INDICE

Prerrequisitos

En este documento los siguientes conceptos se mencionan sin detallar, ya que se consideran elementos básicos para entender el funcionamiento de SPORTRICK: 


Además es necesario disponer del acceso al portal de gestión avanzada VAR. Si no dispone de dicho acceso escribir a support@sportrick.com (el correo tiene que llegar desde la persona responsable del entorno SPORTRICK).

Introducción a la gestión de impagos 

Al recibir un fichero de órdenes de domiciliación por parte de un comercio, el banco empieza a elaborar los pagos y se encarga de procesar cada pago en la cuenta de los clientes del centro para cobrar los importes debidos. 


En esta fase, el comercio recibe del banco los resultados de la remesa donde se indican tanto los pagos con un éxito positivo como los que tienen un éxito negativo. 


Dependiendo de las necesidades contables del centro principalmente relacionadas con el pago de impuestos y del porcentaje de morosidad, es posible gestionar los impagos antes o después de la facturación de los pagos incluidos en una remesa. Con SPORTRICK es posible por lo tanto: 

  1. gestionar los impagos post-facturación (después de la emisión del comprobante de pago/factura);
  2. gestionar los impagos pre-facturación (antes de la emisión del comprobante de pago/factura);


A seguir se detalla cómo configurar y utilizar las dos opciones. Elegir una de las dos. 


Impagos registrados después de la emisión del comprobante del pago SEPA (post-facturación)



Paso 1: emisión del comprobante


Una vez tramitada la remesa sepa a través del proprio banco, emitir el comprobante de pago/factura siguiendo las instrucciones indicadas en este manual Generar Comprobantes de los Pagos SDD.  


Una vez emitidos y después de que el centro haya recibido el resultado de la remesa, será posible registrar los impagos post-facturación existentes siguiendo una de las modalidades descritas en el paso 3. 


Configurar obligatoriamente el paso 2 antes de pasar el paso 3.



Paso 2: configuración del impago post-facturación


Para que la gestión de los impagos post-facturación funcione correctamente, es necesario crear un artículo a representar el impago. A seguir los pasos detallados para la creación de este artículo:


  1. CREACIÓN DEL IMPUESTO   
    • Desde Ajustes > Impuestos crear un impuesto con tipo impositivo IVA 21% (saltar este paso si ya ha sido creado para su asociación a los objetos de venta durante la fase de planificación);
  2. CREACIÓN DEL ARTÍCULO PROSHOP
    • Desde Planificación (1)-> Proshop (2) -> Categorías(3) 
    • Añadir y crear una categoría llamada "IMPAGO" > OK para guardar;
    • Hacer clic en Artículos (4)  -> Añadir; 
    • Crear un artículo llamado IMPAGO POST-FACTURACIÓN > indicar una descripción (que puede ser igual al nombre del artículo);
    • Asignar la categoría "IMPAGOS" y el impuesto IVA 21%; 
    • Hacer clic en OK para guardar; 
  3. CONFIGURACIÓN DESDE EL PORTAL VAR:  
    • Acceder al portal VAR, hacer clic en Managed Environments -> View More -> Configurations -> Settings;
    • Introducir el código 10127 en el campo de búsqueda (ID of the Item to sell to re-charge unpaid objects after invoicing");
    • Hacer clic en Modify > deseleccionar la casilla "use default value"; 
    • Volver a la interfaz SPORTRICK para copiar y pegar el ID del artículo IMPAGO POST-FACTURACIÓN creado en Proshop accediendo a Planificación -> Proshop -> botón Editar en correspondiencia del artículo. Se muestra en la imagen dónde encontrar el ID del artículo; 
    • Hacer clic en OK para guardar los cambios;
  4. CONFIGURACIÓN CONTABLE: los pasos siguientes son necesarios para completar la configuración de la gestión de los impagos post-facturación.
  • Desde Ajustes > Impuestos > Gestión Avanzada acceder al detalle haciendo clic en EDITAR y nuevamente EDITAR en correspondiencia el grupo impuesto de interés;  
  • en el campo "Doc. Autom." Indicar el documento/factura ordinario;
  • en el campo "Doc. Nota de crédito" indicar el documento de la factura rectificativa;
  • Tras guardar la asociación, la configuración del grupo impuesto en caso de impago post-facturación será como se muestra en la imagen a continuación:



Paso 3: registro de un impago post-facturación


Es posible proceder con la gestión del impago sólamente a continuación de la emisión de los comprobantes de pago. Una vez tramitada la remesa sepa a través del proprio banco, emitir el comprobante de pago/factura siguiendo las instrucciones indicadas en este manual Generar Comprobantes de los Pagos SDD.  


