INDICE

1. Introduzione

In SPORTRICK viene denominato Planning il calendario con la programmazione delle lezioni pianificate. Per aprirlo basta cliccare prima sulla dicitura Planning nella fascia blu e poi di nuovo su Planning. In questa maschera si possono gestire varie operazioni elencate di seguito nel manuale.



2. Visualizzare gli orari dei corsi pianificati

Per visualizzare le lezioni sono disponibili vari filtri:

  • struttura (utile solo se sono state pianificate più strutture);

  • area (si possono selezionare più aree contemporaneamente);
     

cliccare sul tasto Carica per aggiornare la visualizzazione.

Di default, il Planning mostra sempre la giornata in corso, ma chiaramente è possible selezionare il giorno desiderato cliccando sulla freccina al lato della parola Today e selezionando la data. Le  frecce al lato del mese permettono di avanzare o retrocedere nel tempo; 


Nella parte sinistra della schermata la legenda con i colori e nomi delle diverse attività permette di individuare a colpo d'occhio a quale attività corrispondono i colori delle caselle. 


Cliccando in qualsiasi punto della tabella oraria con il tasto destro del mouse, è possibile aumentare o diminuire l'intervallo di visualizzazione delle caselle con le lezioni dei corsi.


Nella barra in alto a destra vi è la possibilità di modificare la visualizzazione del Planning. N.B. NON È POSSIBILE PERSONALIZZARE IL PLANNING, LE UNICHE OPZIONI DI VISUALIZZAZIONE DISPONIBILI SONO QUELLE RIPORTATE NELLA TABELLA SEGUENTE:


OPZIONELAYOUTDATI VISIBILI
day
  1. colore;
  2. attività;
  3. posti ancora disponibili;
  4. livello;
  5. istruttore
work week
  1. colore;
  2. attività;
  3. posti ancora disponibili;
  4. livello;
  5. istruttore

week
vengono indicati solo l'attività e l'orario. Il sabato e la domenica sono disposti in un'unica colonna
month
vengono indicati solo l'attività e l'orario.
timeline
vengono visualizzati gli orari con l'icona di un orologio. Gli orologi gialli indicano il mattino, quelli neri il pomeriggio e la sera.
L'intervallo di tempo mostrato è di 10 giorni.


Con un doppio click sulla casella corrispondente a ogni lezione, una nuova finestra ne mostrerà i dettagli, con elencate le seguenti caratteristiche:


Eventualmente è possibile abilitare dal portale VAR la visualizzazione dei tag assegnati a un corso specifico: accedere al portale VAR, cliccare su Managed Environments -> View More -> Configurations -> Settings -> inserire nel campo di ricerca il codice 10134 corrispondente all'opzione "Shows Tags on Classes Details in the planning view" e poi premere Modify per selezionare YES (deselezionando prima la casella "Use default value"). Premere OK per salvare. Una volta assegnato il tag (creato da Impostazioni -> Tag -> Corsi), apparirà in tutte le lezioni del corso. Eventualmente si possono assegnare più di un tag.


3. Visualizzare la lista dei partecipanti a una lezione e segnare le presenze

Con un doppio click sulla casella corrispondente a ogni lezione, una nuova finestra mostrerà la lista dei partecipanti (ovvero le persone iscritte o prenotate a una lezione) con i seguenti dati:
  1. persona: nome e cognome del partecipante. Cliccando sul nominativo si accede all'anagrafica;
  2. data di nascita;
  3. eventuale livello assegnato all'anagrafica (per corsi didattici);
  4. scadenza certificato medico;
  5. eventuali tags assegnati all'anagrafica

La colonna con la lettera P che sta per PRESENZA è occupata da quadratini al lato del nome di ciascun partecipante alla lezione. Basterà contrassegnare la casella per indicare chi è presente e premere su Salva Presenze. 

N.B. La casella per segnare la presenza sarà visibile solo nella giornata in corso oppure nel passato. Per le lezioni nel futuro si dovrà attendere il giorno della lezione.


