INDICE

• 1. Pre-requisiti
• 2. Introduzione
• 3. INSOLUTI PRE-FATTURAZIONE
  • 3.1 Configurazione per la gestione degli insoluti pre-fatturazione
  • 3.2 Registrazione degli insoluti pre-fatturazione
    • 3.2.1 Procedura dettagliata per la registrazione semi-automatica degli insoluti
    • 3.2.2 Procedura dettagliata per la registrazione manuale degli insoluti 
    • 3.2.3 Cosa accade una volta registrato l'insoluto?
    • 3.2.4 Generazione delle ricevute di pagamento
• 4. INSOLUTI POST-FATTURAZIONE
  • 4.1 Configurazione per la gestione degli insoluti post-fatturazione 
  • 4.2 Registrazione degli insoluti post-fatturazione
    • 4.2.1 Generazione delle ricevute di pagamento
    • 4.2.2 Procedura dettagliata per la registrazione semi-automatica degli insoluti
    • 4.2.3 Procedura dettagliata per la registrazione manuale degli insoluti 
    • 4.2.4 Cosa accade una volta registrato l'insoluto?
• 5. DOMANDE FREQUENTI
  • 7.1 Come individuare un cliente con uno o piu pagamenti insoluti (lista)
  • 7.2 Come individuare un cliente con uno o piu pagamenti insoluti e i relativi importi
  • 7.3 Come gestire l'accesso di un cliente con insoluto
  • 7.4 Come incassare un insoluto
  • 7.5 Dove visualizzare tutti gli insoluti di un cliente

1. Pre-requisiti

Questo manuale tratta concetti che devono essere chiari a priori. Per un ripasso, si consigliano i seguenti manuali:

• Numeratori Documenti
• Documenti
• Tasse
• MANUALISTICA SULLA GESTIONE DEI PAGAMENTI SEPA E DISTINTE

2. Introduzione

Quando la banca riceve una distinta, elabora i pagamenti in essa contenuti per accreditarli sul conto del richiedente. Gli importi previsti per ciascun pagamento vengono quindi trasferiti dal conto del cliente al conto del centro. Tuttavia, alcuni pagamenti possono avere esito negativo per diverse ragioni. La banca comunicherà al centro sia gli importi andati a buon fine sia quelli con esito negativo (denominati insoluti).

A seconda delle scelte di gestione contabile del centro, gli insoluti possono essere registrati prima o dopo la fatturazione. Di conseguenza, la gestione della fatturazione e degli insoluti su Sportrick varia in base alla procedura adottata dal centro. Si precisa che il servizio di assistenza Sportrick non fornisce consulenza in merito agli aspetti contabili.

Cosa significa gestire gli insoluti prima (pre) o dopo la fatturazione (post)?

3. INSOLUTI PRE-FATTURAZIONE

Se nel centro la gestione degli insoluti avviene prima della fatturazione (ossia prima dell’emissione della ricevuta), sarà necessario seguire i passaggi descritti nei paragrafi seguenti. 

3.1 Configurazione per la gestione degli insoluti pre-fatturazione

Per il funzionamento del processo di gestione degli insoluti pre-fatturazione è obbligatorio creare un articolo che verrà utilizzato automaticamente da Sportrick per registrare le pendenze derivanti da pagamenti SEPA che non sono andati a buon fine. Di seguito vengono dettagliati i passaggi per impostare correttamente questo articolo.

• TASSE: è necessario creare una tassa con IVA 0% (sempre che non sia già stata creata, in questo caso si potrà utilizzare la tassa esistente;
• ARTICOLO PER INSOLUTO. Per creare un articolo che verrà utilizzato in automatico da Sportrick per inserire le pendenze dei pagamenti insoluti è necessario:
  1. aprire la maschera di pianificazione > cliccare su Proshop > Categorie;
  2. tramite il tasto Aggiungi, si dovrà creare una categoria denominata INSOLUTI e premere OK per salvare;
  3. premere sul tasto Articolo (al lato del tasto Categorie) e cliccare su Aggiungi per creare un articolo chiamato per esempio INSOLUTO PRE-FATTURAZIONE;
  4. assegnare a questo articolo la categoria INSOLUTI e la tassa allo 0%;
  5. premere OK per salvare; 
  6. premere sul tasto MODIFICA al lato della riga corrispondente all'articolo creato e copiare il numero che corrisponde all'ID dell'articolo. Il passaggio successivo spiegherà dove incollare questo dato. 
• ATTIVAZIONE GESTIONE INSOLUTI DAL VAR. Per attivare la gestione degli insoluti pre-fatturazione è necessario abilitare l'opzione necessaria sul portale VAR:
  1. seguendo il percorso Managed Environments > View More > Configurations > Settings, introdurre nel campo il codice 10163 corrispondente alla configurazione "ID of the Item to sell to re-charge unpaid objects before invoicing"; 
  2. premere sul tasto Modify;
  3. deselezionare la casella "use default value";
  4. incollare l'ID corrispondente all'articolo censito su Sportrick;
  5. premere OK per salvare.
  6. seguire nuovamente in passaggi dall'1 al 5 anche per il codice 10127. 
• GESTIONE CONTABILE. Per terminare la configurazione della gestione contabile degli insoluti pre-fatturazione, è necessario seguire questi ulteriori passaggi: 
  1. creare un numeratore documenti specifico che andrà a numerare i documenti associati agli insoluti (Es. Doc.Insoluto); 
  2. creare un modello documento che verrà generato in caso di insoluto e associare il numeratore creato in precedenza (Es. Doc.Insoluto); 
  3. dalla sezione Impostazioni > Tasse > Gestione Avanzata, cliccare su Modifica accanto alla tassa associata all’oggetto venduto. Nel campo Doc. Insoluto, specificare il modello di documento da utilizzare per gli insoluti. In questo modo, Sportrick genererà automaticamente quel tipo di documento ogni volta che verrà registrato un insoluto relativo a un oggetto collegato a quella tassa. Questa operazione può essere ripetuta per più tipi di tasse, se presenti.

