Lista de temas

  1. introducción;
  2. filtros;
  3. modificar el espacio horario de reserva visualizado; 
  4. reserva de un servicio;
  5. confirmación de la reserva;
  6. visualización de la reserva en la agenda;


1. Introducción 

Desde Front-Office es posible reservar y posteriormente vender servicios (masajes, sesiones con un entrenador personal, servicios estéticos, clases particulares, etc....) gracias a una interfaz de reserva específica. Haciendo clic en SERVICIOS se abrirá una interfaz estilo agenda. 



2. Filtros

Los filtros disponibles a la izquierda de la interfaz de reserva de servicios se describen en la tabla a continuación. Para mayor comodidad, se agrupan utilizando un color diferente según su tipología. 


Atención: para poder llevar a cabo una reserva visualizando la agenda de los recursos conectados a un servicio, es necesario aplicar sólo uno de los filtros contenidos en el recuadro verde (ver imagen). No obstante, se recomienda leer la descripción de los demás filtros opcionales para optimizar el proceso de reserva.




Filtros 
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Para visualizar la disponibilidad en las agendas de los recursos reservables para un servicio, aplicar uno de los siguientes filtros:

  • SERVICIOS: este filtro permite seleccionar el servicio a reservar. Sin embargo, también es posible dejar el campo en blanco y utilizar como alternativa los filtros etiquetas o recursos; 
  • ETIQUETAS: en lugar de filtrar por tipología de servicio, las etiquetas (si configuradas previamente) permiten filtrar un grupo de recursos para ver todas las agendas de forma simultánea (por ejemplo, al seleccionar las etiquetas MASAJE OPERADOR y MASAJE SALA, se mostrará la disponibilidad de todos los masajistas y espacios destinados al masaje); 
  • RECURSOS (persona responsable del servicio y / o lugar en el que se lleva a cabo): en lugar de filtrar por tipo de servicio o por etiqueta, es posible también seleccionar directamente uno o más recursos específicos y ver su disponibilidad. Este filtro suele ser útil para el personal ya que el operador puede seleccionar su nombre para ver su agenda con sus actividades.
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buscar el cliente ingresando su nombre en el filtro PERSONA para ver su agenda. 

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por defecto, el sistema muestra la disponibilidad en agenda para la semana vigente. Sin embargo, es posible ingresar un día específico en el filtro FECHA. El sistema actualizará automáticamente la agenda mostrando el día deseado.



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al lado del logo de SPORTRICK hay dos FLECHAS que le permiten avanzar o retroceder en los días o semanas. 
En botón DÍA permite ver la agenda diaria mientras que el botón SEMANA permite volver a la visualización semanal. El botón HOY muestra la agenda del día vigente.  
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El filtro reserva avanzada permite la reserva masiva de un servicio durante más de un día. 

Se remite al manual específico Reserva Avanzada de Servicios para más información.


3. Modificar el espacio horario de reserva visualizado

Para modificar la visualización horaria del espacio de reserva en la agenda servicios (por ejemplo configurar una visualización de media hora en media hora o con un intervalo de un cuarto de hora, etc.), acceder al portal VAR, hacer clic en Managed Environments -> View More -> Configurations -> Settings -> ingresar el código 10126 en el campo de búsqueda correspondiente a la opción " Time slot duration (in Minutes) of Services Calendars", hacer clic en Modify para ingresar el valor deseado (primero deseleccionar la casilla "Use default value" ). Pulse OK para guardar.


4. Reserva de un servicio 

Una vez utilizados los filtros situados en la parte izquierda de la interfaz (uno a elegir entren los filtros servicios, etiquetas o recursos y los opcionales), el sistema mostrará automáticamente la agenda relacionada con los recursos involucrados en el servicio. A continuación, hacer doble clic en el la sección de la agenda del recurso con la hora / día deseado. 

Atención: las secciones en gris indican que el recurso no está disponible. Para problemas de visualización se recomienda consultar el manual: error durante la reserva de un servicio. 


 


Intervalos fijos de reserva: si la disponibilidad de los recursos prevé la reserva de intervalos de tiempo fijos, el sistema lo tendrá en cuenta para determinar la hora de inicio y finalización de la sesión. Ejemplo: la reserva de una sesión de masaje tiene un intervalo de tiempo fijo de 60 minutos -> si el operador está disponible a partir de las 9:00, se podrán reservar sesiones a  las 9:00, 10:00, 11:00, 12:00, etc. Si el operador intenta reservar a las 9:30 en una sección libre de la agenda del recurso, el sistema propondrá las 10:00 como hora de inicio.