Llegados a este punto, SPORTRICK ofrece dos posibles recorridos: si el centro dispone de un fichero con los resultados de las remesas proporcionado por el banco, es posible gestionar los impagos de forma semi-automática (A): después de subir manualmente un fichero de resultados, SPORTRICK se encargará de registrar de forma automática los impagos. 


Si el centro NO dispone de un fichero cd resultados, siempre será posible gestionar los impagos de forma manual (B) buscando los nombres de los clientes directamente en el archivo de remesas. 


Elegir una de las dos opciones (semi-automática o manual) siguiendo las instrucciones indicadas en una de las tablas:


(A) Gestión semi-automática de los impagos

Antes de empezar, es necesario comprobar el formato del archivo de resultados de las remesas SEPA. Los formatos compatibles con SPORTRICK son: 

  • formato standard ISO 20022 - "camt.053.001.02" 
  • formato CBI - "CBISDDStsRptLogMsg" o 'ISO 20022 "pain.002.001.x

Comprobar la compatibilidad directamente con el banco.

Si el archivo de resultados de remesas es compatible: 

  1. Informes > Administración > Estado de los Pagos > cargar el archivo de resultados; 
  2. Esperar el procesamiento del archivo (puede tardar algunos segundos, se recomienda no cerrar la pestaña). Después de la carga pueden verificarse dos situaciones:  
    • SITUACIÓN 1: en caso de impagos el sistema mostrará un mensaje de error en un recuadro amarillo indicando el número de errores detectados. Consultar la parte inferior del mensaje de error con los nombres de los clientes, el código del error y una descripción; 
    • SITUACIÓN 2: si todo es correcto, el sistema nos avisará con un mensaje informativo en un recuadro verde;

Importante: el archivo con los resultados de las remesas solo puede subirse al sistema una vez.


Si el usuario abandona la interfaz "estado de los pagos" de SPORTRICK después de la carga dale archivo de resultados y necesita volver a visualizar los clientes y sus relativos errores, acceder al fichero de remesas desde la sección "visualizar los ficheros generados". El icono de la monedita con una X en rojo indica el impago relacionado con el cliente. Desde la interfaz es también posible ver el código de error de la domiciliación.

Vídeo explicativo: 
Atención: no se ofrece asistencia en caso de dudas sobre el formato del archivo de resultados y su compatibilidad con SPORTRICK. Tampoco se ofrece asistencia acerca de los errores derivados de la carga. Para cualquier consulta sobre la obtención de un archivo de resultados compatible, recomendamos consultar directamente la entidad bancaria.  




(B) Gestión manual de los impagos


  1. Acceder a la sección Informes -> Administración -> Visualizar Ficheros de Órdenes de Domiciliación SDD; 
  2. Utilizar el filtro fechas para visualizar el fichero de remesas de interés: 
  3. Hacer clic en el botón INFO en correspondencia del fichero para visualizar los pagos individuales. La monedita con un icono verde en correspondencia de los pagos nos indica que el comprobante ha sido generado correctamente.
  4. Ayudándose con al herramienta de búsqueda y de la información proporcionada por el banco, encontrar los nombres de los clientes morosos; 
  5. Hacer clic en el botón correspondiente al lado del pago para registrar el impago;
  6. Hacer clic en SÍ al saltar el aviso "¿Marcar el pago como pendiente";
     
  7. Comprobar el estado del registro del impago: existe un símbolo de monedita acompañada por una X en rojo a la altura del número progresivo del pago y la palabra MANUAL. Esta información nos indica que el impago se ha registrado correctamente. 
  8. Llevar a cabo la misma operación con el resto de impagos ayudándose con al herramienta de búsqueda para encontrar los nombres de los clientes morosos;
Vídeo explicativo: 



Paso 4: ¿Qué más hay que hacer después de registrar un impago post-facturación?


Como ya se emitieron las facturas/recibos de la remesa, para evitar la doble gestión contable de un impago en la modalidad post-facturación, es necesario anular el comprobante/factura generado.  


