Introduzione

Per gli utenti più avanzati c'è la possibilità di utilizzare dei pannelli di configurazione per la schedulazione di processi automatici. 

Sulla base di precise regole di selezione si possono creare dei gruppi di persone e su questi gruppi effettuare operazioni massive di:

  • Inserimento/Eliminazione Tag
  • Inserimento Azioni CRM
  • Invio Email
  • Invio SMS

Le macro sono configurabili da ambiente VAR.


ATTENZIONE: la creazione di macro è consigliata solo ad utenti esperti. Un errata configurazione della stessa potrebbe aver ripercussioni sulla normale operatività con il sistema. Eventuali macro mal configurate non rientrano nel servizio assistenza di base.


Per procedere con la creazione delle macro andare nel menu MACROS del proprio ambiente VAR.


Lista di selezione

La prima cosa da creare è la lista di selezione. Questa lista è necessaria per estrarre tutti i nominativi su cui si vuole attivare la marco.

Per creare una nuova lista di selezione premere il pulsante New Selection

Nella schermata occorrerà inserire i dettagli della selezione tra cui il Codice e Descrizione.

Molto importante è la scelta della modalità su cui si vuole creare la selezione. Esistono infatti diverse modalità:


  • Entity Command: questa modalità è utilizzabile solo dal reparto tecnico di SPORTRICK.
  • Marketing Search
  • CRM Operation Type

Marketing Search

In SPORTRICK è possibile creare delle ricerche marketing e successivamente salvarle per poter essere richiamate o appunto da utilizzare per la schedulazione di macro.


Una volta salvata la ricerca marketing su SPORTRICK si può richiamare dal pannello di configurazione della lista di selezione in modo che possa appunto essere utilizzata all'interno della macro. Una volta selezionata l'opzione MarketingSearch comparirà un menù in cui selezionare la ricerca desiderata tra quelle precedentemente salvate.


Una volta selezionata la ricerca desiderata procedere premendo sul pulsante Next


N.B. : il pulsante Show SQL se visibile non è comunque abilitato per questo tipo di lista di selezione. 


CRM Operation Type

Questo tipo di selezione è collegato all'utilizzo del CRM di SPORTRICK. In particolare si occupa di recuperare tutti i nominativi che hanno una precisa tipologia di azione CRM pianificata sulla propria anagrafica.

Questa modalità è spesso collegata e utilizzata per l'invio email. Utilizzando i CRM si ha la possibilità di avere un feedback su chi e quando è stata inviata una determinata email. 


Una volta selezionata questa modalità di selezione il sistema chiederà di indicare la tipologia di azione e il range orario di tempo per individuare tra tutte le azioni pianificate quelle che devono rientrare nella macro. Tenere conto che il valore indicato viene inteso come ricerca dei CRM con data e ora di pianificazione compresa tra X ore fa ed ora.

Ad esempio se si sta procedendo a schedulare un invio email a tutte le persone a cui è scaduta la scheda di allenamento ida un giorno è possibile impostare 24 ore come Time Range e poi schedulare l'invio della macro di conseguenza.


Valore massimo consentito di Time Range : 24


 



Schedulazione Macro

Una volta definita la lista di selezione è possibile procedere con la schedulazione della macro stessa. Per fare questo portarsi nel menu di schedulazione premendo il pulsante Macro List --> New Macro


Parametri di schedulazione base

La prima cosa da fare è quella di impostare i parametri di schedulazione di base. Tra questi parametri troviamo:

  • First Name: indica il nome della macro. Spesso si utilizza lo stesso nome o simile a quello utilizzato per la creazione della lista di selezione
  • Start Date: data di partenza della schedulazione. Di default impostata sulla data di creazione della macro;
  • End Date: indica l'eventuale data di conclusione della macro. Se questa data viene lasciata vuota, significa che non è prevista una data di termine della macro.
  • Active: indica se la macro è da considerarsi attiva

Una volta inseriti i parametri di base premere il pulsante Save.


Parametri di schedulazione oraria

Una volta inseriti i parametri base è possibile riaprire la macro premendo sul pulsante Edit. Nella sezione Activation--> New Activation si può procedere con la schedulazione dei parametri di attivazione.


Si consiglia di schedulare le macro per le azioni massive di associazione tag o crm in orario di basso carico di lavoro su SPORTRICK. Gli orari consigliati sono nella fascia notturna (00.00 alle 05.00) o mattina presto (06.00-09.00)
Si consiglia invece di schedulare le macro per le azioni di invio mail e SMS in fasce orarie mattutine in modo che non ci sia il rischio di recapitare un SMS durante gli orari notturni


I parametri di configurazione per la schedulazione oraria sono :

  • Start date: data di partenza della schedulazione;
  • End Date: data di fine della schedulazione. Anche in questo caso se lasciata vuota indica "nessun termine".
  • Active: indica se la schedulazione è da intendersi attiva. Si consiglia di attivare la schedulazione dopo aver completamente configurato la macro.
  • Days : indicano i giorni della settimana in cui si desidera far operare il processo di macro;
  • Start Time:  orario di partenza della macro;
  • Repeat: possibilità di ripetere il processo ad intervalli precisi (Modalità Ripetizione);
  • RepeartEvery: indicazione dell'intervallo di ripetizione del processo;
  • Until: orario di termine qual'ora venga utilizzata la modalità di ripetizione.


