti nella distinta e al lato di ognuno troviamo:
Una volta premuto il tasto di registrazione insoluto, il sistema chiederà conferma. ATTENZIONE! QUESTA OPERAZIONE NON È REVERSIBILE!!! Una volta confermato, apparirà un'icona con una moneta e una x rossa ad indicare l'insoluto e la descrizione "manual" ad indicare la registrazione manuale dell'insoluto. La registrazione manuale va effettuata singolarmente per ogni pagamento andato in insoluto. |
Cosa accade una volta registrato l'insoluto?
La prima cosa da fare è annullare il documento relativo al pagamento andato in insoluto ai fini di evitare una doppia gestione contabile dell'incasso.
Per annullare la ricevuta è necessario stornarla tramite l'emissione di una nota di credito.
Nella sezione Documenti dell'anagrafica del cliente, bisogna cliccare sulla freccina al lato del tasto Stampa in corrispondenza della ricevuta generata per il pagamento andato in insoluto e selezionare la voce nota di credito dal menù a tendina (che potrà di fatto essere selezionata solo se è stata correttamente configurata nelle impostazioni di SPORTRICK).
Nella nuova maschera che si aprirà in automatico, si dovrà selezionare il SEPA come metodo di pagamento originale e l'importo da stornare. Confermare l'operazione cliccando su OK.
Una volta effettuato lo storno, nella sezione Documenti dell'anagrafica apparirà la nota di credito relativa al documento stornato.
La rata a questo punto risulterà ancora da pagare tramite SEPA e avrà la data di scadenza impostata di default al mese successivo.
5. Come gestire il pagamento insoluto di un cliente
A seguire vengono indicate delle operazioni effettuabili su SPORTRICK per la gestione di clienti con pagamenti insoluti.Innanzitutto, per individuare un cliente con uno o più pagamenti insoluti si può sfruttare la sezione Report -> Marketing. La ricerca può essere poi salvata per riutilizzarla senza doverla configurare ogni volta. Nell'immagine di esempio è stata configurata una ricerca per trovare tutti i clienti con un insoluto non pagato. Se si desidera applicare un filtro più specifico impostando la data in cui è stato registrato l'insoluto, si deve tenere in considerazione che il filtro "data vendita" corrisponde alla data di registrazione dell'insoluto. Una volta impostati i filtri, basterà premere sul pulsante Aggiungi sulla destra per visualizzara la lista dei clienti che corrispondono alla ricerca impostata.
Per visualizzare anche gli importi dei pagamenti andati in insoluto, si dovrà creare un report apposito, dato che la ricerca marketing permette unicamente di estrarre nominativi. Dalle Impostazioni di SPORTRICK, cliccare sul tasto REPORT.
Di seguito un suggerimento di come impostare il report:
fonte dati | scadenze pagamenti |
colonne |
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totali | segnare l'opzione "quota" se si desidera avere la somma degli importi insoluti |
parametri | Il parametro fondamentale è nome oggetto, dato che prima di aprire il report si dovrà inserire la parola "insoluto", per scartare qualsiasi altro tipo pendenza. Per filtrare per data si può utilizzare il parametro "data inserimento" oppure "scadenza", a seconda del tipo di dati che si vogliono estrarre. Per visualizzare nel report solo gli insoluti non ancora saldati, si può pensare di aggiungere anche il filtro "pagato" come parametro. |
Esempio di risultato finale:
A seconda di come il proprio centro gestisce il pagamento degli importi insoluti, vengono suggerite diverse soluzioni per sfruttare al meglio le potenzialità di SPORTRICK nelle varie casistiche.
| 1) AVVISARLO | impostando la ricerca marketing suggerita e premendo Aggiungi, è possibile individuare tutti i clienti con un insoluto per:
Per esempio si potrebbe impostare un processo automatico affinché il sistema ogni giorno effettui una ricerca per individuare i clienti con un pagamento insoluto registrato nella giornata di ieri. Questo permette di evitare che un cliente venga contattato ripetutamente, bensì verrà avvisato solo in caso il giorno prima sia stato rilevato un pagamento insoluto. La ricerca marketing da impostare in questo caso sarebbe sempre quella descritta nell'esempio di questo manuale, ma sul filtro "data vendita" si dovrà impostare il valore "differenza giorni rispetto a oggi" da -1 al -1, in modo da individuare solo clienti con un insoluto recente, ovvero registrato ieri. Una volta salvata la ricerca, va impostato l'automatismo dal portale VAR, configurando una macro. Questa operazione è consigliata solo a utenti con competenze informatiche avanzate. Si rimanda al manuale per la procedura guidata sulla configurazione delle macro |
| 2) ETICHETTARLO | si può pensare di etichettare i clienti con un insoluto in modo che salti all'occhio quando si lavora sull'anagrafica del cliente oppure se si registrano gli accessi in modo manuale. Per farlo basterà impostare la ricerca marketing suggerita. Una volta premuto Aggiungi si dovrà premere sul tasto Tag (sulla destra dello schermo) per assegnare il tag desiderato alle anagrafiche. L'assegnazione tag può essere automatizzata tramite macro da configurare sul portale VAR. Questa operazione è consigliata solo a utenti con competenze informatiche avanzate. Si rimanda al manuale per la procedura guidata sulla configurazione delle macro |
| 3) BLOCCARLO | se si utilizza il controllo accessi, è possibile bloccare l'ingresso ai clienti con un insoluto in modo da far saldare immediatamente l'importo con un metodo di pagamento diverso da SEPA. Basta seguire le indicazioni del punto due della tabella relativo all'etichettatura del cliente impostando il filtro date necessarie. Attenzione: nei dettagli del tag configurato da Impostazioni -> Tag deve esserci l blocco accessi attivato! Domanda: se ho già l'opzione di blocco con pagamento scaduto attivata, perché devo applicare un tag bloccante ai clienti con insoluto? Risposta: perché di default il sistema imposta la data prevista per il saldo dell'insoluto al mese successivo, in modo che possa essere inserito nella distinta SEPA del mese seguente, quindi non bloccherebbe i clienti poiché l'importo non è considerato ancora scaduto. Questa operazione può causare inconvenienti in caso ci si dimentichi di togliere il tag bloccante una volta che il cliente ha saldato l'insoluto. Eventualmente si può gestire l'assegnazione e rimozione automatica di tag utilizzando le macro. Questa operazione è consigliata solo a utenti con competenze informatiche avanzate. Si rimanda al manuale per la procedura guidata sulla configurazione delle macro. |
Come incassare un insoluto
Le opzioni per incassare un insoluto sono due:
inserire l'insoluto nella prossima distinta SEPA (di default il sistema imposta la data di scadenza dell'insoluto al mese successivo in modo che figuri tra i pagamenti dovuti da inserire in distinta);
scollegare l’insoluto dal SEPA in modo che il cliente possa saldarlo con un altro metodo di pagamento e il centro possa incassare la pendenza a breve termine. Per sganciare l'insoluto dal SEPA basta portarsi sulla maschera di pagamento e cliccare sull'icona del lucchetto al lato dell'insoluto.
Il sistema chiederà conferma. Premere sì e saldare il pagamento cliccando su Paga Ora per poi selezionare il metodo di pagamento 
Dove visualizzare tutti gli insoluti di un cliente
Nella sezione ProShop dell'anagrafica del cliente si può visualizzare lo storico di tutti gli insoluti. L'icona con la monetina o senza indica se l'insoluto è stato poi effettivamente saldato dal cliente.