Esta operación se lleva a cabo con la nota de crédito/factura rectificativa. Si es necesario repasar cómo utilizar la nota de crédito/factura rectificativa consultar el manual: ¿Cómo puedo utilizar la nota de crédito?


A continuación los pasos a seguir tras registra un impago post-facturación (es necesario haber registrado los impagos eligiendo una de las dos modalidades explicada anteriormente semi-automática o manual):

  1. Entrar en el Perfil del cliente moroso > sección Documentos > identificar el comprobante/factura a anular;
  2. Anular el documento con una nota de crédito/factura rectificativa; 
  3. Comprobar el resultado de la operación: 
    • en la interfaz de pago se visualiza un nuevo pago domiciliado (la fecha de vencimiento se establece de forma automática al mes siguiente):
    • en la interfaz Documentos encontramos la factura rectificativa que anula la factura ordinaria;


Impagos registrados antes de la emisión del comprobante del pago SEPA (pre-facturación)


Paso 1: configuración del impago pre-facturación


Para que la gestión de los impagos pre-facturación funcione correctamente, es necesario crear un artículo a representar el impago de un cargo. Un artículo es un elemento creado en la sección Proshop de la Planificación de SPORTRICK.  A seguir los pasos detallados para su configuración:


  1. CREACIÓN DE UN IMPUESTO A CERO  
    • Ajustes > Impuestos crear un impuesto con tipo impositivo IVA 0; 
  2. CREACIÓN DE UN ARTÍCULO PROSHOP A REPRESENTAR EL IMPAGO
    • Planificación -> Proshop -> Categorías -> Añadir y crear una categoría llamada "IMPAGOS" > OK para guardar;
    • Hacer clic en Artículos -> Añadir; 
    • Crear un artículo llamado IMPAGO PRE-FACTURACIÓN > indicar una descripción (que puede ser igual al nombre del artículo);
    • Asignar la categoría "IMPAGOS" y el impuesto IVA 0 creado anteriormente; 
    • Hacer clic en OK para guardar; 
  3. CONFIGURACIÓN DESDE EL PORTAL VAR:  
    • Acceder al portal VAR, hacer clic en Managed Environments -> View More -> Configurations -> Settings;
    • Introducir el código 10163 en el campo de búsqueda (ID of the Item to sell to re-charge unpaid objects before invoicing");
    • Hacer clic en Modify > deseleccionar la casilla "use default value"; 
    • Volver a la interfaz SPORTRICK para copiar y pegar el ID del artículo IMPAGO PRE-FACTURACIÓNN creado en Proshop accediendo a Planificación -> Proshop -> botón Editar en correspondiencia del artículo. Se muestra en la imagen dónde encontrar el ID del artículo;
    • Hacer clic en OK para guardar los cambios;
  4. CONFIGURACIÓN CONTABLE: los pasos siguientes son necesarios para completar la configuración de la gestión de los impagos pre-facturación ya que permitirán emitir un documento ficticio sin valor fiscal para cada impago registrado.
  • Crear un numerador específico llamado IMPAGOS desde Ajustes > Numeradores de documentos; 
  • Crear un documento para los impagos llamado FACTURA o RECIBO IMPAGO (1) asociado al numerador creado anteriormente (2) desde Ajustes > Documentos. Configurar la visibilidad (3);
  • Hacer clic en GUARDAR CAMBIOS antes de salir (4);
  • Desde Ajustes > Impuestos > Gestión Avanzada acceder al detalle haciendo clic en EDITAR y nuevamente EDITAR en correspondiencia el grupo impuesto de interés;  
  • Seleccionar en la sección "Impago" el documento sin valor fiscal que el sistema emitirá en caso de impagos para todas las ventas de objetos asociados con un determinado impuesto. Para excluir del análisis contable este tipo de documento, habrá que filtrar los pagos por tipo de documento, sin considerar los documentos ficticios;
  • Tras guardar la asociación, la configuración del grupo impuesto en caso de impago pre-facturación será por lo tanto la siguiente:
  • En caso de diferentes grupos impuestos, repetir la operación para cada uno de ello; 


Paso 2: registro del impago pre-facturación


Llegados a este punto, SPORTRICK ofrece dos posibles recorridos: si el centro dispone de un fichero con los resultados de las remesas proporcionado por el banco, es posible gestionar los impagos de forma semi-automática (A): después de subir manualmente un fichero de resultados, SPORTRICK se encargará de registrar de forma automática los impagos. 


