Lista argomenti

1. introduzione;
2. configurazione;
   • dati anagrafici;
   • foto;
3. personalizzazione processo;
4. caso d'uso: cancellazione anagrafiche che hanno effettuato prove ma non hanno mai sottoscritto un contratto di iscrizione

1. Introduzione

Ogni anagrafica inserita in SPORTRICK ha una data di scadenza. Questa data è variabile in base a dinamiche commerciali e di fruizione dei servizi.

Una volta "scaduta" l'anagrafica il sistema si occuperà di procedere all'anonimizzazione dei dati.

2. Configurazione

La data di scadenza viene calcolata partendo dalla data di scadenza attività a cui va aggiunto un tempo di conservazione ulteriore. Questo tempo di conservazione aggiuntiva è definibile dal portale VAR cliccando su Managed Environments -> View More -> Configurations -> Settings

Dati Anagrafici

Il processo si occuperà di anonimizzare i seguenti dettagli anagrafici del cliente:

• cognome;
• nome;
• data di nascita;
• luogo di nascita;
• provincia di nascita;
• nazione;
• email;
• sesso;
• via;
• cap;
• codicefiscale;
• partita IVA;
• comune;
• provincia;
• telefono;
• cellulare;
• note;
• codice destinatario fatturazione elettronica;
• PEC;
• documento di identità (numero e tipologia);
• scadenza certificato medico;
• scadenza certificato agonistico;

Oltre ai dettagli anagrafici il sistema si occupa di anonimizzare anche eventuali informazioni correlate quali:

• campi estesi;
• riferimenti a gruppo famigliare;
• riferimenti a referral;
• badge identificativo per l'accesso;
• informazioni relative agli accessi;
• informazioni relative agli impegni;
• CRM;
  • note;
  • testo email;
• informazioni relative ai dati di collegamento alla piattaforma MyWellness;
• informazioni relative ai dati di collegamento alla piattaforma eGym;
• informazioni relative ai dati di collegamento alla piattaforma MyZone.

Nonostante l'anonimizzazione, il sistema garantisce il mantenimento delle statistiche collegate al cliente anonimizzato. La statistica non sarà più riconducibile alla persona ma il dato sarà consultabile in maniera qualitativa, quantitativa e finanziaria.

Fotografia

La gestione dell'eventuale fotografia del cliente avviene in maniera separata in quanto potrebbe essere necessario cancellarla prima dell'effettiva anonimizzazione degli altri dati anagrafici.

3. Personalizzazione Processo

L'amministratore dell'ambiente SPORTRICK può creare delle regole personalizzate di anonimizzazione nel caso ci siano delle categorie di utenti che non rientrano nel processo standard di cancellazione.

Per fare questo, occorre innanzitutto cliccare su Impostazioni -> Tag e creare uno specifico tag (di tipo persona) selezionando l'opzione per l'anonimizazzione ai fini del GDPR.

Occorrerà quindi indicare quanto tempo dopo la scadenza dell'attività le anagrafiche a cui è stato applicato il tag debbono essere cancellate. 

Una volta creato il tag, sarà sufficiente assegnarlo alle anagrafiche desiderate (come illustrato nel manuale "Come faccio ad assegnare un tag a un'anagrafica" o tramite Macro Automatic).

4. Caso d'uso: cancellazione anagrafiche che hanno effettuato prove ma non hanno mai sottoscritto un contratto di iscrizione

Spesso all'interno dell database di un centro sportivo ci sono un certo numero di anagrafiche riferite a persone che hanno effettuato delle prove ma che non hanno mai sottoscritto un vero e proprio contratto di iscrizione.

Con l'utilizzo dei tag e l'impostazione delle corrette regole di assegnazione, si può creare un flusso di cancellazione più stringente per questo tipo di anagrafiche.