1. Introducción 

En la propuesta comercial de una instalación deportiva pueden existir fórmulas de abono (multipacks) que permiten reservar actividades y acceder al centro sin reserva en determinadas franjas horarias.  

A continuación se muestran algunas posibilidades de cómo gestionar estas fórmulas con SPORTRICK. 

2. Lógica tras el funcionamiento 

Imaginémonos que un cliente haya adquirido un paquete de 10 pases que incluyen:

• reserva de las clases de fitness
• acceso a la instalación en determinadas franjas horarias:
  • L-V de 06:30 a 22:00
  • S de 08:00 a 18:30
  • D de 08:30 a 12:45

El abono se adquirió un lunes y el cliente decide reservar una clase de Spinning para el miércoles a las 13:00. 

A seguir se detallan los posibles escenarios de deducción del crédito.

Escenario 1: deducción al momento de la reserva (configuración predeterminada)

Por defecto, SPORTRICK procede con la deducción del crédito al momento de la reserva. 

Si consideramos nuestro caso de uso, al reservar la clase de Spinning el sistema descontará un crédito del mulitpack: 

Caso ideal 

El cliente se presenta a las 12:50: el sistema reconoce la reserva de la clase de Spinning de las 13:00 y permitirá el acceso asociandolo a la reserva de la clase. Al cliente no se le deducirán ulteriores créditos en fase de acceso. El resultado final es el siguiente: 

Caso no conveniente 

Si la planificación ha sido configurada para permitir el acceso hasta 15 minutos antes del comienzo de la clase y el cliente se presenta a las 12:40, o sea, 20 minutos antes del comienzo de la clase, el sistema no relacionará el acceso con la reserva de Spinning y el crédito ya descontado pero dejará entrar al cliente porque el modelo de acceso del multipack permite entrar en ese horario. Por consiguiente, el sistema deducirá un nuevo crédito y el cliente figurará como ausente en la clase de Spinning a menos que un monitor/operador registre de forma manual la asistencia del cliente. 

El resultado final en este escenario es el siguiente: al cliente se le deducirán dos créditos: uno al momento de la reserva y uno al momento del acceso. 

PRO Y CONTRA 

Vamos a ver ahora los pro y contra:

PRO:

• gestión de la cancelación: la deducción del crédito al momento de la reserva permite gestionar también la cancelación de la misma. Si el cliente nos se presenta a clase, el gestor podrá decidir si mantener la deducción para no perder la ganancia de la plaza que el cliente dejó vacía
• gestión doble deducción diaria: si el cliente reservó una clase y decide al mismo tiempo acceder al centro con antelación antes de realizar una actividad con reserva, el sistema se comportará de forma correcta deduciendo dos créditos 
• gestión del crédito por parte del cliente: el cliente podrá controlar los créditos residuales

CONTRA:

• necesidad de educar al cliente acerca del uso de las instalaciones: es importante que los clientes estén al tanto de la política de acceso anticipado antes de incurrir en una doble deducción del crédito. 

Escenario 2: deducción al momento del acceso

En el hipotético caso de deducción del crédito sólamente al momento del acceso, el sistema no deducirá ningún crédito durante la reserva. A continuación se muestran los posibles escenarios:

primero, para obtener este resultado es necesario cambiar algunos ajustes en SPORTRICK:

1. multipack: es necesario configurar el multipack para descontar el crédito durante el acceso SIN RESERVA (deducción del crédito asociada al modelo de accesos). En cambio, la reserva de la actividad no conlleva la deducción de créditos 
2. configuración VAR: desde Managed Environments -> View More -> Configurations -> Settings, hay que insertar el código 10076 en el campo de búsqueda y hacer clic en Modify -> seleccionar la opción NO -> hacer clic en OK. El resultado final se muestra en la imagen a continuación: 

Volviendo al ejemplo inicial según el cual el cliente adquirió un paquete de 10 pases, si reserva una clase de Spinning para el miércoles a las 13:00, el crédito no se descontará en ese momento. El resultado será el siguiente: 

En este escenario no importa a qué hora el cliente se presenciará delante del control de accesos ya que el crédito siempre será descontado al momento del acceso, siendo el resultado el siguiente: 

PRO Y CONTRA

Vamos a ver ahora los pro y contra relacionados con la deducción del crédito al momento del acceso: 

PRO

• el cliente no incurre en una doble deducción del crédito: con esta configuración el cliente no corre el riesgo de una doble deducción del crédito (durante la reserva y durante el acceso) y gestionar el tiempo de acceso anticipado ya no es necesario

CONTRA

• gestión de la cancelación de la reserva: si el cliente no atiende a la clase reservada, el gestor perderá por completo la ganancia relativa a la plaza que quedó libre como consecuencia de la ausencia del cliente. Será necesario por lo tanto implementar un proceso para controlar los "no-show" si el centro quiere monitorizar las pérdidas
  
• el cliente puede disfrutar de la deducción del crédito para acceder al centro y participar a diferentes actividades: si el cliente accede antes del horario de la clase reservada para participar a una clase que no requiere la reserva de la plaza, el sistema descontará el crédito sólamente una vez, dejando al cliente la libertad de poder participar a la clase reservada y a todas las clases que no requieren una reserva.