Si el centro NO dispone de un fichero de resultados, siempre será posible gestionar los impagos de forma manual (B) buscando los nombres de los clientes directamente en el archivo de remesas desde la interfaz de SPORTRICK. 


Después de haber elegido uno de los recorridos indicados el resultado obtenido será el mismo: 

  • la generación de un documento/factura sin validez fiscal con un numerador proprio; 
  • la generación de un nuevo pago domiciliado con la fecha de vencimiento prevista para el mes siguiente; 


Elegir una de las dos opciones (semi-automática o manual) siguiendo las instrucciones indicadas en una de las tablas:


(A) Gestión semi-automática de los impagos

Antes de empezar, es necesario comprobar el formato del archivo de resultados de las remesas SEPA. Los formatos compatibles con SPORTRICK son: 

  • formato standard ISO 20022 - "camt.053.001.02" 
  • formato CBI - "CBISDDStsRptLogMsg" o 'ISO 20022 "pain.002.001.x

Comprobar la compatibilidad directamente con el banco

Si el archivo de resultados de remesas es compatible: 

  1. Informes > Administración > Estado de los Pagos > cargar el archivo de resultados; 
  2. Esperar el procesamiento del archivo (puede tardar algunos segundos, se recomienda no cerrar la pestaña). Después de la carga pueden verificarse dos situaciones:  
    • SITUACIÓN 1: en caso de impagos el sistema mostrará un mensaje de error en un recuadro amarillo indicando el número de errores detectados. Consultar la parte inferior del mensaje de error con los nombres de los clientes, el código del error y una descripción; 
    • SITUACIÓN 2: si todo es correcto, el sistema nos avisará con un mensaje informativo en un recuadro verde;

Importante: el archivo con los resultados de las remesas solo puede subirse al sistema una vez.


Si el usuario abandona la interfaz "estado de los pagos" de SPORTRICK después de la carga dale archivo de resultados y necesita volver a visualizar los clientes y sus relativos errores, acceder al fichero de remesas desde la sección "visualizar los ficheros generados". El icono de la monedita con una X en rojo indica el impago relacionado con el cliente. Desde la interfaz es también posible ver el código de error de la domiciliación.

Video explicativo:
Atención: no se ofrece asistencia en caso de dudas sobre el formato del archivo de resultados y su compatibilidad con SPORTRICK. Tampoco se ofrece asistencia acerca de los errores derivados de la carga. Para cualquier consulta sobre la obtención de un archivo de resultados compatible, recomendamos consultar directamente la entidad bancaria.  



(B) Gestión manual de los impagos pre-facturación
  1. Acceder a la sección Informes -> Administración -> Visualizar Ficheros de Órdenes de Domiciliación SDD; 
  2. Utilizar el filtro fechas para visualizar el fichero de remesas de interés: 
  3. Hacer clic en el botón INFO en correspondencia del fichero para visualizar los pagos individuales. El reloj de arena en correspondencia da cada pago nos indica que todavía no se ha generado un comprobante/factura; 
  4. Ayudándose con al herramienta de búsqueda y de la información proporcionada por el banco, encontrar los nombres de los clientes morosos; 
  5. Hacer clic en el botón correspondiente al lado del pago para registrar el impago;
  6. Hacer clic en SÍ al saltar el aviso "¿Marcar el pago como pendiente";
     
  7. Comprobar el estado del registro del impago: existe un símbolo de monedita acompañada por una X en rojo a la altura del número progresivo del pago y la palabra MANUAL. Esta información nos indica que el impago se ha registrado correctamente. 
  8. Llevar a cabo la misma operación con el resto de impagos ayudándose con al herramienta de búsqueda para encontrar los nombres de los clientes morosos;
Vídeo explicativo



Paso 3: ¿Qué más hay que hacer después de registrar un impago pre-facturación?