3.2 Registrazione degli insoluti pre-fatturazione

Per registrare su Sportrick un insoluto in modalità pre-fatturazione è possibile procedere in due modi: modalità semi-automatica (1) o modalità manuale (2). 

1. Consente di caricare il file inviato dalla banca con gli esiti dei pagamenti. In questo modo Sportrick registrerà in modo semi-automatico eventuali insoluti. Per procedere tramite questa modalità, è bene verificare che il file fornito dalla propria banca con gli esiti dei pagamenti inseriti in distinta sia compatibile con Sportrick. Di seguito i formati supportati:
   • Formato standard ISO 20022 - "camt.053.001.02"
   • Formato CBI - "CBISDDStsRptLogMsg" o 'ISO 20022 "pain.002.001.x
2. Se la banca non fornisce il file con gli esiti o se il formato fornito non è compatibile, gli insoluti potranno essere registrati manualmente direttamente su Sportrick.

Una volta completata la registrazione (in modalità semi-automatica o manuale):

1. Verrà generato un documento fittizio con una numerazione separata rispetto a quella delle ricevute dei pagamenti regolari. Si consiglia di escludere dalle reportistiche di contabilità questo tipo di documento per non tenerlo in considerazione durante l'analisi degli incassi, in quanto questi documenti riguardano solamente importi non incassati. 
2. Verrà creato un nuovo pagamento (rata) collegato al SEPA, con data di scadenza impostata di default al mese successivo. 

3.2.1 Procedura dettagliata per la registrazione semi-automatica degli insoluti

Per caricare il file con gli esiti dei pagamenti SEPA inclusi nella distinta inviata alla banca:

1. cliccare su Report > Back Office > Gestione Esiti SDD;
2. cliccare su Sfoglia e selezionare il file ricevuto dalla banca cercandolo nel proprio pc; 
3. premere sul tasto CARICA;
4. se Sportrick rileva degli insoluti, verranno indicati in un apposito messaggio dove appariranno i nominativi dei clienti, il codice di errore e una descrizione. Se invece i pagamenti sono andati a buon fine, apparirà un messaggio di conferma.

Attenzione: il file esiti può essere caricato solamente una volta.

Per poter visualizzare nuovamente la lista di clienti con un insoluto e il relativo errore si dovrà aprire la maschera di Back Office e cliccare  sul tasto "Vedi distinte SDD generate". L'icona con una moneta e una x rossa indica un insoluto.

3.2.2 Procedura dettagliata per la registrazione manuale degli insoluti 

Per registrare manualmente un insoluto:

1. accedere da Report > Back Office > Vedi distinte SDD generate;
2. selezionare la distinta desiderata e premere il tasto DETTAGLIO per visualizzarne il contenuto. All’interno della distinta, Sportrick mostra l’elenco dei pagamenti inclusi. Per ciascun pagamento sono visibili:
   • un’icona con una clessidra, che indica che la ricevuta non è ancora stata generata;
   • un tasto dedicato alla registrazione manuale dell’insoluto REGISTRA INSOLUTO.
3. premendo il tasto il sistema richiederà una conferma definitiva "Sei sicuro di volere segnare questo pagamento insoluto?"⚠️ Attenzione: questa operazione non è reversibile.
4. una volta fatto clic su SI, accanto al pagamento apparirà un’icona con una moneta e una X rossa, che identifica l’insoluto, accompagnata dal Codice Errore “MANUAL”, a indicare che si tratta di una registrazione manuale. 

La registrazione deve essere effettuata singolarmente per ogni pagamento insoluto. Per facilitare la ricerca del soggetto interessato, si consiglia di utilizzare il campo di ricerca disponibile nella schermata inserendo il NOME DEBITORE.

