Introduzione

Il primo passaggio per la pianificazione di SPORTRICK consiste nel definire gli spazi "fisici" a disposizione dell'impianto.


Questi spazi vengono suddivisi in Strutture e Aree, che sono fondamentali per la pianificazione dei attività e per il funzionamento del controllo accessi:

  • per struttura si intende l'intero impianto;
  • per area invece si intende il singolo spazio dedicato a una precisa attività, quindi ad esempio le vasche, le sale corsi, la sala pesi, gli ambulatori, le cabine estetiche, i campi da tennis e calcetto...

Ad esempio l'impianto potrebbe essere composto da una struttura chiamata genericamente "CENTRO POLISPORTIVO" suddivisa in:

  • Vasca Grande, 8 corsie;
  • Vasca Piccola, 4 corsie;
  • Sala Pesi;
  • Campo Tennis 1;
  • Campo Tennis 2;
  • Ambulatorio

Impostazioni Fondamentali

Per struttura e area si intendono gli spazi fisici dell'impianto dove quotidianamente si svolgono le attività.




Strutture

È possibile inserire una o più strutture con i seguenti dettagli:

  • nome: nome identificativo della struttura (es. centro sportivo x);
  • descrizione: descrizione della struttura (es. indirizzo) (FACOLTATIVO);


Aree

Una volta creata la struttura, cliccando sul nome della stessa, apparirà una tabella sottostante dove poter censire le aree della struttura. 

Le aree sono considerate come parti della struttura principale dove vengono svolte varie attività che possono essere corsi, allenamento o eventualmente altri servizi offerti dal centro, per esempio estetica o centro benessere. 

L'utilità di censire un'area si basa su due concetti:

  • pianificazione di un'attività all'interno della stessa (corso o servizio);
  • controllo accesso del flusso in entrata (e opzionalmente uscita) dall'area

Ogni area è caratterizzata da:

  • nome: nome dell'area (es. sala corsi 1, sala corsi 2, vasca didattica, wellness area, campo da tennis, sala pesi, ecc.);
  • codice: (FACOLTATIVO) codifica di identificazione dell'area (ad esempio un'abbreviazione) per la visualizzazione su:
    •  planning; 
    •  timeline delle attività nella home page;
  • corsie: (FACOLTATIVO) possibilità di suddividere l'area in una o più corsie, per esempio per attività in vasca.

Importante: l'eliminazione di una struttura e delle sue aree attraverso il tasto Elimina è unicamente consentita se tali oggetti non sono stati ancora associati a dei corsi o servizi in fase di pianificazione. Per poter dunque rimuovere una struttura e delle aree dalle maschere di Front Office servirà cliccare su Dettaglio -> Archivia. Questo permette di non perderne lo storico.


Impostazioni Opzionali Avanzate


Capienza contingentata

Il sistema riesce a gestire automaticamente la capienza di un'area, imponendo un blocco agli ingressi al raggiungimento della capienza impostata.

Questa configurazione può servire per gestire gli accessi ad un'area parcheggio, oppure per limitare le persone all'interno di un'area/struttura.


ATTENZIONE: la capienza in questo caso si riferisce a un'area e non a un'attività che si svolge all'interno dell'area. Il numero massimo di partecipanti alla lezione di un corso si imposta durante la pianificazione dello stesso. La capienza dell'area serve unicamente per contingentare le presenze, di modo che il sistema effettui un controllo automatico tra ingressi e uscite dall'area e permetta di evitarne il sovraffollamento.
Questo esempio pratico chiarisce la differenza tra i due concetti:
Corso di yoga in sala 1. Capienza massima del CORSO = 10 persone, ovvero si possono prenotare massimo 10 persone. Se si imposta capienza massima dell'AREA = 8, la 9a e 10a persona verranno bloccate al momento dell'accesso all'area, anche se hanno una prenotazione valida, poiché nella sala 1 non sono ammesse 10 persone ma 8. Quindi bisogna sempre tenere a mente di non creare incongruenze tra il controllo capienza di un'area e il numero massimo di prenotazioni/iscritti a lezione.


  • Capienza: numero massimo di persone/veicoli ammessi nell'area durante il periodo specificato;
    SUGGERIMENTO: Se il controllo da impostare riguarda l'impianto intero, utilizzare un'area generica ("Tornello") o crearla nel caso non esistesse.
  • Capienza Frequenza: indica il periodo da tenere monitorato (es. "Giornata" significa che si conteranno ingressi ed uscite del solo giorno in corso).

Esempio: impostando 100 come di capienza e Giornaliero come frequenza, il controllo accessi conterà sempre che ci siano al massimo 100 persone nella giornata odierna, senza tenere in considerazione eventuali residui del giorno precedente (in caso ad esempio qualcuno si fosse dimenticato di passare il badge in uscita). A mezzanotte il conteggio infatti si resetta. In poche parole, se il giorno 01/09 un cliente si dimentica di passare il badge in uscita, il sistema non lo conteggerà tra i presenti del giorno successivo 02/09, poiché a mezzanotte il conteggio ripartirà da 0. 


Nel caso in cui un cliente dovesse effettuare un accesso quando l'area si trova al completo, l'ingresso sarà vietato e verrà mostrato il seguente messaggio:
"Ecceduto il limite di capienza per [NomeArea]".


Prenotazione attrezzatura




Sportrick prevede anche la possibilità di prenotazione dei singoli elementi presenti all'interno di un'area (attrezzatura).

In questo modo il cliente che si prenoterà alla lezione sceglierà anche quale attrezzatura prenotare per il proprio allenamento.

Di seguito vengono descritti i passaggi per la pianificazioni di gruppi ed elementi:


1) nel dettaglio dell'area alla voce Gruppi si ha la possibilità di creare un nuovo gruppo di elementi (per esempio step, tappetini, spinning bikes...) o in alternativa un gruppo può rappresentare delle file di oggetti (es. prima fila composta da 6 elementi, seconda fila composta da altri 6 e ultima fila da altri 6);



2) una volta creato il gruppo (o anche più gruppi) si procede cliccando su Elementi: 

  1. selezionare il gruppo di appartenenza degli elementi;
  2. selezionare il codice di identificazione dell'elemento (sigla/abbreviazione che verrà anteposta alla numerazione, per esempio impostando la lettera S per step si otterrà una serie di elementi denominati S1, S2, S3... cliccando sul tasto Modifica a fianco di ogni elemento creato nella tabella, sarà possibile eventualmente modificarne il codice). Il codice diversifica gli elementi in caso di attrezzature diverse (es. se in un'area la prenotazione include tappetini e step, si possono creare degli elementi con codice T e degli elementi con codice S. Oppure per dividere gli elementi in file, si potrebbe creare un codice F per la fila frontale, M per la fila nel mezzo e U per l'ultima fila);
  3. selezionare il numero di elementi da creare per ogni gruppo:
    • es. 1: se nella stessa area ci sono 10 bike e 10 step da prenotare, serve pianificare le bike da 1 a 10 e gli step da 11 a 20;
    • es. 2: se ci sono 30 elementi prenotabili in totale divisi in 3 file, serve pianificare la fila frontale da 1 a 10, la fila nel mezzo da 11 a 20 e l'ultima fila da 21 a 30;
  4. cliccare su aggiungi;
  5. cliccare su OK per terminare la procedura di creazione.