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introduzione;
struttura e compilazione del template;
casi d'uso:
1. multipack "a tempo";
2. multipack con "credito a scalare"

1. Introduzione

Portato a termine il primo step dedicato alle anagrafiche (vedi manuale Dati anagrafici), il consulente SPORTRICK fornirà il template da compilare per procedere con l’importazione dei multipack (ovvero lo storico di vendita degli abbonamenti. Esempio: il cliente Mario Rossi nell’attuale gestionale possiede un abbonamento Nuoto libero "6 mesi" valido dal 01/10/20 al 31/03/21).

Nel template non sono presenti le righe listino pianificate per un certo multipack, ma solo l’oggetto principale. Durante la compilazione non è prevista l’associazione diretta con una riga listino, ma solo al multipack. Questo comporta che se ad esempio che Mario Rossi in SPORTRICK dovrà avere un multipack “Nuoto libero ingressi“ riga listino “5 ingressi“, nel file si potrà abbinare solo al multipack “Nuoto libero ingressi“. Questo non significa che il dato “5 ingressi“ non sarà presente in SPORTRICK, occorrerà solo strutturarlo in modo differente, ad esempio sfruttando le note e i campi relativi al credito. Per ulteriori informazioni si può fare riferimento al “Caso d’uso: multipack con crediti a scalare“ illustrato nel capitolo 3 del manuale.

ATTENZIONE: la struttura del template ricevuto non deve essere modificata in alcun modo, quindi non si devono inserire nuove colonne, rimuoverle, rinominarle o cambiare il loro formato. Se durante la compilazione ci si dovesse accorgere di informazioni importanti non inseribili nel file, sarà sufficiente parlarne tempestivamente con il proprio consulente SPORTRICK di riferimento e studiare una strategia apposita.

2. Struttura e compilazione del template

Il file Excel è composto da tre fogli di lavoro:

"MultipacksTemplates", dove si trova l’elenco di tutti i multipack pianificati nel proprio ambiente SPORTRICK (non deve essere modificato);
"Customers", contenente tutte le anagrafiche presenti nel proprio ambiente SPORTRICK (non deve essere modificato);
"Multipacks", l’unico foglio di lavoro da compilare. L'obiettivo è creare la corrispondenza tra l’anagrafica e il multipack che possiede. Nota: ogni riga corrisponde ad un multipack di un cliente, quando un cliente possiede più multipack occorre dedicare una riga ad ognuno di essi.

Il procedimento da seguire per la compilazione del foglio di lavoro “Multipacks“ è il seguente:

inserire nella colonna "MultipackTemplateID" l'ID del multipack che si trova nel foglio "MultipacksTemplates". (Attenzione: questo dato è obbligatorio);
stesso procedimento per la colonna "CustomerID", dove andrà inserito l'ID omonimo presente nel foglio "Customers". (Attenzione: questo dato è obbligatorio);
proseguire l’inserimento dati nelle colonne successive per arricchire di informazioni il multipack del cliente, nella tabelle e nei paragrafi seguenti si troveranno dettagli e approfondimenti utili.

Nome Campo	Definizione	Regole e suggerimenti
StartDate	Data inizio del multipack	*COMPILAZIONE OBBLIGATORIA* Nel caso questo dato non fosse disponibile all’interno del proprio gestionale si può pensare di sostituirlo con una data fittizia ragionevole.
EndDate	Data fine del multipack	*COMPILAZIONE OBBLIGATORIA* Nel caso questo dato non fosse disponibile all’interno del proprio gestionale si può pensare di sostituirlo con una data fittizia ragionevole.
CreditSell*	Credito residuo*	*COMPILAZIONE OBBLIGATORIA*
CreditAmount*	Credito trasferito*	*COMPILAZIONE OBBLIGATORIA*
Notes	Note multipack del cliente	*COMPILAZIONE OBBLIGATORIA* Campo di testo utilizzabile per informazioni utili relative al multipack. Alcuni esempi: nome dell’abbonamento all’interno del precedente gestionale, crediti totali venduti, note del consulente sulla vendita e la trattativa, note interne, ecc.
Amount	Prezzo acquisto del multipack	*COMPILAZIONE FACOLTATIVA* Il campo non è obbligatorio, ma se si sceglie di non compilarlo il multipack risulterà come venduto a prezzo 0€. Il sistema non effettua un collegamento con il prezzo inserito in Pianificazione. Non inserire alcun simbolo di valuta.
PurchaseDate	Data di vendita del multipack	*COMPILAZIONE FACOLTATIVA* Il campo non è obbligatorio, ma se si sceglie di non compilarlo il multipack risulterà come venduto nella data di importazione.

