INDICE

Introducción

El primer paso al empezar la planificación en SPORTRICK es la creación de los espacios físicos donde se llevan a cabo las actividades.

Estos espacios son fundamentales para la planificación de los cursos y el control de acceso:

  • instalación: espacio físico donde tienen lugar las actividades, por ejemplo: piscina, centro deportivo, gimnasio, centro yoga...
  • zonas: espacios físicos que forman parte de la instalación, por ejemplo piscina pequeña, piscina 25 metros, sala cursos, pistas de tenis...

Por ejemplo, una instalación CENTRO DEPORTIVO puede tener las siguientes zonas:

  • piscina grande, 8 calles
  • piscina pequeña
  • pista de tenis 1
  • pista de tenis 2
  • sala de musculación
  • salas cursos 1
  • sala cursos 2
  • sala spinning

Ajustes básicos

Instalación

Una instalación es donde tienen lugar las actividades. 

Es posible crear una o más instalaciones desde Planificación -> Añadir. Es suficiente especificar el nombre en el primer campo y hacer clic en OK.


Zonas

Cada instalación puede tener diferentes zonas. La creación de zonas sirve para:

  • planear actividades
  • activar un control de acceso para aquella zona

Para añadirlas, es suficiente hacer clic en el nombre de la instalación correspondiente y aparecerá una tabla abajo. Hacer clic en el botón Añadir e indicar:

  • el nombre
  • el código que representa la zona, como una abreviación o un número (opcional - este código aparecerá en el horario y en la lista de actividades en la página principal) 
  • el número de calles (opcional - para poder planear actividades y cursos en diferentes calles de la piscina). 

TODOS LOS DEMÁS CAMPOS SE PUEDEN DEJAR SIN EDITAR.


Eliminación de una instalación/zona

La eliminación de una instalación y de sus zonas a través del botón Eliminar está permitida si la instalación/zonas no se han asociado todavía a cursos o servicios en fase de planificación. De lo contrario, si un operador hace clic en el botón Eliminar, el sistema archivará automáticamente la instalación/zona y aparecerá el icono de un candado. Es posible archivar manualmente una instalación/zona haciendo clic en Info -> Archivar. La misma operación se puede replicar para quitar la selección a la opción archivar y hacer que la instalación/zona sea de nuevo visible.


¿Qué pasa al archivar una instalación/zona? Dejarán de visualizarse como opciones disponibles durante la planificación pero quedarán visibles en la sección con los horarios de los cursos.

Ajustes avanzados opcionales

Accesos limitados por zona

Es posible gestionar el aforo de una zona bloqueando el acceso cuando se haya alcanzado el aforo establecido (en el momento del acceso aparecerá el mensaje: "superado el aforo para {nombre de la zona}".

Esta configuración puede ser útil para gestionar el aparcamiento o limitar el número de personas en una o más zonas.

Ejemplos:

1 - Aparcamiento permitido a un máximo de 20 coches -> el control de acceso permite evitar que un coche pueda entrar cuando el aparcamiento esté al completo. 

2 - En el gimnasio hay que limitar el número de personas a 50 -> al alcanzar el aforo establecido, el control de acceso no permite entrar hasta que una de las 50 personas no salga.


Este control automático es configurable solo con 2 lectores: uno para los accesos y otro para las salidas. 


En los detalles de la zona, hay que rellenar los dos campos: 

  • aforo
  • referencia temporal: intervalo de referencia para el control del aforo

     
CONSEJO: si el control del aforo no se limita a una zona específica, sino a todo el centro, es aconsejable utilizar una zona general (por ejemplo "acceso general").



Ejemplo: aforo = 50, referencia temporal = día

El control de acceso calcula un aforo de 50 por día, sin tener en consideración eventuales salidas no registradas del día precedente, ya que los datos se ponen a cero a las 24:00 de cada día. 

Esto quiere decir que si el día 01/09 había 50 personas en el centro y al final del día una persona no registró su salida porque se le olvidó pasar la tarjeta, el sistema tendrá en consideración a esta persona durante el control de los accesos del día siguiente (02/09). Por consiguiente la primera persona que llegue el día 02/09 será registrada como primer acceso.


IMPORTANTE: el aforo en este caso se refiere a la zona y no a una clase. El número máximo de participantes en una clase se define durante la planificación del curso. El aforo de la zona sirve solo para evitar congestión. Además, el número máximo de participantes tiene que ver con las inscripciones y reservas, el aforo de la zona con el control de acceso.
Este ejemplo puede aclarar la diferencia:
Curso de yoga en sala 1. Número máximo de participantes para cada clase del CURSO = 10 personas, o sea, hay 10 plazas disponibles para la reserva de una clase de yoga. Si el aforo de la ZONA sala 1 = 8, las últimas dos personas al llegar no podrán entrar en la sala 1 aunque tengan una reserva válida, ya que en la sala están admitidas 8 personas no más. 
Es importante evitar incoherencias entre el aforo de una zona y el número máximo de reservas/inscripciones.


Reservar equipación

SPORTRICK permite reservar elementos individuales incluidos dentro de una área (equipación). 

De esta forma, el cliente que reservará una clase, podrá también elegir qué equipación reservar durante su entrenamiento. A continuación se describen los pasos a seguir para la planificación de grupos y elementos: 


1. a través del botón Info al lado del nombre de la zona, es posible acceder a la pestaña Grupos y crear nuevos grupos de elementos (por ejemplo: step, colchonetas, bicicleta de spinning..). Un grupo puede representar también una secuencia de objetos (ejemplo: primera línea compuesta por 6 elementos, segunda línea compuesta por otros 6 y última línea compuesta por otros 6)



2. una vez creado el grupo es necesario crear sus elementos:

  1. seleccionar el grupo de pertenencia de los elementos
  2. seleccionar el código de identificación del elemento (es una sigla/abreviación que se pondrá antes de la numeración, por ejemplo, configurando S como código para Step, se obtendrá una serie de Elementos denominados S1, S2, S3). A través del botón Editar en correspondencia de cada Elemento creado, será posible editar el código. El código diversifica los elementos. Por ejemplo, si una zona de reserva incluye colchonetas y step, es posible crear elementos con un código C para las colchonetas y S para los steps. Otro ejemplo puede ser la división en filas, donde F está por frente, M por medio y Ú por última)
  3. seleccionar la cantidad de los elementos que hay que crear (del número.. al numero...). Ejemplos:
    • 1: si en la misma zona hay 10 bicicletas y 10 bancos para step, para que los clientes puedan reservarlos habrá que planificar las bicicletas de 1 a 10 y los bancos de 11 a 20
    • 2: si los elementos reservables son 30 divididos en 3 filas, habrá que planificar la primera de 1 a 10, la de en medio de 11 a 20 y la última de 21 a 30
  4. hacer clic en añadir  y luego en OK para guardar los cambios

Resultado: durante la reserva de la clase, el cliente podrá elegir la equipación que desea reservar.