Lista argomenti

1. introduzione;
2. premessa;
3. creazione:
   1. lista di selezione;
   2. schedulazione macro:
      • parametri di schedulazione base;
      • parametri di schedulazione oraria;
      • processi massivi;
4. tips&tricks;
5. valori dinamici per invio Email ed SMS;
6. caso d'uso: come si può impostare una macro diversa a seconda dell'esito dell'azione CRM pianificata sull'anagrafica del cliente?

1. Introduzione

Per gli utenti più avanzati c'è la possibilità di utilizzare dei pannelli di configurazione per la schedulazione di processi automatici chiamati MACRO.

Sulla base di precise regole di selezione si possono creare dei gruppi di persone e su questi gruppi effettuare operazioni massive di:

• inserimento Azioni CRM;
• invio email;
• invio SMS;
• inserimento/eliminazione tag

Le macro sono configurabili dal portale VAR.

2. Premessa

N.B. Prima di leggere le istruzioni di questo manuale, è fondamentale sapere:

• come effettuare una ricerca marketing per estrarre determinati nominativi. Si rimanda al manuale apposito per un ripasso: Ricerche Marketing;
• se le macro vengono utilizzate per il CRM, si rimanda ai seguenti manuali per il ripasso:
  • creazione azioni CRM;
  • creazione esiti CRM;
• se le macro vengono utilizzate per l'assegnazione/rimozione di tag alle anagrafiche, si rimanda al manuale sui tag per il ripasso.

3. Creazione

Per procedere con la creazione delle macro, accedere al portale VAR e cliccare su Managed Environments -> View More -> Macros. 

Lista di selezione

La prima cosa da creare è la lista di selezione. 

Questa lista è necessaria per estrarre tutti i nominativi su cui si vuole attivare la marco.

Per creare una nuova lista di selezione premere il pulsante New Selection

Nella schermata occorrerà inserire i dettagli della selezione:

• code: nome della MACRO;
• description: descrizione della MACRO (obiettivo);
• query type: tipologia di query: molto importante è la scelta della modalità su cui si vuole creare la selezione. Esistono infatti diverse modalità:

