Lista argomenti

  1. introduzione;
  2. lista d'attesa standard;
    • principali caratteristiche;
    • funzionamento;
    • blocco prenotazioni per dare priorità alle persone in lista d'attesa;
  3. lista d'attesa revolution;
    • principali caratteristiche;
    • funzionamento


1. Introduzione

La lista d'attesa è un elenco di persone interessate a una particolare attività. Quando viene raggiunta la capienza, queste persone non possono essere iscritte/prenotate direttamente alla lezione o al corso, ma devono appunto attendere che si liberi un posto a seguito di una disdetta prenotazione.


N.B. il passaggio dalla lista d'attesa alla lista dei partecipanti (quindi la conferma della prenotazione in caso di disdetta di un altro cliente) prevede un abbonamento valido per la prenotazione dell'attività prescelta. 

Se viene configurata la prenotazione libera (si consiglia la lettura del manuale apposito per maggiori dettagli), al cliente è concessa la prenotazione senza abbonamento, quindi in caso di passaggio alla lista dei partecipanti, se l'attività prevede un costo, quest'ultimo verrà addebitato al cliente (il sistema lo inserisce automaticamente nella maschera di pagamento dell'anagrafica). Questa opzione non è però disponibile sul portale clienti (E-Commerce), dove invece è necessario un abbonamento valido per la prenotazione dell'attività per la quale il cliente si trova in lista d'attesa.


La lista d'attesa è collegata all'attività. Per procedere quindi con l'abilitazione della lista di attesa su una determinata attività, occorre contrassegnare l'apposita casella nel dettaglio dell'attività stessa da Impostazioni -> Attività -> Modifica -> Altro

SPORTRICK mette a disposizione due metodologie per la gestione della lista d'attesa:

  • Standard
  • Revolution

2. Lista d'Attesa Standard

Principali Caratteristiche

  • Gestione manuale;
  • Ordine di prenotazione non importante: non viene effettuato nessun controllo automatico o strutturato a garanzia dell'ordine di inserimento nella lista d'attesa. 

Funzionamento

  1. La modalità STANDARD, indicato il raggiungimento della capienza della lezione/corso, propone l'inserimento del nominativo all'interno della lista d'attesa;
  2. una volta inserito il nominativo in lista, l'eventuale passaggio dalla lista d'attesa alla lista dei partecipanti (a seguito della liberazione di un posto) deve essere effettuato manualmente da un operatore;
  3. si può attivare una notifica via email per avvisare la segreteria quando si libera un posto per una lezione e sono presenti nominativi sulla lista d'attesa collegata. Una volta ricevuta l'email, l'operatore di segreteria potrà procedere manualmente a individuare un sostituto tra quelli inseriti nella lista e prenotarlo alla lezione, incaricandosi di avvisare il cliente. Il sistema infatti non prevede nessuna notifica diretta al cliente per informarlo dello spostamento dalla lista d'attesa alla lista dei partecipanti. 

Notifica via email

Per attivare la notifica via email è sufficiente impostare in maniera corretta le due configurazioni presenti sul pannello di configurazione VAR relative a questo tipo di operazione. Il percorso da seguire è: Managed Environments -> View More -> Configurations -> E-Commerce -> Shared e contrassegnare le caselle corrispondenti, inserendo:

  • waiting list notification email internal address: indirizzo email che riceverà le notifiche;
  • waiting list notification email internal address: oggetto dell'email di notifica


Inoltre, è necessario portarsi su Configurations -> Settings e inserire nel campo di ricerca il codice 10094 (Minutes of lesson block when a vacancy opens up)cliccare su Modify e inserire come valore il lasso di tempo in minuti durante il quale, a seguito di una cancellazione, solo le persone in lista di attesa avranno priorità di prenotazione, mentre per gli altri clienti le prenotazioni saranno bloccate. La reception dovrà perciò contattare le persone in lista di attesa prima che le prenotazioni ritornino disponibili anche per gli altri clienti.

N.B. è obbligatorio inserire un valore superiore a 0 ai fini dell'invio della notifica alla reception. Un valore = 0 annullerebbe il concetto di priorità della lista d'attesa, dando la possibilità a tutti i clienti di prenotare il posto liberato (di conseguenza la mediazione della reception non sarebbe più necessaria).