El registro de un impago en un contexto pre-facturación no necesita de más operaciones ya que contablemente no se emitieron las facturas correspondientes a los pagos. Para ver los efectos del registro de un impago pre-facturación, abrir la ficha de un cliente: 

  1. En la pestaña Proshop de la ficha del cliente es posible ver la lista de impagos; 
  2. En la sección Documentos es posible visualizar un documento ficticio (sin validez fiscal) que el sistema generó automáticamente tras el registro semi-automático o manual;
  3. En la interfaz de Pago es posible visualizar el importe pendiente de cobro nuevamente conectado al SEPA. El sistema domicilia nuevamente por defecto el impago con fecha de vencimiento al mes siguiente.



Paso 4: emisión del comprobante/factura


Una vez se hayan gestionado los impagos, será posible generar los comprobantes/facturas con valor fiscal para los pagos cuyo resultado haya sido positivo según lo indicado en el manual:Generar Comprobantes de los Pagos SDD.

Gestión de clientes con impagos  

A seguir se detallan las operaciones que se pueden llevar a cabo a través de SPORTRICK para la gestión de clientes con impagos (en adelante morosos). La gestión del cobro se tratará en el párrafo 6.


Creación de una lista de morosos (sólo nombres y teléfonos)
  1. Informes -> Marketing para tener un listado de los clientes con un impago; 
  2. Filtro > Proshop > Campo "fecha de venta" permite especificar las fechas de registro del impago. Es posible afinar la búsqueda para visualizar solo los impagos en un determinado intervalo de fechas. Una vez aplicados los filtros, para obtener los nombres de los clientes habrá que hacer clic en el botón Añadir a la derecha de la pantalla. La búsqueda se puede guardar para poderla utilizar de nuevo sin tener que aplicar los filtros cada vez.



Creación de una lista de morosos (informe con el detalle sobre los importes debidos) 
  1. Desde ajustes > informes > crear un nuevo informe (el informe creado se podrá visualizar desde la sección Exportaciones estándar de SPORTRICK; 
  2. Elegir como fuente de datos "vencimiento de pagos";
  3. Configurar el informe de la siguiente forma (esta información es una recomendación, siempre será posible modificar el informe en base a las necesidades del centro):
Columnas:
  • persona
  • correo electrónico/teléfono
  • nombre del artículo (número del plazo y multipack de referencia)
  • fecha de inserción (fecha de registro del impago)
  • vencimiento (fecha prevista para el pago)
  • importe 
  • pagado (la casilla quedará blanca si la deuda todavía queda pendiente de pago. Si el importe ha sido pagado, la casilla aparecerá marcada
Total:
  • marcar la opción "importe" para obtener la suma de los importes de los impagos
Parámetros:
  • nombre del artículo: es el parámetro fundamental porque antes de abrir el informe será necesario introducir la palabra "impago" en el campo apropiado para no considerar otros tipos de pagos pendientes; 
  • fecha de inserción o fecha de vencimiento: para filtrar por fecha es posible añadir el parámetro "fecha de inserción" o "vencimiento", dependiendo del tipo de análisis; 
  • pagado: para visualizar en el informe solo los impagos que todavía han quedan pendientes, es aconsejable utilizar el parámetro "pagado" (antes de abrir el informe habrá que seleccionar pagado -> no);



Operaciones frecuentes con listas de morosos: notificación, agrupación y bloqueo


Este esquema muestra las posibles necesidades en caso de impagos y sugiere cómo gestionarlas. De forma general, de un impago puede normalmente surgir la necesidad de notificación al cliente moroso, la agrupación con otros clientes similares y en caso de control de accesos, el bloque del torno. 


En la tabla a continuación se muestra como gestionar estas situaciones: 



1) NOTIFICAR
EL IMPAGO AL CLIENTE MOROS		Notificación manual (recomendada):
Crear una lista de morosos (sólo nombres y teléfonos) desde la sección marketing siguiendo las instrucciones indicadas en la sección anterior. Tras la búsqueda es posible: 
  • notificar el impago por email (haciendo clic en el botón dedicado), por ejemplo para pedir al cliente que se pase por la recepción con el fin de pagar la deuda pendiente con otra forma de pago diferente del SEPA (tarjeta, efectivo...)
  • crear una tarea CRM (haciendo clic en el botón dedicado), para asignar la tarea a un operador que podrá contactar el cliente por teléfono.

