Lista Argomenti

  1. pre-requisiti;
  2. introduzione;
  3. creazione di un servizio;
  4. assegnazione delle risorse necessarie al servizio:
    1. associare una o più risorse specifiche;
    2. associare una categoria/gruppo di risorse tramite tag;
  5. assegnazione di risorse opzionali per il servizio;
  6. servizi aggiuntivi (plus)

1. Pre-requisiti

Questo manuale tratta concetti che è necessario conoscere prima di affrontare la pianificazione dei servizi:

2. Introduzione

La gestione di appuntamenti 1 a 1 o  il noleggio di spazi è affidata alla pianificazione di servizi. 

N.B. I servizi NON SONO NECESSARI IN CASO NON SIA PREVISTA LA PRENOTAZIONE.

In quel caso basta creare un modello di accesso associato a un multipack in modo che il cliente possa entrare negli orari previsti.


3. Creazione di un servizio


Per creare un servizio cliccare su Pianificazione -> Servizi -> Servizi.
Le caratteristiche richieste per la creazione di un servizio sono:


Dati fondamentali

Info

  • nome del servizio: inserire il nome di vendita del servizio;
  • descrizione: informazioni sul servizio (opzionale);
  • attività: attività da collegare al servizio. Consigliamo per sfruttare appieno le potenzialità di SPORTRICK di inserire sempre l'attività. A quale scopo?
    • A fini analitici e di categorizzazione del servizio;
    • ai fini della prenotazione del servizio da E-Commerce (in questo caso l'attività deve obbligatoriamente essere associata al servizio, altrimenti non sarà prenotabile da web);
  • capienza: indicare il numero massimo di partecipanti al servizio;
  • colore: si può mantenere il colore assegnato all'attività associata al servizio oppure, deselezionando l'opzione, si può scegliere un colore a piacimento. Il colore contraddistingue la casella corrispondente alla prenotazione che apparirà sull'agenda delle risorse coinvolte e su quella del cliente;
  • ripartisci quota: permette di ripartire la quota del singolo servizio tra i partecipanti (opzione non disponibile se il servizio viene prenotato/acquistato via E-Commerce)
ATTENZIONE: la ripartizione della quota è possibile solo sul prezzo impostato per la prenotazione del singolo servizio. Nel caso in cui in fase di vendita venga forzato il prezzo, la ripartizione dell'importo farà comunque riferimento al prezzo impostato durante la pianificazione del servizio
  • archiviato: se selezionata, questa opzione permetterà di nascondere il servizio dalle maschere di vendita e prenotazione mantenendo comunque lo storico dati. Infatti, un servizio è eliminabile solo se non ancora utilizzato. In caso contrario, il sistema provvederà automaticamente ad archiviarlo in caso di tentativo di eliminazione e verrà contrassegnato con l'icona di un lucchetto.

Vendita

  • data inizio vendibilità: inserire la data d'inizio vendita del servizio;
  • data fine vendibilità: inserire la data di fine della vendita del servizio. Può eventualmente essere una data molto futura (es. anno 2090);
  • durata: inserire la durata del servizio in Minuti, oppure in Secondi oppure Ore;
  • vendita anonima: se l'opzione viene abilitata, il servizio verrà prenotato per un anonimo, ovvero una persona non censita in anagrafica. Questa opzione permette di velocizzare il processo di prenotazione evitando di creare necessariamente un'anagrafica. Una volta confermata la prenotazione, nella casella corrispondente apparirà "Sconosciuto" al posto del nominativo del cliente

Prezzo

  • prezzo: indicare il prezzo di vendita del servizio singolo. Per la vendita di un pacchetto di servizi (es. 5 incontri con personal trainer, 3 noleggi campo da tennis, 10 lezioni private di nuoto, ecc) è necessario creare un multipack;
  • tasse: selezionare la tassa da applicare all'oggetto in fase di vendita. In caso non sia prevista tassazione, consigliamo di creare una tassa con valore pari a zero

