Ogni anagrafica inserita in SPORTRICK ha una data di scadenza. Questa data è variabile in base a dinamiche commerciali e di fruizione dei servizi.


Una volta "scaduta" l'anagrafica il sistema si occuperà di procedere all'anonimizzazione dei dati.


La data di scadenza viene calcolata partendo dalla data di scadenza attività a cui va aggiunto un tempo di conservazione ulteriore. 

E' possibile definire il tempo di conservazione aggiuntiva nelle impostazioni di sistema :


Codice Configurazione
Descrizione
10153,10154
Abilitazione e definizione del tempo di conservazione per l'anonimizzazione dei dati anagrafici
10155,10156
Abilitazione e definizione del tempo di conservazione per l'anonimizzazione delle foto


Dati Anagrafici

Il processo si occuperà di anonimizzare i seguenti dettagli anagrafici del cliente:

  • Cognome
  • Nome
  • Data Nascita
  • Luogo Nascita
  • Provincia Nascita
  • Nazione
  • Email
  • Sesso
  • Via
  • Cap
  • Codice Fiscale
  • Partita Iva
  • Comune
  • Provincia
  • Telefono
  • Cellulare
  • Note
  • Codice Destinatario Fatturazione Elettronica
  • PEC
  • Documento di Identità ( numero e tipologia)
  • Scadenza Certificato Medico
  • Scadenza Certificato Agonistico

Oltre ai dettagli anagrafici il sistema si occupa di anonimizzare anche eventuali informazioni correlate quali:

  • Campi Estesi
  • Riferimenti a Gruppo Famigliare
  • Riferimenti a Referral
  • Badge identificativo
  • Informazioni relative agli accessi
  • Informazioni relative agli impegni
  • CRM
    • Note
    • Testo Email
  • Informazioni relative ai dati di collegamento alla piattaforma MyWellness
  • Informazioni relative ai dati di collegamento alla piattaforma eGym
  • Informazioni relative ai dati di collegamento alla piattaforma MyZone


Nonostante l'anonimizzazione il sistema garantisce il mantenimento delle statistiche collegate al cliente anonimizzato. La statistica non sarà più riconducibile alla persona ma il dato sarà consultabile in maniera qualitativa, quantitativa e finanziaria.


Fotografia

La gestione dell'eventuale fotografia del cliente è gestita in maniera separata in quanto potrebbe essere necessario venga cancellata prima dell'effettiva anonimizzazione degli altri dati anagrafici.


Personalizzazione Processo

L'amministratore dell'ambiente SPORTRICK può creare delle regole personalizzate di anonimizzazione, nel caso ci siano delle categorie di utenti che non rientro nel processo standard di cancellazione.


Per fare questo occorre innanzitutto creare uno specifico Tag dove dovrà essere selezionata l'opzione per l'anonimizazzione ai fini del GDPR.

Occorrerà quindi indicare quanto tempo dopo la scadenza dell'attività, le anagrafiche a cui è stato applicato il tag debbono essere cancellate. 

Una volta creato il Tag sarà sufficiente assegnarlo alle anagrafiche desiderate in maniera manuale oppure con l'utilizzo dell'assegnazione massiva (manuale o tramite macro automatic).


Caso d'uso: Cancellazione anagrafiche Prove

Spesso all'interno dell database di un centro sportivo ci sono un certo numero di anagrafiche riferite a persone che hanno effettuato delle prove ma che non hanno mia sottoscritto un vero e proprio contratto di iscrizione.

Con l'utilizzo dei Tag e l'impostazione delle corrette regole di assegnazione si può creare un flusso di cancellazione più stringente per questo tipo di anagrafiche.