Lista Argomenti

  1. pre-requisiti;
  2. introduzione;
  3. configurazione necessaria alla gestione degli insoluti;
  4. registrare un insoluto;
  5. gestione contabile degli insoluti;
    1.  insoluto registrato dopo l'emissione della ricevuta per i pagamenti SDD;
    2.  insoluto registrato prima di emettere la ricevuta per i pagamenti SDD;
  6. procedimento per l'incasso dell'importo non saldato;
  7. come visualizzare gli insoluti di un cliente


1. Pre-requisiti

Questo manuale tratta concetti che devono essere chiari a priori. Per un ripasso, si consigliano i seguenti manuali:

2. Introduzione

I pagamenti, soprattutto se rateali, hanno un giorno di scadenza, ovvero una data in cui è previsto il pagamento dell'importo in sospeso. Se questo non avviene, il pagamento risulta INSOLUTO.

Di seguito vengono illustrati i passaggi per la gestione degli insoluti. Consigliamo di leggere attentamente tutte le sezioni del presente manuale.


Premessa importante
Gli insoluti possono essere registrati prima di aver generato la ricevuta di pagamento dell'addebito, oppure possono essere registrati in un momento successivo rispetto al momento della generazione della ricevuta di pagamento.
Questa differenza è molto importante per la gestione degli insoluti su SPORTRICK. Di seguito faremo riferimento agli insoluti registrati prima della ricevuta di pagamento con "insoluti PRE-fatturazione", ed agli insoluti registrati successivamente rispetto alla ricevuta di pagamento con "insoluti POST-fatturazione".

3. Configurazioni necessarie alla gestione degli insoluti

Ai fini del corretto funzionamento della registrazione degli insoluti, devono essere creati due articoli che rappresenteranno le rate insolute nei due casi: "insoluti PRE-fatturazione" ed "insoluti POST-fatturazione".

Creare i due articoli seguendo i passaggi descritti:

  1. assicurarsi che siano state create (o creare) una tassa IVA 0 e una tassa IVA 22;
  2. aprire la Pianificazione -> Proshop;
  3. cliccare su Categoria -> Aggiungi;
  4. creare una categoria denominata INSOLUTI e salvare;
  5. cliccare su Articolo -> Aggiungi;
  6. creare un articolo chiamato ad esempio INSOLUTO PRE-FATTURAZIONE, inserire nel campo descrizione delle note riguardo questo elemento (es, gestione insoluti pre fatturazione), selezionare la categoria INSOLUTI precedentemente creata e impostare la tassa (IVA 22).
    Poi salvare cliccando su OK;
  7. creare un articolo chiamato ad esempio INSOLUTO POST-FATTURAZIONE, inserire nel campo descrizione delle note riguardo questo elemento (es, gestione insoluti post fatturazione), selezionare la categoria INSOLUTI precedentemente creata e impostare la tassa (IVA 22 se si procede alla generazione della nota di credito oppure IVA 0 in caso contrario). 
    Poi salvare cliccando su OK;
  8. cliccare sul tasto Modifica al lato dell'articolo per copiare il numero corrispondente all'ID articolo;
  9. effettuare l'accesso al VAR, cliccare su Managed Environments -> View More -> Configurations -> Settings e digitare nel campo di ricerca il codice:
    •  "10127" corrispondente alla configurazione "ID of the Item to sell to re-charge unpaid objects after invoicing". Cliccando su Modify e togliendo la spunta dalla casella "use default value", si potrà inserire il codice numerico (ID)* dell'articolo di Proshop corrispondente all'insoluto POST-fatturazione. Infine cliccare su OK per salvare;
    • "10163" corrispondente alla configurazione "ID of the Item to sell to re-charge unpaid objects before invoicing".  Cliccando su Modify e togliendo la spunta dalla casella "use default value", si potrà inserire il codice numerico (ID)* dell'articolo di Proshop corrispondente all'insoluto PRE-fatturazioneInfine cliccare su OK per salvare.