TIPOLOGIA DI QUERY	DESCRIZIONE
entity command	questa modalità è utilizzabile solo dal reparto tecnico di SPORTRICK
marketing search	è possibile creare delle ricerche marketing su SPORTRICK e successivamente salvarle per poter essere richiamate o appunto utilizzate per la schedulazione di macro. Una volta salvata la ricerca marketing su SPORTRICK si può richiamare dal pannello di configurazione della lista di selezione in modo che possa appunto essere utilizzata all'interno della macro. Una volta selezionata l'opzione MarketingSearch comparirà un menù in cui selezionare la ricerca desiderata tra quelle precedentemente salvate su SPORTRICK. Per procedere premere sul pulsante Next N.B: il pulsante Show SQL se visibile non è comunque abilitato per questo tipo di lista di selezione
CRM Operation Type	questo tipo di selezione è collegato all'utilizzo del CRM di SPORTRICK. In particolare, si occupa di recuperare tutti i nominativi che hanno una precisa tipologia di azione CRM pianificata sulla propria anagrafica. Questa modalità è spesso utilizzata per: l'invio di email/SMS (utilizzando il CRM si ha la possibilità di avere un feedback sui destinatari di una determinata email e sulla data di invio) oppure  la pianificazione automatica di un'azione CRM successiva a quella già presente sull'anagrafica del cliente.  Una volta scelta la modalità di selezione, il sistema chiederà di indicare: la tipologia di azione CRM che la macro dovrà ricercare nelle anagrafiche; il range orario per individuare tra tutti i clienti con un'azione CRM di quel tipo quali devono rientrare nella macro, in modo che vengano coinvolti soltanto coloro che hanno quel tipo di azione CRM pianificata entro tot ore prima dell'avvio della macro. Tenere conto che il valore indicato nel campo "time range in hours" viene inteso come ricerca dei CRM con data e ora di pianificazione (ovvero giorno e orario in cui è previsto lo svolgimento del task CRM) compresa tra tot ore fa e il momento attuale.  Attenzione: il valore massimo consentito di Time Range è 24. Esempio: se l'obiettivo della macro è quello di individuare tutte le persone a cui è stato fatto un preventivo un giorno fa, si dovrà selezionare per esempio "preventivo" nel campo "tipo operazione CRM" e impostare 24 ore nel campo Time Range per poi procedere con i passaggi successivi previsti per la schedulazione della macro, con il fine di generare il task CRM "telefonata di follow up" per quei clienti oppure per inviare un SMS automatico di follow up riguardo l'offerta Per procedere premere sul pulsante Next. FAQ: è possibile impostare una macro diversa a seconda dell'esito del tipo di operazione CRM censita in anagrafica? -> per la risposta si rimanda al capitolo 6 di questo manuale.
birthday	macro per inviare un messaggio di auguri il giorno del compleanno. Per procedere premere sul pulsante Next
certificate expiring	macro per individuare persone con certificato medico in scadenza. Verranno individuate solamente le persona che NON sono indicate come operatori. In questo caso serve specificare nel campo "How many days before" il momento della scadenza. Esempio: 7 = la macro dovrà individuare i clienti con certificato in scadenza tra una settimana. Per procedere premere sul pulsante Next
end of activity	macro per individuare persone con abbonamento/pacchetto/iscrizione a un corso che sono prossimi alla data di scadenza. In questo caso serve specificare nel campo "How many days before" il momento della scadenza. Esempio: 7 = la macro dovrà individuare i clienti con abbonamento/iscrizione in scadenza tra una settimana. Per procedere premere sul pulsante Next
service reminder	macro per individuare persone che hanno prenotato un servizio in modo da ricordargli la prenotazione in essere. In questo caso serve compilare i campi seguenti:  minutes before service begins: ipotizzando che la macro verrà impostata a partire dalle 20:00 di sera, in questo campo si può impostare come valore 240 (minuti) in modo che la macro trovi tutte le persone con una prenotazione di un servizio nella propria agenda a partire dalla mezzanotte (240 minuti dopo le 20:00); How often do you want to discover new service bookings? (in minutes): sempre tenendo come esempio quello descritto al punto precedente, se in questo campo viene inserito come valore 1440, significa che la ricerca terrà in considerazione tra i risultati solo le persone con appuntamenti prenotati nelle 24 ore successive al valore inserito nel campo "minutes before service begins". Quindi schedulando la macro secondo l'esempio sopra descritto, tra i risultati della ricerca avremo tutte quelle persone che hanno un servizio prenotato in agenda dalla mezzanotte fino alle 24 ore successive, in pratica tutte le persone con un servizio prenotato per il giorno successivo a quello in cui la macro effettua la ricerca. Chiaramente si possono inserire anche tempistiche più brevi. Esempio: posso far partire la macro alle 6 del mattino e impostare 240 minuti nel campo "minutes before service begins" se so per esempio che il primo servizio prenotabile è alle 10:00, in modo da trovare tutte le persone che hanno prenotato un servizio a partire dalle 10:00 e nel campo How often do you want to discover new service bookings? (in minutes) inserirò 600 per fermare la ricerca risultati alle persone con una prenotazione massimo fino alle 20:00 di quel giorno (ipotizzando che sia l'ultimo orario possibile per poter fruire di un servizio). Per procedere premere sul pulsante Next.

Schedulazione Macro

Una volta definita la lista di selezione è possibile procedere con la schedulazione della macro stessa. Portarsi nel menù di schedulazione premendo Macro List -> New Macro

Parametri di schedulazione base

La prima cosa da fare è quella di impostare i parametri di schedulazione di base. Tra questi parametri troviamo:

• first name: indica il nome della macro. Spesso si utilizza lo stesso nome o simile a quello utilizzato per la creazione della lista di selezione;
• start date: data di partenza della schedulazione. Di default impostata sulla data di creazione della macro;
• end date: indica l'eventuale data di conclusione della macro. Se questa data viene lasciata vuota, significa che non è prevista una data di termine della macro;
• active: indica se la macro è da considerarsi attiva.

Una volta inseriti i parametri di base premere il pulsante Save!!!

Parametri di schedulazione oraria

Una volta inseriti i parametri base è possibile riaprire la macro premendo sul pulsante Edit. 

Nella sezione Activation -> New Activation si può procedere con la schedulazione dei parametri di attivazione.