Notificación automatizada (solo para usaurios con conocimientos avanzados):
SPORTRICK permite automatizar el envío de un correo electrónico a los clientes con un impago o para la asignación de una tarea CRM a través de la creación de macros. 
Ejemplo de macro: cada día el sistema puede buscar los impagos registrados el día anterior. Esto permite evitar que al cliente lleguen notificaciones de continuo ya que la notificación llegará solo una vez, es decir, si el día anterior se registró un impago. La búsqueda de marketing que hay que configurar sería la misma del ejemplo anterior, pero en el filtro "fecha de venta" habrá que seleccionar la opción "intervalo de días en comparación con hoy" con valores de -1 a -1 (o sea, el día de ayer). Una vez guardada la búsqueda, será posible activar la notificación automática configurando una macro desde el portal VAR .
La creación de una macro está pensada solo para operadores con competencias informáticas avanzadas. Manual de referencia: macros. 
2) ETIQUETAR A CLIENTES CON IMPAGOSAgrupación manual (recomendada)
Para atribuir una etiqueta a un cliente con un impago habrá que utilizar la búsqueda de marketing creando una lista de morosos (sólo nombres y teléfonos) y hacer clic en en botón Añadir y luego en el botón Etiquetas. 

Agrupación automatizada (solo para usaurios con conocimientos avanzados):
Esta operación se puede automatizar a través de la creación de una macro desde el portal VAR. La creación de una macro está pensada solo para operadores con competencias informáticas avanzadas. Manual de referencia: macros.
3) BLOQUEAR
EL ACCESO A CLIENTES CON IMPAGOS		Si se utiliza el control de acceso de SPORTRICK, es posible bloquear el acceso de clientes con impagos, para que puedan pagar la deuda pendiente con otra forma de pago. 

Será suficiente seguir las instrucciones del punto arriba (2) para etiquetar al cliente y configurar la etiqueta en los Ajustes de SPORTRICK para que tenga la opción de bloqueo del acceso activada. 

Pregunta: si ya tengo configurado el bloqueo para clientes con pagos pendientes, ¿por qué tengo que atribuir una etiqueta de bloqueo de acceso a los clientes con impago?
Respuesta: la fecha de pago de las deudas pendientes procedentes de los pagos SEPA está automáticamente configurada para el mes siguiente, para que el impago pueda incluirse en la siguiente remesa. Como consecuencia, el sistema permitiría el acceso al cliente, ya que el pago no está previsto hasta el mes siguiente. 


Liberación manual de deudas (recomendada)
Tras el pago es posible configurar una macro para quitar automáticamente la etiqueta una vez pagado el importe pendiente.

Liberación automatizada de deudas (solo para usaurios con conocimientos avanzados): 
Tras el pago es posible quitar la etiqueta de bloqueo desde el perfil del cliente. 
La creación de una macro está pensada solo para operadores con competencias informáticas avanzadas. Manual de referencia: macros.



Cobro de un impago

Después de registrar un impago como descrito en las secciones anteriores, el sistema crea por defecto un pago domiciliado. El icono del candado indica que la conexión pago-SEPA está activa (la domiciliación). 


Por defecto, el sistema recalcula la fecha de vencimiento del impago de forma automática al mes siguiente. 

Ej. si el vencimiento de pago era el 01/07/2020, al registrarse el impago, la fecha de vencimiento será el 01/08/2020. 



Es posible cobrar la deuda pendiente de dos maneras:

  1. Incluirla en la próxima remesa SEPA respetando la fecha de cobro configurada de forma automática (manual: Generar Ficheros de Órdenes de Domiciliación SDD)
  2. Anular la domiciliación del pago para cobrarlo con otra forma de pago (efectivo, tarjeta etc...) para que la deuda se pueda cobrar de forma inmediata. La desconexión permite además bloquear el cliente en el momento del acceso (si el bloqueo por vencimiento de pago está activado). Será suficiente hacer doble clic en el candado en correspondencia del impago. El sistema preguntará si queremos anular la domiciliación ya que es una operación irreversible. Una vez confirmada la desconexión, el candado desaparecerá. Durante el cobro es cambiar la fecha de pago haciendo clic en el icono de la libreta.


Visualización de  los impagos de un cliente

En el Perfil de Usuario, en la sección Adquirido -> ProShop, es posible  visualizar todos los impagos de un determinado cliente y el estado del cobro (icono verde = cobrado, icono con una moneda = pendiente de pago).