*I crediti sono importanti soprattutto nel caso di multipack “a scalare“. Nel template ci sono due campi a disposizione: Credit Sell e Credit Amount:

per l’importazione dati occorre sfruttare la colonna Credit Sell, inserendovi i crediti residui che il cliente possiede al momento dell’importazione. Ad esempio, se Mario Rossi possiede un abbonamento Nuoto Libero 10 ingressi e ne ha già utilizzati 3, occorre inserire nella colonna Credit Sell il valore 7. Il credito totale iniziale può essere inserito all’interno del campo Notes, ad esempio scrivendovi “Storico: abbonamento nuoto libero 10 ingressi“. Se il cliente ha esaurito i crediti di un certo multipack, ma lo si desidera importare come informazione storica, allora basterà inserire in questa colonna il valore 0;
la colonna Credit Amount si può utilizzare per inserire i crediti trasferiti da un multipack all’altro. Ad esempio, il cliente ha un multipack open 10 ingressi scaduto il 31/12/2020, ma con ancora 4 ingressi disponibili. Si presenta in palestra per fare una nuova iscrizione allo stesso multipack. Il club sceglie di “trasferire“ questi 4 crediti non utilizzati nel vecchio multipack scaduti all’interno del nuovo pacchetto. In questo caso si avrebbero 10+4=14 crediti totali. Per riprodurre questo caso particolare nel template di importazione dei multipacks occorre inserire nella riga relativa al nuovo multipack Credit Sell=10 e Credit Amount=4. Trattandosi di casi piuttosto rari, si può scegliere di optare direttamente per Credit Sell=14 e sfruttare il campo Notes per ricordare il dettaglio di questo passaggio di crediti.

ATTENZIONE: i campi Credit Sell e Credit Amount sono entrambi obbligatori all’interno del template. Questo comporta che quando il campo non è significativo (ad esempio nel caso di abbonamento di durata, privi di un totale di crediti a disposizione) occorrerà inserire in entrambe le caselle il valore 0.

Una volta completato il template, si potrà procedere all'importazione di test sfruttando le anagrafiche importate in precedenza:

accedere a Managed Environments -> ambiente -> Imports -> accedere alla sezione Multipacks;
da Import Multipacks selezionare l'intestazione sulla quale operare l'importazione (1), caricare il template compilato (2) e cliccare su Import Multipacks (3);
gli abbonamenti compariranno nell'anagrafica dei clienti corrispondenti.

3. Casi d'uso

Multipack "a tempo"

Nel gestionale attuale il cliente Mario Rossi ha un abbonamento “Nuoto libero semestrale" valido dal 01/10/20 al 31/03/21, acquistato il 20/09/20 a 120€. Supponiamo che in SPORTRICK questo oggetto sia stato pianificato come multipack chiamato “Nuoto libero a tempo“ al quale è collegato un listino con una riga chiamata “6 mesi“. La compilazione del template deve essere svolta in questo modo:

1. cercare l'ID del multipack “Nuoto libero a tempo” all’interno del foglio "MultipacksTemplates" e riportarlo nel foglio di lavoro “Multipacks“;

2. cercare il codice persona di Mario Rossi nel foglio "Customers" e riportarlo nel foglio di lavoro “Multipacks“;

3. inserire rispettivamente in StartDate e EndDate le date 01/10/20 e 31/03/21;

4. trattandosi di un abbonamento semestrale senza limiti di ingressi, inserire il valore 0 all’interno delle celle CredilSell e CreditAmount;

5. sfruttare il campo Notes per inserire informazioni storiche rilevanti, ad esempio che si tratta di un abbonamento proveniente dal precedente gestionale: “Importazione dati: Nuoto libero semestrale“;

6. inserire il prezzo al quale è stato acquistato il multipack, ovvero 120, all’interno della colonna Amount (non inserire il simbolo di valuta);

7. inserire la data di vendita 20/09/20 in PurchaseDate.

Di seguito la riga che rappresenta l’informazione completa e il risultato che si otterrà in SPORTRICK ad importazione effettuata:

Multipack con credito "a scalare"

Nel gestionale attuale il cliente Mario Rossi ha un abbonamento “Nuoto libero 10 ingressi" valido dal 01/10/20 al 31/03/21, acquistato il 20/09/20 a 150€ e con credito residuo 6. Supponiamo che in SPORTRICK questo oggetto sia stato pianificato come multipack chiamato “Nuoto libero ingressi“ al quale è collegato un listino, una delle righe listino è chiamata “10 ingressi“. La compilazione del template viene descritta a seguire:

1. cercare l'ID del multipack “Nuoto libero ingressi” all’interno del foglio "MultipacksTemplates" e riportarlo nel foglio di lavoro “Multipacks“;

2. cercare il codice persona di Mario Rossi nel foglio "Customers" e riportarlo nel foglio di lavoro “Multipacks“;

3. inserire rispettivamente in StartDate e EndDate le date 01/10/20 e 31/03/21;

4. trattandosi di un multipack con crediti a scalare, inserire il credito residuo all’interno della colonna CreditSell (6); dato che non in questo caso non si prevede del credito trasferito, basta inserire il valore 0 all’interno di CreditAmount;

5. sfruttare il campo Notes per inserire informazioni storiche rilevanti, come il fatto che si tratta di un abbonamento proveniente dal precedente gestionale: “Importazione dati: Nuoto libero 10 ingressi“;

6. inserire il prezzo al quale è stato acquistato il multipack, ovvero 150, all’interno della colonna Amount (non inserire il simbolo di valuta);