I parametri di configurazione per la schedulazione oraria sono:

• start date: data di partenza della schedulazione, ovvero da quando la macro di fatto si attiva;
• end date: data di fine della schedulazione, ovvero da quando la macro di fatto smette di funzionare. Anche in questo caso se lasciata vuota indica "nessun termine";
• active: indica se la schedulazione è da intendersi attiva. Si consiglia di attivare la schedulazione dopo aver completamente configurato la macro;
• days: giorni della settimana in cui si desidera far operare il processo di macro;
• start time: orario di partenza della macro;
• repeat: possibilità di ripetere il processo ad intervalli precisi (Modalità Ripetizione);
• repeat every: indicazione dell'intervallo di ripetizione del processo in minuti;
• until: orario di termine qualora venga utilizzata la modalità di ripetizione.

Premere OK una volta terminato e successivamente premere Save per non perdere la configurazione appena impostata!!!

Processi massivi

L'ultimo step per la configurazione è l'indicazione di quali azioni/processi massivi si vogliono schedulare.

All'interno della stessa macro è possibile prevedere 1 o più processi massivi, uno in successione all'altro. Per la creazione di una nuovo processo è sufficiente premere il pulsante New Action nella sezione Actions:

• parametri principali: la maschera di creazione richiede:
  1. selection: lista di selezione da utilizzare per l'azione massiva. Selezionare quindi la lista desiderata dall'elenco;
  2. branch: una volta selezionata la lista, sarà possibile indicare se l'azione deve essere eseguita su un'intestazione specifica oppure se è valida per tutte le intestazioni presenti nell'ambiente (All Branches). Se il proprio ambiente non è multi-intestazione (quindi si gestisce un solo centro), lasciare il valore di default. In caso si desideri applicare la macro su determinate intestazioni escludendone altre, sarà necessario terminare la configurazione e salvare per poi premere sul tasto verde New Action e crearne un'altra per le intestazioni interessate;
  3. active: selezionare la casella se si desidera procedere con l'attivazione;
  4. sort: eventualmente indicare l'ordine di esecuzione qualora si intenda creare più di un azione massiva all'interno della stessa macro (es. inviare email e assegnare un tag, oppure creare due task CRM diversi). Il valore 1 avrà priorità sul valore 2 che avrà priorità sul valore 3, ecc. Per creare varie azioni, una volta configurata e salvata la prima, basterà premere nuovamente sul tasto New Action per crearne ulteriori;

  5. tipologie azioni: esistono differenti tipologie di azioni che si possono schedulare massivamente. Ogni tipologia ha delle precise caratteristiche:

Tipologia Azione (Action Type)	Caratteristiche	Descrizione
INVIO EMAIL	Sender Name	indica il nome del mittente delle email. Esempio: CENTRO SPORTIVO COMUNALE
	Sender Email	indica l'indirizzo email del mittente delle email.  Esempio: noreply@centrosportivo.com
	Template Mode	indica il template (messaggio) da utilizzare per l'invio delle mail: none: non viene utilizzato nessun template, quindi nel riquadro message al lato si dovrà inserire il corpo del messaggio da inviare. Questa opzione è consigliata per personalizzare il proprio template utilizzando un testo in html, in modo da inserire colori e caratteri personalizzati ed eventuali immagini. Importante: ricordare di compilare anche il campo subject, che corrisponde all'oggetto dell'email; default: utilizzo del template standard di SPORTRICK per l'invio delle mail. In questo caso si dovrà inserire il corpo del testo (digitandolo sulla propria tastiera) nel riquadro message, ricordando di specificare anche l'oggetto dell'email nel campo subject. Questa opzione permette di sfruttare un formato pre-configurato inserendo semplicemente il testo della comunicazione da inviare. Esempio di messaggio configurato con questa modalità:  il codice {MT:NAME} permette l'inserimento automatico del nome del destinatario in quella posizione del messaggio. Per esempi di ulteriori codici utilizzabili si rimanda al capitolo 5 di questo manuale; external provider: qualora fosse presente un account SENDGRID configurato sul proprio ambiente (si tratta di un'integrazione a pagamento) sarà possibile utilizzare i template avanzati inseriti su SENDGRID per l'invio delle email, selezionandolo dal menù a tendina che compare una volta scelta questa opzione di invio. L'utilizzo di SENGRID come provider per l'invio di email è consigliato per clienti che hanno necessità di un pacchetto email consistente. Infatti su SPORTRICK il numero di email è limitato a 5.000 al mese, di conseguenza non è possibile aumentare il numero di email a disposizione. SENGRID, oltre a offrire un pacchetto più sostanzioso, avvisa anche quando si è vicini al raggiungimento della soglia massima, cosa che su SPORTRICK deve essere controllata di propria iniziativa. Esempio: se con SPORTRICK ho 300 email rimaste e la macro prevede l'invio a 600 persone, le email non verranno inviate; message template: la scelta di questa opzione permette di selezionare un template configurato in precedenza su SPORTRICK da Impostazioni -> Message Template. Per maggiori informazioni su come configurare un template messaggi su SPORTRICK, si rimanda al manuale specifico
	Subject & Message	indicano il soggetto e il messaggio della email. Per i template di tipologia "none" è possibile inserire un testo in html da inserire come messaggio. Questi due campi non sono visibili se vengono scelte come opzioni "external provider" oppure "message template" ma apparirà una lista di selezione dei template pre-configurati su SENGRID oppure su SPORTRICK, a seconda dell'opzione selezionata.
INVIO SMS	Mittente SMS	indica il nome del mittente certificato* dell'SMS *non è possibile inviare SMS senza la certificazione mittente. Una volta acquistati sul sito store.sportrick.com, è necessario inviare un'email a support@sportrick.com con i seguenti dati per la certificazione Mittente: N.B. il nome mittente non deve superare gli 11 caratteri; Persona di riferimento; Nome; Cognome; Ragione sociale; Sede legale; Indirizzo; CAP; Città; Partita Iva; Codice fiscale; Contatto preferenziale.  Una volta ricevuta conferma della stessa, sarà possibile procedere all'invio degli SMS)
	Template Mode	none: non viene utilizzato nessun template, quindi nel riquadro message al lato si dovrà digitare il testo del messaggio da inviare. Il codice {MT:NAME} permette l'inserimento automatico del nome del destinatario in quella posizione del messaggio. Per esempi di ulteriori codici utilizzabili si rimanda al capitolo 5 di questo manuale; message template: la scelta di questa opzione permette di selezionare un template configurato in precedenza su SPORTRICK da Impostazioni -> Message Template. Per maggiori informazioni su come configurare un template messaggi su SPORTRICK, si rimanda al manuale specifico
	SMS	testo del messaggio SMS (visibile solo se è stata selezionata la voce "none")
ASSEGNAZIONE TAG	Assegnazione	assegna il tag selezionato solamente alle anagrafiche dei clienti corrispondenti alla lista di selezione. Esempio: assegnare un tag a tutti i clienti con età superiore ai 65 anni per poter applicare una scontistica automatica del 20% su tutti gli acquisti
	Rimozione	rimuove il tag selezionato solamente dalle anagrafiche dei clienti corrispondenti alla lista di selezione. Esempio: ipotizziamo che tutti i clienti devono firmare una liberatoria oppure un contratto, ecc. Quindi la macro troverà tutte le persone con valore "firmato" nel campo esteso apposito e rimuoverà il tag bloccante "manca firma"
	Svuota e Assegna	procede alla rimozione del tag selezionato da tutte le anagrafiche per poi riassegnarlo solo ai clienti corrispondenti alla lista di selezione. Esempio: se gli abbonamenti vengono pagati ratealmente tramite SEPA e i clienti con pagamenti insoluti hanno un tag "insoluto", si può usare questa opzione per togliere a tutti i clienti il tag insoluto e assegnarlo solo a quelli che hanno di fatto ancora un insoluto in attesa di essere saldato (quindi la lista di selezione potrebbe avere come parametri di ricerca le persone che hanno un insoluto con stato pagamento "non pagato")
	Action Type (Tag)	casella per indicare il tag da utilizzare in combinazione con l'azione prescelta
TASK CRM	Obiettivo	selezionare l'obiettivo a cui agganciare i task CRM che si stanno pianificando (si può selezionare default in caso non siano stati censiti gli obiettivi su SPORTRICK). Apparirà la casella "usa parametro": ignorarla e non selezionarla;
	Azioni CRM	indicazione di tutti gli attributi necessari per la creazione dei task CRM: type: tipo di task da assegnare all'anagrafica di tutti i clienti che corrispondono alla lista di selezione; note: (FACOLTATIVO) informazioni sul task da svolgere; tags: (FACOLTATIVO) eventuali tags da assegnare al task CRM (devono essere stati censiti su SPORTRICK da Impostazioni -> Tag -> CRM); default user: utente responsabile dello svolgimento del task. Se si seleziona la voce Assignee, il responsabile sarà l'assegnatario dell'anagrafica del cliente; days ahead: quanti giorni dopo il momento in cui gira la macro verrà inserito il task CRM nell'anagrafica dei clienti corrispondenti alla lista di selezione. Es. la macro effettua la ricerca ogni lunedì e il valore specificato in questo campo è 4, significa che il task CRM verrà pianificato per essere svolto il venerdì. Di fatto, la voce in inglese "days ahead" significa "giorni in anticipo", per definire con quanto anticipo viene pianificato il task CRM. Bisogna sempre tenere in considerazione un certo periodo di preavviso in modo che chi svolge l'azione abbia tempo di organizzarsi; time: orario in cui è schedulata l'attività CRM da svolgere. Esempio: inserendo 18:00 il task verrà pianificato per il giorno specificato nel campo "days ahead" e il suo svolgimento da parte del resposanbile del task sarà previsto alle 18:00; branch: utilizzare questo campo solo in caso si disponga di un ambiente multi-intestazione per la gestione di più centri. Lasciando il valore "Automatic" la macro sarà attiva su tutte le intestazioni, invece selezionando una voce dall'elenco, la macro sarà attiva solo su quell'intestazione. In caso si desideri applicare la macro su determinate intestazioni escludendone altre, sarà necessario terminare la configurazione e salvare per poi premere sul tasto verde New Action e crearne un'altra per le intestazioni interessate.
FAQ: è possibile impostare una macro diversa a seconda dell'esito del tipo di operazione CRM censita in anagrafica? -> per la risposta si rimanda al capitolo 6 di questo manuale.

