Lista Argomenti

1. introduzione;
2. pianificazione risorse;
3. disponibilità risorse
4. eliminazione risorse

1. Introduzione

Le risorse sono gli "elementi" necessari alla prenotazione di servizi 1 a 1 o comunque servizi personalizzati oppure per il noleggio di spazi. I clienti infatti non prenotano il servizio, ma la risorsa che permette di usufruire di un servizio, quindi istruttori, personal trainer, fisioterapisti, ma anche spazi come campi da tennis, da calcetto, sale per servizi privati, ecc.

Una volta pianificate, le risorse si dovranno associare al relativo servizio. Per questa operazione, si rimanda al manuale: Pianificazione Servizi.

2. Pianificazione Risorse

Tramite Pianificazione -> Servizi -> Risorse si possono indicare quali aree, macchine, attrezzature o persone saranno adibite allo svolgimento di servizi. 

Cliccando sul tasto Aggiungi, sarà possibile specificare i seguenti dettagli:

• tipologia risorsa: definisce come è stata censita la risorsa:

1. area/macchina: risorsa necessaria al servizio collegata a un'area precedentemente censita (vedi manuale Struttura/Aree);
2. persona: risorsa necessaria al servizio collegata a un'anagrafica precedentemente censita (vedi manuale Anagrafiche);

• tags: filtri precedentemente creati (vedi manuale Tags) utili a raggruppare le risorse per tipologia (servizio prestato) in modo da velocizzare le fasi di ricerca e prenotazione del servizio. Nell'immagine sottostante viene riportato un esempio di risorse raggruppate con i tags.

Esempio di visualizzazione nella maschera di prenotazione servizi del Front-Office: selezionando il tag, in automatico apparirà l'agenda di tutte le risorse alle quali è stato assegnato quel tag in pianificazione. Questo trucco permette di evitare di selezionare manualmente le risorse una ad una per visualizzarne la disponibilità di prenotazione. Sarà poi possibile scegliere tra le risorse disponibili quella preferita dal cliente

• visualizza separatamente le corsie in fase di prenotazione: sarà possibile visualizzare separatamente le corsie della vasca in fase di prenotazione

3. Disponibilità Risorse

Una volta censita la risorsa è fondamentale pianificare le disponibilità premendo il pulsante accanto alla risorsa. Senza la pianificazione della disponibilità non sarà possibile prenotare la risorsa per il servizio!

Indicare:

• giorni della settimana (in caso la risorsa sia disponibile in orari diversi a seconda dei giorni, selezionare prima i giorni con orari simili e inserire gli orari, poi una volta aggiunti, sarà necessario toglierli dal campo premendo la x e inserire gli altri giorni con la relativa disponibilità);
• data inizio e data fine disponibilità: prestare attenzione! Non si possono accavallare le disponibilità di una risorsa! N.B. ìl sistema permette di specificare una data di fine disponibilità molto in là nel futuro, per esempio 2090;
• ora inizio e ora fine;
• usa slot: indica se utilizzare gli slot per la prenotazione (vedi esempio sottostante). QUESTA ATTIVAZIONE È OBBLIGATORIA IN CASO DI PRENOTAZIONE SERVIZI DA E-COMMERCE;
• durata intervallo di prenotazione in minuti: intervallo collegato all'utilizzo degli slot.

Gli slot sono utili per creare degli intervalli precisi di prenotazione in modo da ottimizzare il più possibile le risorse. Un esempio di utilizzo degli slot è per la prenotazione dei campi da tennis o da calcetto. Si può inserire una disponibilità dalle 09.00 alle 22.00 con slot di 50 minuti, in questo modo il campo è prenotabile solamente alle 9.00, 9.50, 10.40,11.30 ecc.

Significa dunque che gli slot corrispondono alla durata del servizio? NO. Consideriamo l'esempio appena fatto dove una risorsa ha disponibilità di prenotazione ogni 50 minuti. Se viene associata a un servizio di durata pai a 1h, ipotizzando che un cliente si prenoti alle 9:00 e il servizio termini alle 10:00, la prossima prenotazione disponibile non sarà alle 10:00 ma alle 10:40, proprio a causa dell'impostazione di slot di durata pari a 50 minuti. Gli slot sono quindi utili per dare la possibilità alle risorse di organizzarsi tra una prenotazione e l'altra oppure per gestire la pulizia degli spazi.

Come faccio ad eliminare/modificare la disponibilità di una risorsa?

Una volta premuto il tasto Aggiungi e creata la disponibilità di prenotazione per una risorsa, non è possibile modificarla, sarà necessario premere Elimina e ripianificare la disponibilità per poi riaggiungerla.

Se la risorsa è già stata oggetto di prenotazione ma per qualche motivo non dovesse più essere disponibile nei giorni o negli orari indicati, basterà premere Elimina per togliere la disponibilità indicata e poi procedere all'aggiunta della nuova disponibilità. Il sistema manterrà comunque lo storico dati delle prenotazioni effettuate in base alla disponibilità precedente ma per le prenotazioni future terrà in considerazione la nuova disponibilità indicata.