Il messaggio inviato alla reception si può personalizzare dalle Impostazioni di SPORTRICK cliccando su Template Messaggi -> Aggiungi -> NOTIFICA LISTA D'ATTESA - INTERNA. L'oggetto del messaggio che verrà inviato deve corrispondere a quello precedentemente digitato nel campo apposito del portale VAR. Per maggiori dettagli sulla configurazione del template si rimanda al manuale sul template messaggi.


Per maggiori dettagli sul funzionamento della lista d'attesa si veda la sezione FAQ.


3. Lista d'Attesa Revolution


Principali Caratteristiche

  • Forte automazione: una volta che il cliente viene spostato dalla lista d'attesa alla lista di prenotazione dovrà essere lui stesso a procedere con un eventuale disdetta della prenotazione nei termini previsti;
  • Ordine di inserimento in lista d'attesa importante: l'ordine in cui un cliente si inserisce in lista d'attesa è importante ai fini dell'inserimento automatico nella lista dei partecipanti a seguito di una disdetta prenotazione. Il primo cliente registrato in lista d'attesa avrà priorità di inserimento tra i partecipanti. Attenzione: non è prevista una notifica per il cliente in caso di spostamento sulla lista dei partecipanti*;
  • Consigliato con pacchetti a crediti: il processo funziona molto bene qualora la prenotazione preveda la scalatura di credito dall'abbonamento. Questo perché la scalatura del credito aiuta a responsabilizzare i clienti nell'inserimento in lista d'attesa ed evita appunto i classici casi di clienti che si mettono in lista per tutte le lezioni della giornata nonostante non siano veramente interessati.

*Come fa dunque un cliente a sapere se è stato spostato nella lista dei partecipanti? Impostando le regole di disdetta prenotazione entro un tot prima dell'inizio della lezione, i clienti sapranno con certezza quando controllare se sono effettivamente confermati tra i partecipanti o meno. Esempio: se la cancellazione di una prenotazione è prevista fino a 120 minuti prima della lezione, il cliente due ore prima dell'inizio della lezione potrà controllare e avere la certezza che se si trova ancora in lista d'attesa non verrà inserito nella lista dei partecipanti, dato che dopo quell'orario non sono più consentite disdette.


Funzionamento

Il modello REVOLUTION è pensato con l'obiettivo di automatizzare il processo di gestione della lista d'attesa. In particolare, nel momento in cui si dovesse liberare un posto, tale processo si occupa di togliere in maniera automatica dalla lista d'attesa la prima persona, prenotandola a tutti gli effetti alla lezione. 


Per poter garantire la coerenza tra la prenotazione e la lista d'attesa, tutti i processi di pagamento o scalatura di un eventuale credito verranno effettuati al momento dell'inserimento in lista d'attesa.

In questo modo il cliente viene reso consapevole della sua scelta di essere inserito in lista e al momento del passaggio nella lista di prenotazione ufficiale tutta la situazione contabile risulta già correttamente eseguita.

Ovviamente qualora il cliente non venisse inserito nella lista di prenotazione, un ulteriore processo automatico si preoccuperebbe di riaccreditare il credito eventualmente scalato.


Lo spostamento automatico segue le regole impostate al momento dell'attivazione della lista d'attesa Revolution nel dettaglio dell'attività:

  • minuti prima della lezione: è possibile indicare fino a quanti minuti prima della lezione il processo automatico sposterà gli eventuali nominativi in lista d'attesa sulla lista dei partecipanti alla lezione. Esempio: la lezione di zumba inizia alle 18:00. Dopo le 17:50 le persone in lista d'attesa non verranno più spostate automaticamente nella lista dei partecipanti in caso si liberi un posto. 

 

  • orario fisso in un giorno a scelta prima della lezione: è possibile definire fino a quale orario e giorno prima della lezione il processo di spostamento automatico si occuperà di spostare i partecipanti dalla lista d'attesa alla lista di prenotati alla lezione. Esempio: la lezione di zumba inizia alle 18:00. Dopo le 10:00 del giorno precedente la lezione, le persone in lista d'attesa non verranno più spostate automaticamente nella lista dei partecipanti in caso si liberi un posto. Quindi se questo posto si liberasse per esempio alle 11 del mattino, le persone in lista d'attesa non figurerebbero tra i partecipanti, in quanto il limite previsto è stato sforato.