Dati aggiuntivi opzionali

Web
  • vendita E-Commerce: possibilità di abilitare la vendita del servizio tramite canale E-Commerce. La vendita di servizi online è possibile soltanto a seguito della prenotazione del servizio:
    • vendita: NON UTILIZZARE;
    • rinnovi: NON UTILIZZARE;
    • prenotazione: abilita la prenotazione del servizio via web. Attenzione: non basta contrassegnare questa opzione per abilitare le prenotazioni da E-Commerce -> manuale di riferimento: abilitare le prenotazioni via E-Commerce;
  • nome web: possibilità di inserire un nome diverso da quello impostato per il servizio, in modo che quest'ultimo sia visualizzato con una dicitura differente via web;
  • descrizione web: permette di inserire una breve descrizione del servizio che verrà visualizzata dai clienti al momento della scelta del servizio da prenotare

Controllo Accessi

  • opzioni:
    • richiede certificato medico: possibilità di richiedere la presenza di un certificato medico in corso di validità per permettere l'accesso. Come funziona?
      • Se in Impostazioni -> Impostazioni Generali è stato impostato il blocco con certificato scaduto, ai clienti che prenotano il servizio non verrà consentito l'accesso in caso il sistema rilevi un certificato medico scaduto o assente nell'apposito campo dell'anagrafica;
      • se invece in Impostazioni -> Impostazioni Generali il blocco non è stato impostato, il sistema si limiterà a mostrare un avviso al momento dell'accesso del cliente;
    • richiede quota: possibilità di richiedere la presenza di una quota in corso di validità per permettere l'accesso. Come funziona?
      • Se in Impostazioni -> Impostazioni Generali è stato impostato il blocco in caso di quota scaduta o mancante, ai clienti che prenotano il servizio non verrà consentito l'accesso qualora il sistema rilevi una quota scaduta o assente nell'apposito campo dell'anagrafica;
      • se invece in Impostazioni -> Impostazioni Generali il blocco non è stato impostato, il sistema si limiterà a mostrare un avviso al momento dell'accesso del cliente;
  • controllo accessi:
    • utilizza l'impostazione predefinita: è possibile abilitare il controllo accessi legato alla prenotazione del servizio con le impostazioni predefinite del programma (l'opzione preimpostata è 15 minuti di accesso anticipato e ritardato, modificabile da: Impostazioni -> Impostazioni Generali -> Generale);

    • specifica il tempo di accesso: è possibile abilitare il controllo accessi legato alla prenotazione del servizio personalizzando i minuti di accesso anticipato o ritardato:

      • minuti accesso prima: indicare con quanti minuti di anticipo sarà abilitato l'accesso rispetto all'orario in cui è stato prenotato il servizio;
      • minuti accesso dopo: indicare con quanti minuti di ritardo rispetto all'orario di prenotazione sarà abilitato l'accesso al servizio prenotato 
        • rispetto a: indicare se l'accesso ritardato farà riferimento all'orario di fine o di inizio del servizio prenotato

maggiori esempi circa il tempo di accesso anticipato/posticipato si trovano nel manuale apposito

Statistico

Per maggiori informazioni su questa sessione si rimanda al manuale sui campi statistici.



4. Assegnazione delle risorse necessarie al servizio

Una volta creato il servizio, cliccando sul tasto  e spostandosi nella sezione Risorse, sarà
possibile abbinare al servizio le risorse create precedentemente. 