Una volta completata la configurazione delle azioni premere sul pulsante Save per confermare la macro!!!

4. Tips&Tricks

Qui di seguito alcuni accorgimenti utili per l'utilizzo delle macro:

• creazione di ricerche limitate: le prime volte che si utilizzano le macro è consigliabile fare alcune prove limitando le ricerche ad operatori in modo da poter testare la schedulazione e la correttezza del processo. Una volta verificato che tutto funziona sarà sufficiente sostituire nelle azioni massive la lista di selezione con quella ufficiale;
• run: nella maschera di configurazione delle azioni c'è la possibilità di lanciare in maniera manuale il processo premendo il tasto di run. Questo può essere utile per verificare la correttezza dell'impostazione della macro.

5. Valori dinamici per invio Email ed SMS

Le azioni di Invio Email ed Invio SMS tramite macro permettono di inserire dei dati della persona all'interno del testo dell'email, e di compilarli dinamicamente in base alla persona alla quale si sta effettuando l'invio.

Di seguito i dati disponibili e la dicitura da inserire nel testo per utilizzare questi campi dinamici.

6. Caso d'uso: come si può impostare una macro diversa a seconda dell'esito dell'azione CRM pianificata sull'anagrafica del cliente?

Utilizziamo un esempio pratico: l'obiettivo è quello di sfruttare lo strumento macro per poter inserire nell'anagrafica dei clienti in modo automatico un task CRM a seguito di un altro, evitando di doverlo pianificare manualmente.

Tuttavia, l'esigenza è di differenziare il task CRM successivo in base all'esito del task CRM precedente. 

Quindi, se utilizziamo come esempio un task "upselling" assegnato a dei clienti per proporre un abbonamento più costoso ma che dà diritto a più servizi, il task successivo che il sistema dovrà assegnare automaticamente dovrà essere diverso a seconda dell'esito dell'upselling:

• se l'esito è positivo perché il cliente accetta la proposta commerciale, il task dovrà essere "vendita abbonamento socio gold"
• se invece l'esito dell'upselling è negativo perché il cliente è già soddisfatto dell'abbonamento basic, allora il task che verrà creato in automatico dal sistema dovrà essere "preventivo scontato" per tentare di convincere il cliente ad acquistare l'abbonamento più caro applicando una scontistica iniziale.

A livello di configurazione, quando si imposta la ricerca marketing su SPORTRICK, si può scegliere una determinata azione con un esito specifico, dopodiché si potrà creare una macro apposita. 

Successivamente, sarà necessario creare una nuova ricerca marketing con un esito diverso associato alla stessa azione e abbinare questa ricerca a una nuova macro. 

Attenzione: questa configurazione funziona solo se l'esito viene specificato nello stesso giorno in cui è previsto lo svolgimento dell'azione CRM. Infatti dalla ricerca marketing non è possibile filtrare l'esito per data. 

Di seguito un esempio di come configurare le due actions relative alle macro sul VAR: