Lista Argomenti

1. introduzione;
2. pre-requisiti;
3. configurazione generale;
   1. periodo di disponibilità delle prenotazioni via E-Commerce;
   2. configurazione tempo di disdetta per cancellazione prenotazioni;
   3. configurazione opzionale del termine entro il quale effettuare le prenotazioni;
4. configurazione prenotazione lezioni;
5. configurazione prenotazione servizi;
   • casi d'uso

1. Introduzione

In questo manuale viene esposto come attivare le prenotazioni sul portale web E-Commerce di SPORTRICK in modo che i clienti possano procedere alla gestione delle proprie prenotazioni in completa autonomia.

Attenzione: solo gli utenti con un'anagrafica in censita in SPORTRICK potranno effettuare prenotazioni! Questo perché i clienti possono accedere al portale E-Commerce solo con le credenziali fornite da SPORTRICK. L'invio delle credenziali prevede l'esistenza di un'anagrafica, che verrà poi automaticamente aggiornata con le prenotazioni ed eventuali disdette del cliente.

2. Pre-requisiti

Questo manuale presuppone la conoscenza dettagliata dei seguenti concetti:

• attività;
• multipack;
• servizi e risorse;
• prenotazione libera;
• introduzione all'E-Commerce;
• attivazione portale E-Commerce;
• attivazione account E-Commerce utente

3. Configurazione Generale

Assicurarsi che le opzioni desiderate relative alla prenotazione online siano state configurate sul portale VAR (come descritto nel manuale impostare la configurazione grafica e funzionalità dell'E-Commerce).

Periodo di disponibilità delle prenotazioni via E-Commerce 

Nelle impostazioni di SPORTRICK (Impostazioni -> Impostazioni Generali -> Social Booking) si ha la possibilità di impostare l'intervallo durante il quale le lezioni/servizi sono prenotabili dai clienti. Quindi, se il valore impostato è 14, significa che i clienti a partire dalla data odierna potranno visualizzare le attività prenotabili fino a un massimo di 14 giorni. 

Se si imposta 0 come valore, significa che i clienti potranno visualizzare solo le lezioni/servizi del giorno in corso.

Configurazione tempo di disdetta per cancellazione prenotazioni

Il tempo di disdetta è personalizzabile nelle impostazioni di SPORTRICK (Impostazioni -> Impostazioni Generali -> Social Booking). Se il cliente non rispetta il tempo di disdetta impostato, non potrà cancellare la prenotazione dal portale e perderà l'eventuale credito scalato. Se invece la disdetta viene effettuata entro il tempo limite, il sistema riaccrediterà sul multipack del cliente il credito scalato alla prenotazione (automatismo del sistema). ATTENZIONE: la procedura di riaccredito funziona automaticamente solo in caso di multipack. Se il cliente dovesse effettuare una prenotazione a pagamento (quindi non inclusa nel suo multipack) NON è prevista una procedura di rimborso automatico sulla carta di credito del cliente qualora decida di cancellare la propria prenotazione.

Configurazione opzionale del termine entro il quale effettuare le prenotazioni

Dal portale VAR si possono impostare dei valori per definire un termine massimo entro il quale i clienti possono prenotare una lezione. Questa opzione può essere utile per evitare prenotazioni troppo ravvicinate all'inizio di una lezione e per avere un'idea anticipata del numero di partecipanti interessati a prendervi parte.

Una volta effettuato l'accesso al VAR, cliccare su Managed Environments -> View More -> Configurations -> Settings -> introdurre il codice corrispondente all'opzione desiderata e inserire i valori necessari tramite il tasto Modify (per cambiare il valore di default occorre deselezionare l'opzione predeterminata):

• Cod. 10065 - Time slot in which you can book today's lessons ( Start Time ): valore di tempo a partire dal quale è possibile prenotare le lezioni del giorno in corso. I valori disponibili sono:
  • secondi: le lezioni odierne possono essere prenotate a partire da tot secondi. Es. lezione inizia alle 9:00, secondi impostati = 90 -> la lezione può essere prenotata a  partire da un secondo e mezzo prima delle 9:00;
  • minuti: le lezioni odierne possono essere prenotate a partire da tot minuti. Es. lezione inizia alle 9:00, minuti impostati = 50 -> la lezione può essere prenotata a  partire dalle 8:10;
  • ore: le lezioni odierne possono essere prenotate a partire da tot ore. Es. lezione inizia alle 9:00, ore impostate = 3 -> la lezione può essere prenotata a  partire dalle 6:00;
  • giorni: le lezioni odierne possono essere prenotate a partire da tot giorni. Es. lezione inizia alle 9:00, giorni impostati = 1 -> la lezione può essere prenotata a  partire dal giorno precedente;
  • settimane: le lezioni odierne possono essere prenotate a partire da tot settimane. Es. lezione inizia alle 9:00, settimane impostate = 1 -> la lezione può essere prenotata a  partire da una settimana prima, quindi se la lezione si tiene di giovedì, la lezione può essere prenotata a partire dal giovedì della settimana precedente;
• Cod. 10066 - Time slot in which you can book today's lessons ( End Time ): valore di tempo entro il quale è possibile prenotare le lezioni del giorno in corso. I valori disponibili sono: 
  • secondi: le lezioni odierne possono essere prenotate entro tot secondi. Es. lezione inizia alle 9:00, secondi impostati = 90 -> la prenotazione della lezione è consentita fino a un secondo e mezzo prima delle 9:00;
  • minuti: le lezioni odierne possono essere prenotate entro tot minuti. Es. lezione inizia alle 9:00, minuti impostati = 50 -> la prenotazione della lezione è consentita massimo entro le 8:10;
  • ore: le lezioni odierne possono essere prenotate entro tot ore. Es. lezione inizia alle 9:00, ore impostate = 3 -> la prenotazione della lezione è consentita entro e non oltre le 6:00;
  • giorni: le lezioni odierne possono essere prenotate entro tot giorni. Es. lezione inizia alle 9:00, giorni impostati = 1 ->  la prenotazione della lezione è consentita fino al giorno precedente;
  • settimane: le lezioni odierne possono essere prenotate entro tot settimane. Es. lezione inizia alle 9:00, settimane impostate = 1 -> la prenotazione della lezione è consentita entro una settimana prima, quindi se la lezione si tiene di giovedì, la lezione può essere prenotata entro e non oltre il giovedì della settimana precedente;

• Cod. 10067 - Time slot in which you can book coming lessons ( Start Time ): valore di tempo a partire dal quale è possibile prenotare le lezioni dei prossimi giorni;
• Cod. 10068 - Time slot in which you can book coming lessons ( End Time ): valore di tempo entro il quale è possibile prenotare le lezioni dei prossimi giorni. 

4. Configurazione prenotazione lezioni

Per la prenotazione delle lezioni dal portale E-Commerce, l'attività corrispondente al corso deve essere impostata come prenotabile da web.

Eventualmente si possono compilare anche altri due campi opzionali:

• nome E-Commerce: nome alternativo dell'attività che sarà visualizzato su portale E-Commerce;
• descrizione E-Commerce: descrizione formale dell'attività che sarà visualizzata su portale E-Commerce (utile per fornire dettagli su cosa comporta l'attività prenotata).

SPORTRICK prevede due metodi di prenotazione (che possono essere adottati simultaneamente):

Prenotazione con abbonamento l'acquisto di un multipack consente la prenotazione dei corsi compresi nel pacchetto. Eventuali procedure di scalatura credito e riaccredito in seguito a cancellazione avverranno in automatico seguendo le regole configurate

una volta inserite nel multipack le attività prenotabili, è necessario abilitarlo alla prenotazione da E-Commerce (come da immagine sottostante) e salvare le modifiche

Prenotazione singola lezione  (senza previo acquisto di un multipack) i clienti possono prenotarsi senza avere un abbonamento (utile per lezioni di prova). Se la prenotazione non dovesse essere gratuita, il sistema addebiterà nel carrello acquisti il costo della lezione e il cliente dovrà necessariamente saldare l'importo per evitare che il sistema annulli la prenotazione non pagata.

la prenotazione di una lezione senza vincolo di abbonamento viene denominata "prenotazione libera". Serve impostare l'opzione corrispondente nei dettagli dell'attività prenotabile:  Inoltre, bisogna controllare che sul VAR le seguenti impostazioni siano attivate: Managed Environments -> View More -> Configurations -> Ecommerce -> Booking: "Check sold object during free booking" (mettere la spunta su YES) -> cliccare su Save; Managed Environments -> View More -> Configurations -> Ecommerce -> Booking: "Enable Free Booking" (mettere la spunta su YES) -> cliccare su Save; Managed Environments -> View More -> Configurations -> Settings -> inserire nel campo di ricerca il codice 10062 corrispondente all'opzione Allow Bookings in E-Commerce without valid purchase -> cliccare su Modify -> deselezionare la casella relativa al default value e selezionare l'opzione YES, poi premere OK. Attenzione! Solo se la prenotazione prevede il versamento di un importo, è obbligatoria la creazione di un listino prezzi per il corso, oltre all'impostazione di altre configurazioni descritte nel manuale: Corso - Listini.

5. Configurazione prenotazione servizi

Per abilitare la prenotabilità da E-Commerce dei servizi è necessario che ognuno di essi abbia un'attività associata. Infatti il cliente cliccherà sul nome dell'attività per visualizzare i servizi relativi. Esempio: attività = noleggio campi, servizi associati = noleggio campo tennis, noleggio campo calcetto, noleggio campo padel.

L'attività deve necessariamente essere impostata come prenotabile da web (Impostazioni -> Attività -> Modifica -> E-Commerce).

Eventualmente si possono compilare anche altri due campi opzionali:

• nome E-Commerce: nome alternativo dell'attività che sarà visualizzato su portale E-Commerce;
• descrizione E-Commerce: descrizione formale dell'attività che sarà visualizzata su portale E-Commerce (utile per fornire dettagli su cosa comporta il servizio prenotato).

SPORTRICK prevede due metodi di prenotazione (che possono essere adottati simultaneamente): 

Prenotazione servizio  seguita da pagamento i clienti possono prenotare il singolo servizio e procedere al pagamento dell'importo previsto. Il mancato pagamento comporta la cancellazione automatica della prenotazione.  ATTENZIONE:  NON è prevista la prenotazione di un servizio a titolo gratuito (l'unico modo per gestire questa dinamica è pianificare il servizio come se fosse un corso) e nemmeno la prenotazione di un servizio per poi saldare l'importo in reception; i clienti non sono autorizzati a cancellare tramite E-Commerce la prenotazione di un servizio prenotato

al fine di consentire la prenotazione di un servizio per poi passare al pagamento dell'importo previsto, serve selezionare l'opzione corrispondente nei dettagli dell'attività  associata al servizio prenotabile:  Inoltre, bisogna controllare che sul VAR le seguenti impostazioni siano attivate: Managed Environments -> View More -> Configurations -> Ecommerce -> Booking: "Check sold object during free booking" (mettere la spunta su YES) -> cliccare su Save; Managed Environments -> View More -> Configurations -> Ecommerce -> Booking: "Enable Free Booking" (mettere la spunta su YES) -> cliccare su Save; Managed Environments -> View More -> Configurations -> Settings -> inserire nel campo di ricerca il codice 10062 corrispondente all'opzione Allow Bookings in E-Commerce without valid purchase -> cliccare su Modify -> deselezionare la casella relativa al default value e selezionare l'opzione YES, poi premere OK

Pacchetto prepagato per la prenotazione di servizi  l'acquisto di un multipack consente la prenotazione dei servizi compresi nel pacchetto. Eventuali procedure di scalatura credito e riaccredito in seguito a cancellazione avverranno in automatico seguendo le regole configurate

una volta inseriti nel multipack i servizi previsti per la prenotazione da E-Commerce, è necessario abilitare il multipack alla prenotazione come da immagine sottostante e salvare le modifiche.

Il servizio sarà prenotabile da E-Commerce soltanto se:

1. viene attivata la prenotabilità da Pianificazione -> Servizi -> Servizi -> Dettaglio -> Web 
2. viene associata l'attività sulla quale il cliente dovrà cliccare per visualizzare in quali orari e giorni il servizio desiderato è prenotabile
3. vengono impostate delle slot di prenotazione nel dettaglio di ogni risorsa associata al servizio. Quindi per prima cosa serve pianificare una risorsa e una volta creata bisogna cliccare sul tasto Dettaglio (al lato della risorsa) e aprire la sezione Disponibilità. Impostare i campi necessari per configurare la disponibilità della risorsa e selezionare la casella "Usa Slot" per determinare l'intervallo di prenotazione (in minuti). Attenzione: l'intervallo di prenotazione non coincide con la durata della singola prenotazione, ma con l'intervallo di tempo tra una prenotazione e l'altra. L'esempio a seguire chiarirà le idee.

Esempio: i campi da tennis sono prenotabili in slot da 45 minuti a partire dalle 9:00 del mattino. Questo significa che la prima prenotazione disponibile sarà alle 9:00 del mattino, mentre la successiva sarà alle 9:45, poi alle 10:30, alle 11:15 e via dicendo.

Se un cliente desidera prenotare il servizio campo da tennis per mezz'ora a partire dalle 9:00, dato che occuperà il campo fino alle 9;30, la prima disponibilità di prenotazione per un eventuale cliente successivo sarà alle 9:45.

N.B. In caso il servizio pianificato preveda dei servizi plus (servizi aggiuntivi), sarà necessario rimuoverli dal servizio, poiché non supportati dall'E-Commerce.

Casi d'uso

• servizi con più partecipanti: il costo del servizio prenotato da E-Commerce verrà addebitato unicamente alla persona che effettua la prenotazione. L'opzione Ripartisci Quota è disponibile soltanto per prenotazioni effettuate da un operatore alla reception. Una volta completato il pagamento, il responsabile della prenotazione potrà inviare un link agli altri partecipanti in modo che anch'essi confermino la propria partecipazione al servizio;
• servizi con risorse diverse: poniamo il caso in cui un servizio preveda diverse risorse, per esempio 3 campi da tennis disponibili per l'affitto, oppure 4 personal trainer disponibili per allenamenti mirati individuali, ecc. Se si desidera permettere al cliente di scegliere quale risorsa prenotare in base alla disponiblità e/o preferenza, servirà configurare un servizio per ogni risorsa. Quindi nell'esempio dei campi, bisognerà configurare il servizio affitto campo da tennis 1, affitto campo da tennis 2, affitto campo da tennis 3. A ogni servizio deve corrispondere un campo da tennis come risorsa specifica da prenotare. Lo stesso varrà per l'esempio dei personal trainer. Quindi un'ora di personal trainer con Tizio, un'ora di personal trainer con Caio, un'ora di personal trainer con Sempronio. ecc. 

Opzioni disponibili:

• un'attività apposita per ogni risorsa -> il cliente visualizzerà solo la disponibilità della risorsa desiderata;

• un'attività generica sotto la quale raggruppare i diversi servizi -> il cliente visualizzerà  la disponibilità di tutte le risorse che prestano i servizi associati all'attività prescelta.