IMPORTANTE
  1. L'assegnazione delle risorse è OBBLIGATORIA ai fini della corretta visualizzazione dei servizi prenotabili. Infatti quello che il cliente prenota non è il servizio in sè, bensì la risorsa necessaria al servizio;
  2. una risorsa deve essere assegnata a un servizio solamente se è coinvolta in altre attività ed è dunque necessario essere a conoscenza dell'effettiva disponibilità per la prenotazione del servizio. Esempio: il campo da tennis può essere occupato da giocatori esterni che lo noleggiano, dal corso di tennis, oppure dal maestro che dà lezioni private. In questo caso è importante assegnare la risorsa campo al relativo servizio. Nel caso dell'allenamento con un personal trainer invece, se il servizio si tiene nella sala macchine, non è necessario assegnare quest'ultima come risorsa prenotabile per il servizio, dato che comunque può essere utilizzata contemporaneamente dagli altri clienti. Quindi l'unica risorsa da assegnare al servizio sarà invece il personal trainer;
  3. una risorsa/tag è da considerarsi abbinata/o a un servizio solo una volta aggiunta/o e quindi visibile nella tabella sulla destra della schermata di pianificazione!


L'associazione di una risorsa a un servizio può avvenire in due modi:


1. associare una o più risorse specifiche

per impostare la prenotazione di una o più risorse necessarie a un servizio basta selezionare la voce "risorsa", scegliere dall'elenco la risorsa interessata e cliccare su Aggiungi in modo che appaia nella tabella. La risorsa aggiunta alla tabella deve considerarsi obbligatoria per il servizio. Per renderla opzionale si rimanda al capitolo 5 di questo manuale. Esempio: lezione di tennis privata -> selezionando come risorse campo tennis e istruttore, quando viene inserita la prenotazione del campo da tennis in un determinato giorno a un determinato orario, il sistema prenoterà automaticamente anche l'istruttore per quel giorno a quell'ora. In caso ci siano più campi e istruttori disponibili per le lezioni private di tennis, si rimanda al punto 2;


2. associare una categoria/gruppo di risorse tramite tag

nell'eventualità in cui esistano varie risorse disponibili per la prestazione di un servizio, l'assegnazione di un tag a tali risorse permette di impostarle come prenotabili per un servizio specifico. 

La scelta di impostare un tag e quindi un gruppo di risorse invece di selezionare le risorse individualmente, permette di configurare il servizio in modo che la prenotazione di una tra tutte le risorse associate al tag venga considerata obbligatoria per il servizio.

Risultato: l'associazione di un tag (e quindi di un gruppo di risorse) a un servizio permette di visualizzare l'agenda di tutte le risorse collegate a quel tag in fase di prenotazione, in modo che l'operatore possa verificare la disponibilità di tutte le risorse del gruppo senza doverle selezionare manualmente una ad una.


I casi d'uso seguenti aiuteranno a chiarire le idee:


SERVIZIO: PRENOTAZIONE CAMPO E ISTRUTTORE PER LEZIONI PRIVATE DI TENNIS 

TIPO DI RISORSE COLLEGATE: RISORSE SPECIFICHE
PIANIFICAZIONE CORRETTA: imposto la risorsa campo da tennis come obbligatoria e la risorsa istruttore come obbligatoria.
Questa configurazione è utilizzabile solo in caso di un unico campo e un unico istruttore
PIANIFICAZIONE INCORRETTA: il cliente può scegliere con chi fare lezione di tennis, quindi imposto la risorsa campo da tennis come obbligatoria e imposto due istruttori specifici come obbligatori. In questo caso il sistema prenoterebbe il campo da tennis ed entrambi gli istruttori, in quanto sono stati contrassegnati entrambi come obbligatori. Per permettere la scelta tra più risorse dello stesso tipo, è invece necessario utilizzare un tag, come illustrato nell'esempio sottostante.
TIPO DI RISORSE COLLEGATE: RISORSE COLLEGATE A UN TAG (GRUPPO RISORSE)
PIANIFICAZIONE CORRETTA: creo due tags, uno "campi tennis" e uno "istruttore tennis" e poi associo il tag "campi tennis" alle risorse campo da tennis erba e campo da tennis terra e il tag "istruttore tennis" agli istruttori Bianchi Antonio e Ghiacci Giulia.Dopodiché aggiungo i due tags come obbligatori per il servizio.Questo significa che per il servizio è obbligatorio prenotare un istruttore a scelta tra Antonio e Giulia e un campo a scelta tra erba e terra.