La siguiente pantalla le permitirá continuar con el procedimiento de reserva;  


  1. persona: es el nombre del cliente. Si se trata de un nuevo cliente que aún no se ha registrado en SPORTRICK, ver el punto 2. Si se trata de una reserva anónima, el campo quedará en blanco. Atención: ¡la reserva anónima está permitida solo si la planificación del servicio lo prevé. Para más información sobre la reserva anónima consultar el manual sobre la Planificación de servicios; 
  2. nuevo cliente aún no registrado: haciendo clic en el botón + es posible añadir el cliente a la base de datos ingresando los siguientes datos; 
  3. listado de los multipack del cliente con el crédito residual;
  4. listado de carteras electrónicas del cliente con el crédito residual;
  5. servicio: el servicio que se está vendiendo; 
  6. recurso(s) a reservar para la realización del servicio: el botón Añadir permite agregar recursos a la reserva. Los recursos en verde están disponibles para el servicio seleccionados. Los recursos en en rojo no están disponibles. Sin embargo, siempre es posible forzar la reserva de un recurso señalado en rojo; 
  7. fecha de reserva del servicio (modificable);
  8. hora de inicio de la sesión a reservar (modificable). ¡Atención! El sistema no actualiza automáticamente la hora de finalización en función de la duración del servicio. Por eso la hora de finalización deberá cambiarse manualmente. La disponibilidad de los recursos se comprobará en función de los nuevos valores introducidos; 
  9. hora de terminación de la sesión a reservar (modificable). ¡Atención! El sistema no actualiza automáticamente la hora de inicio en función de la duración del servicio. Por eso la hora de inicio deberá cambiarse manualmente. La disponibilidad de los recursos se comprobará en función de los nuevos valores introducidos; 
  10. servicios adicionales: si previsto en la planificación de servicios, será posible seleccionar servicios adicionales (opcional);
  11. notas opcionales sobre la reserva (no se pueden modificar); 


Para confirmar hace clic en OK. 


5. Confirmación de la reserva

Una vez confirmada la reserva del servicio haciendo clic en OK, existen tres posibilidades: 

  1. pagar: abrir la página de pago; 
  2. confirmar: confirmar la reserva realizada y volver a la página principal de reservas de servicios. El importe estará pendiente de pago y el cliente podrá pagarlo cuando acuda al centro; 
  3. nueva: confirmar la reserva realizada para proceder con otra reserva volviendo a la pantalla anterior; 



Siempre en la interfaz de finalización del proceso de reserva, pueden ocurrir las siguientes situaciones: 

  • el cliente ya pagó el servicio
  • el cliente puede disponer de un multipack che incluye la reserva de un servicio
  • el cliente puede disponer de una cartera electrónica que puede ser usada para el pago del servicio

A continuación se muestra el funcionamiento del sistema en cada situación. 


El cliente ya pagó el servicio

El sistema avisa que la sesión se reservará sin coste adicional. 


El cliente dispone de un multipack que incluye la reserva de un servicio 

  • Multipack con crédito ilimitado: el cliente no incurrirá in ningún gasto adicional durante la reserva del servicio;
  • Multipack con crédito a deducir: el sistema deducirá automáticamente el crédito durante al reserva del servicio;
  • Presencia de más de un multipack para la deducción del crédito: durante el proceso de reserva es posible seleccionar el multipack desde el cual se deducirá el crédito;  
  • Presencia de un multipack válido para la reserva de un servicio pero el cliente NO desea utilizarlo: el cliente puede pagar el servicio sin utilizar el multipack. Será necesario hacer clic en la X al lado del multipack para vaciar el campo antes de confirmar la reserva del servicio; 


El cliente dispone de una cartera electrónica para el pago del servicio

  • El cliente desea hacer uso del crédito en su cartera electrónica para el pago del servicio:

    • Sin la emisión del justificante de compra: seleccionar la cartera electrónica desde la cual deducir el crédito y hacer clic en confirmar; 
    • Con emisión del justificante de compra: vaciar el campo destinado a la selección de la cartera electrónica haciendo clic en la X y hacer clic en confirmar (o pagar si se quiere cerrar el pago de forma inmediata). De esta forma el servicio estará pendiente de pago y no se descontará el crédito de la cartera electrónica. A continuación es necesario acceder a la interfaz de pago del perfil del cliente y cerrar el pago utilizando la cartera electrónica. Se emitirá un justificante de pago con el crédito residual. Para más información sobre el pago desde el perfil del cliente usando una cartera electrónica, se remite al manual correspondiente Pago con cartera electrónica.


  • El cliente NO desea hacer uso del crédito en su cartera electrónica para el pago del servicio: vaciar el campo destinado a la selección de la cartera electrónica haciendo clic en la X y hacer clic en confirmar (o pagar si se quiere cerrar el pago de forma inmediata).  De esta forma el servicio estará pendiente de pago y no se descontará el crédito de la cartera electrónica. A continuación es necesario acceder a la interfaz de pago del perfil del cliente y cerrar el pago utilizando otra forma de pago. 



6. Visualización de la reserva en la agenda

Una vez confirmada, la reserva aparecerá en la agenda del cliente y los recursos relacionados al servicio: 

  1. si el servicio ha sido pagado, el margen de la casilla tendrá una coloración verde; 
  2. si el servicio no ha sido pagado, el margen de la casilla tendrá una coloración negra; 
  3. si el servicio se ha asociado a una actividad específica (durante la planificación del servicio), la casilla adquiere el color asociado a esa actividad (véase Configuración -> Actividades).



Para reservar un servicio con múltiples participantes, consulte el manual correspondiente ¿Cómo puedo reservar un servicio para más participantes?

Desde la sección Servicios del Front-Office es posible reservar y vender servicios como masajes, clases particulares, servicios estéticos, alquiler de espacios para el deporte o eventos...