SPORTRICK non si prende carico di eventuali rallentamenti subiti dal proprio ambiente qualora venissero schedulati processi onerosi e in maniera ripetitiva. Si consiglia vivamente di limitare l'utilizzo della Modalità Ripetizione e di attenersi alla schedulazione negli orari consigliati.


Processi massivi

L'ultimo step per la configurazione è l'indicazione di quali azioni/processi massivi si vogliono schedulare.

All'interno della stessa macro è possibile prevedere 1 o più processi massivi, uno in successione all'altro. Per la creazione di una nuovo processo è sufficiente premere il pulsante New Action nella sezione Actions.


Parametri principali

La maschera di creazione richiede come prima cosa che venga indicata la lista di selezione da utilizzare per l'azione massiva. Selezionare quindi la lista desiderata dall'elenco.

Una volta selezionata la lista sarà possibile indicare se l'azione deve essere eseguita su un intestazione specifica (Branch) oppure se è valida per tutte le intestazioni presenti nell'ambiente.

Infine occorre indicare se l'azione massiva è da considerarsi attiva (active) ed eventualmente l'ordine di esecuzione qual'ora di intenda creare più di un azione massiva all'interno della stessa macro.


Tipologie Azioni

Come anticipato esistono differenti tipologie di azioni che si possono schedulare massivamente. Ogni tipologia ha delle precise caratteristiche:


Tipologia Azione
Caratteristiche
Descrizione
Invio Email

Sender Name
indica il nome del mittente delle emails
Sender Email
 indica l'indirizzo email  del mittente delle email
Template Mode
indica il template da utilizzare per l'invio delle mail.
None: non viene utilizzato nessun template. Possibilità di personalizzare il proprio template utilizzando un testo in html.
Default: utilizzo del template standard di SPORTRICK per l'invio delle email
External Provider: qualora fosse presente un account SENDGRID configurato sull'ambiente è possibile utilizzare i template avanzati di SENDGRID per l'invio delle email
Subject & Message
Indicano il soggetto e il messaggio della email. Per i template di tipologia none è possibile inserire un testo in html da inserire come messaggio.
Invio SMS
Mittente
indica il mittente certificato dell'SMS
SMS
Testo del messaggio SMS
Tag Assegnazione
Azione di Assegnazione
Assegna un tag a tutti i clienti della lista di selezione
Azione di Rimozione
Rimuove un tag a tutti i clienti della lista di selezione
Azione di Svuota e Assegna
Procede ad un preventivo svuotamento e poi riassegnazione di un tag a tutti i clienti della lista di selezione
Tag
Casella per indicare il tag da utilizzare in combinazione con l'azione prescelta.
Task CRM
Obiettivo
Selezionare l'obiettivo a cui agganciare i task CRM che si stanno pianificando
Task
Indicazione di tutti gli attributi necessari per la creazione dei task crm


Una volta completata la configurazione delle azioni premere sul pulsante Save per confermare la macro.


Tips&Tricks

Qui di seguito alcuni accorgimenti utili per l'utilizzo delle macro:

  • Creazione di ricerche limitate: le prime volte che si utilizzano le macro è consigliabile fare alcune prove limitando le ricerche ad operatori in modo da poter testare la schedulazione e la correttezza del processo. Una volta verificato che tutto funziona sarà sufficiente sostituire nelle azioni massive la lista di selezione con quella ufficiale.
  • Run: nella maschera di configurazione delle azioni c'è la possibilità di lanciare in maniera manuale il processo premendo il tasto di run. Questo può essere utile per verificare la correttezza dell'impostazione della macro.


Valori dinamici per invio Email ed SMS

Le azioni di Invio Email ed Invio SMS tramite macro, permettono di inserire dei dati della persona all'interno del testo dell'email, e di compilarli dinamicamente in base alla persona alla quale si sta effettuando l'invio.

Di seguito i dati disponibili e la dicitura da inserire nel testo per utilizzare questi campi dinamici.

CodiceDescrizione
{MT:NAME}Nome
{MT:SURNAME}Cognome
{MT:BIRTHDATE}
Data di nascita
{MT:BIRTHPLACE}Luogo di nascita
{MT:EXPMEDICAL}Scadenza certificato medico
{MT:ENDACTIVITY}Data scadenza attività (Data massima di fine degli abbonamenti della persona)
{MT:IDNUMBER}Codice univoco del cliente


Esempio di testo email con utilizzo di questi campi.

Ciao {MT:NAME}, ricordati di portare il rinnovo del certificato medico.
Attualmente il tuo certificato scade il {MT:EXPMEDICAL}