* per trovare il codice basta cliccare su Pianificazione -> Proshop -> Articolo -> Modifica

Ulteriori configurazioni per la gestione insoluti PRE-fatturazione

Ai fini della corretta gestione degli insoluti PRE-fatturazione, è necessario intervenire sulla documentazione e sulla gestione contabile come indicato di seguito:

  1. creare un numeratore documento apposito per i documenti riferiti agli insoluti;
  2. creare un modello documento per gli insoluti e associargli il numeratore apposito appena creato, prestando attenzione a non abilitare la fatturazione elettronica in quanto si tratta di un documento fittizio;
  3. assicurarsi che sia stata creata la tassa per gli oggetti in vendita e che tali oggetti abbiano la tassa associata. Dalla sezione di Gestione Avanzata Tasse è possibile impostare il modello di documento da associare ai pagamenti risultati insoluti in qualità di ricevuta fittizia, ovvero senza valore fiscale, come da immagini. (In caso di diversi regimi fiscali, ripetere i passaggi sotto riportati per ogni tassa).


ATTENZIONE! Si consiglia di escludere dalle reportistiche di contabilità questo tipo di documento per non tenerlo in considerazione durante l'analisi degli incassi, in quanto questi documenti riguardano solamente importi non incassati. 


4. Registrare un insoluto

Dalla sezione Report -> Back Office -> Vedi distinte SDD generate, filtrando per data si riescono a visualizzare le distinte generate in un determinato periodo.

Tramite il tasto Dettaglio al lato di ogni distinta si accede alle informazioni relative. Da questa maschera si registra l'insoluto. 


5. Gestione contabile degli insoluti

SPORTRICK emette un documento per ogni vendita effettuata. Nel caso di vendita rateale, il documento (ricevuta) viene emesso una volta saldato il pagamento della rata nel giorno in cui ne è prevista la scadenza. Il pagamento viene convalidato con l'emissione della ricevuta (come dettagliato nel manuale Genera documenti per pagamenti SDD). In caso di insoluto successivo, il sistema non prevede l'annullamento automatico della ricevuta. 

Ci sono due modi per poter quindi gestire contabilmente gli insoluti su SPORTRICK:

Insoluto POST-fatturazione: insoluto registrato dopo l'emissione della ricevuta per i pagamenti SDD

In questi casi è già stata emessa la ricevuta del pagamento, quindi è necessario procedere all'emissione manuale di una nota di credito, per la quale si rimanda al manuale sulla gestione della nota di credito.

La nota di credito storna l'importo inserito nella ricevuta precedente emessa per la distinta.
L'oggetto insoluto inserito in pagamento sarà utilizzato successivamente per effettuare di nuovo la richiesta di addebito che potrà poi essere fatturata.


Insoluto PRE-fatturazione: insoluto registrato prima di emettere la ricevuta per i pagamenti SDD

In questi casi non è ancora stata emessa alcuna ricevuta di pagamento, ma per SPORTRICK è necessario chiudere un pagamento con un documento tenendo così traccia di ogni tentativo di addebito.

I passi seguenti descrivono la procedura per gestire gli insoluti a livello contabile in caso si decida di attendere la verifica dei pagamenti andati a buon fine o meno prima di generare la ricevuta: 

  1. il sistema crea un documento fittizio (quello configurato nella gestione avanzata delle tasse come "Documento insoluti") per la pendenza che è andata insoluta. Questo documento, non avendo validità fiscale, non necessiterà dell'emissione di una nota di credito per essere stornato;
  2. una nuova pendenza viene generata dal sistema nella sezione Pagamento dell'anagrafica (sottoforma di articolo ProShop) in modo da poterla utilizzare successivamente per effettuare una nuova richiesta di addebito. Questa pendenza sarà gestita contabilmente nello stesso modo dell'oggetto che l'ha generata (quello andato insoluto), ovvero la tassa sarà la stessa dell'oggetto venduto.


6. Procedimento per l'incasso dell'importo non saldato

La rata insoluta si trova nella sezione Pagamento dell'anagrafica del cliente, contrassegnata dall'icona di un lucchetto, che indica che la rata è agganciata al SEPA.

Di default, la data di scadenza dell'insoluto viene impostata dal sistema sul mese successivo. Esempio: se una rata scade il 01/07/2020, la data di scadenza dell'insoluto verrà impostata in automatico dal sistema per il giorno 01/08/2020. 

Per saldare l'insoluto con un'altra tipologia di pagamento diversa dal SEPA, si rimanda al manuale sullo Scollegamento Pagamento SDD.

Altrimenti, per includere il pagamento in un'altra distinta SEPA, seguire la procedura descritta nel manuale Genera Distinte SDD.

7. Come visualizzare gli insoluti di un cliente

Nella sezione dell'anagrafica Acquistato -> Proshop si possono visualizzare gli insoluti di un determinato cliente e lo stato del pagamento (icona verde = pagato, icona con monetina = ancora in sospeso).