3.2.3 Cosa accade una volta registrato l'insoluto?

Una volta completata la registrazione dell’insoluto, accedendo all’anagrafica del cliente si possono verificare i seguenti aggiornamenti:

• Sezione Acquistato → ProShop: l’insoluto risulta visibile nell’elenco degli acquisti;
• Sezione Pagamento: compare l’importo corrispondente alla rata insoluta, collegato al RID; Sportrick imposta automaticamente una nuova data di scadenza al mese successivo;
• Sezione Documenti: è presente il documento fittizio generato dal sistema per tracciare l’insoluto.

3.2.4 Generazione delle ricevute di pagamento

4. INSOLUTI POST-FATTURAZIONE

Se nel proprio centro gli insoluti vengono gestiti dopo aver emesso le ricevute si dovranno replicare i passaggi descritti nei seguenti paragrafi.

4.1 Configurazione per la gestione degli insoluti post-fatturazione 

Per il funzionamento del processo di gestione degli insoluti post-fatturazione è obbligatorio creare un articolo che verrà utilizzato automaticamente da Sportrick per registrare le pendenze derivanti da pagamenti SEPA che non sono andati a buon fine. Di seguito vengono dettagliati i passaggi per impostare correttamente questo articolo. 

• TASSAZIONE: è necessario creare una tassa per l'IVA (sempre che non sia già stata creata, in questo caso si potrà utilizzare la tassa esistente); 
• ARTICOLO PER INSOLUTO. Per creare un articolo che verrà utilizzato in automatico dal sistema per inserire le pendenze dei pagamenti insoluti è necessario:
  1. aprire la maschera di pianificazione su Sportrick e cliccare su Proshop > Categorie; 
  2. tramite il tasto Aggiungi, si dovrà creare una categoria denominata INSOLUTI e premere OK per salvare;
  3. premere sul tasto Articolo (al lato del tasto Categorie) e cliccare su Aggiungi per creare un articolo chiamato per esempio INSOLUTO POST-FATTURAZIONE;
  4. assegnare a questo articolo la categoria INSOLUTI e la tassa corrispondente al multipack venduto;
  5. Premere OK per salvare. 
  6. premere sul tasto MODIFICA al lato della riga corrispondente all'articolo creato e copiare il numero che corrisponde all'ID dell'articolo. Il passaggio successivo spiegherà dove incollare questo dato. 
• ATTIVAZIONE GESTIONE INSOLUTI DAL VAR. Per attivare la gestione degli insoluti post-fatturazione è necessario abilitare l'opzione necessaria accedendo al portale VAR:
  1. seguendo il percorso Managed Environments > View More > Configurations > Settings, introdurre nel campo di ricerca il codice 10127 corrispondente alla configurazione "ID of the Item to sell to re-charge unpaid objects after invoicing";
  2. premere sul tasto Modify; 
  3. deselezionare la casella "use default value"; 
  4. incollare l'ID corrispondente all'articolo censito su Sportrick;
  5. premere OK per salvare.

4.2 Registrazione degli insoluti post-fatturazione

Per quanto riguarda la pendenza, la registrazione dell’insoluto da back office ha permesso di reinserire la rata tra i pagamenti in sospeso. La rata risulterà quindi nuovamente da saldare tramite SEPA, con data di scadenza impostata di default al mese successivo. 

5. DOMANDE FREQUENTI

7.1 Come individuare un cliente con uno o piu pagamenti insoluti (lista)

Per individuare i clienti con uno o più pagamenti insoluti, è possibile utilizzare la sezione Report > Marketing > Filtro ProShop. La ricerca configurata può essere salvata per essere riutilizzata in futuro senza doverla impostare nuovamente.
Ad esempio, è possibile creare una ricerca selezionando l’articolo ProShop associato all’insoluto e impostando come stato di pagamento “non pagato”. Se si desidera applicare un filtro più specifico in base alla data di registrazione dell’insoluto, occorre considerare che il filtro “data vendita” corrisponde alla data in cui l’insoluto è stato registrato. Una volta impostati i filtri desiderati, è sufficiente cliccare sul pulsante “Aggiungi” (situato sulla destra) per visualizzare la lista dei clienti che soddisfano i criteri di ricerca.

7.2 Come individuare un cliente con uno o piu pagamenti insoluti e i relativi importi

Per visualizzare anche gli importi dei pagamenti andati in insoluto, si dovrà creare un report apposito, dato che la ricerca marketing permette unicamente di estrarre nominativi. Dalle Impostazioni di SPORTRICK, cliccare sul tasto REPORT.  Di seguito un suggerimento di come impostare il report scegliendo come fonte dati SCADENZE PAGAMENTI:

7.3 Gestione di un cliente con insoluto

A seconda di come il proprio centro gestisce il pagamento degli importi insoluti, vengono suggerite diverse soluzioni per sfruttare al meglio le potenzialità di Sportrick nelle varie casistiche. Si tratta comunque di suggerimenti: trattandosi di attività che possono variare in base agli obiettivi e alla configurazione del cliente, spetta a quest’ultimo valutare se la soluzione proposta sia effettivamente adatta al raggiungimento dei propri obiettivi.