Attenzione: se dopo l'assegnazione manuale di una presenza l'operatore toglie la spunta dalla presenza e risalva le Presenze, il sistema segnalerà lo stato dell'alunno come Assente. L'azione di segnare la presenza viene svolta in automatico che il centro dispone di controllo accessi.


4. Prenotare le lezioni

Per aggiungere dei partecipanti (e quindi prenotare a loro nome) è necessario:
  1. cliccare due volte sulla casella corrispondente alla lezione nel Planning;
  2. inserire le prime lettere del nome e/o cognome del cliente nella barra di ricerca e selezionare il nominativo nel menù a tendina. N.B. Solo clienti con un'anagrafica in SPORTRICK possono essere inseriti;
  3. cliccare il tasto Aggiungi:  
  4. una volta premuto il tasto aggiungi, si possono verificare i seguenti scenari:
il cliente ha un multipack che consente la prenotazione della lezioneil cliente verrà aggiunto alla lista dei partecipanti alla lezione e se è prevista la scalatura del credito per la prenotazione, il sistema decurterà automaticamente dal multipack il credito previsto 
il cliente non ha un multipack che consente la prenotazione della lezione ma è stata attivata la prenotazione libera, che consente la prenotazione senza abbonamento. il cliente verrà aggiunto alla lista dei partecipanti alla lezione e l'eventuale costo verrà addebitato al cliente e l'importo apparirà nella maschera di pagamento della sua anagrafica 
il cliente non ha un multipack valido per la prenotazione e la lezione non prevede la prenotazione liberaun messaggio notificherà che il cliente non ha nessun titolo valido per partecipare alla lezione. 

5. Inserire note riguardanti una lezione

 Per inserire delle note riguardanti la lezione è necessario:
  1. cliccare sulla casella corrispondente alla lezione sul Planning;
  2. inserire le info necessarie nel campo Note;
  3. premere il tasto Salva le modifiche;

Lo slot della lezione con le note inserite verrà contraddistinto dal simbolo (bisogna aggiornare la pagina del Planning per visualizzarlo): 

6. Bloccare/Sbloccare le prenotazioni

SPORTRICK permette di bloccare le prenotazioni delle lezioni sia alla reception sia online. Si rimanda al manuale bloccare/disattivare le prenotazioni per un lasso di tempo specifico per maggiori dettagli su questa funzione.

7. Visualizzare la lista d'attesa/aggiungere persone in lista d'attesa


In caso sia prevista una lista d'attesa per il corso (Impostazioni -> Attività -> Modifica -> Altro -> Lista d'Attesa) basta cliccare su Lista d'Attesa, inserire il nominativo da aggiungere (che deve avere un'anagrafica censita in SPORTRICK, altrimenti non sarà selezionabile dal menù a tendina) e premere il tasto Aggiungi. 


N.B. L'inserimento in lista d'attesa è libero, tuttavia, l'eventuale conferma della prenotazione del cliente in caso di cancellazione e quindi di posto disponibile, avverrà solo in due casi:

  • se il cliente ha un multipack valido per la prenotazione dell'attività prescelta;
  • se l'attività ha l'opzione "prenotazione libera" abilitata, quindi consente la prenotazione anche senza multipack valido.

L'inserimento in lista d'attesa non comporta scalatura di credito dal multipack o eventuali addebiti per il costo della prenotazione. Solo una volta confermato tra i partecipanti il credito previsto per la prenotazione verrà decurtato dal multipack/addebitato al cliente (l'importo previsto verrà automaticamente inserito nella maschera di pagamento dell'anagrafica del cliente).  

Per poter aggiungere la persona ai partecipanti e quindi toglierla dalla lista d'attesa, cliccare sul tasto apposito. 

Il tasto Elimina rimuove il nominativo dalla lista d'attesa in caso la persona non intenda più partecipare.



Se sono presenti persone in lista d'attesa comparirà l'icona della clessidra sulla casella della lezione da Planning.