PIANIFICAZIONE INCORRETTA: c'è un solo campo da tennis e si può scegliere l'istruttore con cui effettuare le lezioni private. Assegnando un tag "lezioni private tennis" agli istruttori e al campo e selezionando come obbligatorie le risorse collegate al tag, il sistema farà scegliere tra la prenotazione dell'istruttore 1, 2 o il campo. Invece la scelta deve ricadere solo sull'istruttore, il campo non deve essere incluso nella scelta. Quindi la corretta pianificazione è:
  • tag assegnato agli istruttori e aggiunto come obbligatorio
  • risorsa specifica "campo da tennis" aggiunta come obbligatoria.
In questo modo il sistema prenoterà il campo e chiederà di scegliere che istruttore prenotare.

SERVIZIO: PRENOTAZIONE PERSONAL TRAINER

PIANIFICAZIONE CORRETTA: per il servizio di personal trainer associo un tag a tutte le risorse di tipo persona disponibili per il servizio e poi aggiungo il tag nei dettagli del servizio. In fase di prenotazione, il cliente potrà scegliere con che personal trainer prenotarsi in base alla disponibilità/preferenza.
PIANIFICAZIONE INCORRETTA: se vengono assegnate una per una le risorse personal trainer al servizio apposito, dato che il sistema le inserisce come obbligatorie significa che al momento della prenotazione, tutti i personal trainer verranno prenotati per il servizio. Invece, raggruppandoli con un tag e assegnando il tag al servizio, il sistema permetterà di scegliere una delle risorse al momento della prenotazione, lasciando disponibili gli altri per altre prenotazioni.


5. Assegnazione delle Risorse Opzionali per il Servizio

Le risorse inserite sono da considerarsi obbligatorie per la prenotazione del servizio. A livello pratico, significa che al momento della prenotazione il sistema selezionerà automaticamente le risorse obbligatorie e ne bloccherà la disponibilità. L'operatore invece potrà selezionare manualmente le risorse aggiuntive opzionali.

Per assegnare una risorsa opzionale al servizio, occorre:

  1. selezionare per prima cosa una risorsa o tag obbligatori e cliccare su aggiungi;
  2. successivamente, selezionare la risorsa o il tag o che invece sarà opzionale contrassegnando la casella corrispondente e cliccare sul tasto Aggiungi (vedi immagine).


Le risorse opzionali possono essere collegate a un servizio plus. Questa funzionalità permette di applicare un costo aggiuntivo al servizio di base qualora si prenoti la risorsa collegata a un servizio plus (questa opzione non è tuttavia prevista per l'E-Commerce). 

L'esempio seguente può essere utile per chiarire le idee:


servizio = noleggio campo da tennis

  • risorsa obbligatoria per il noleggio campo = campo da tennis. Se il cliente prenota solo il campo da tennis paga il costo previsto per il servizio di base, ovvero per il noleggio campo;
  • risorsa opzionale con costo aggiuntivo per lezione privata = istruttrice di tennis Neri Giulia. Prenotando Giulia oltre al campo da tennis, il cliente dovrà pagare il noleggio del campo e il costo aggiuntivo previsto per la risorsa Neri Giulia (istruttrice privata). 



6. Servizi Aggiuntivi (Plus)


I servizi plus sono servizi aggiuntivi rispetto alla vendita del servizio standard. Questo tipo di servizi non è utilizzabile sull'E-Commerce.

Una volta pianificato il servizio plus da Pianificazione -> Servizi -> Servizi Plus, si potrà associare tale servizio o più servizi aggiuntivi al servizio di base spostandosi su Pianificazione -> Servizi > Servizi -> Dettaglio -> Plus. Scegliere il servizio e selezionare se è da considerarsi:

  • obbligatorio: al momento della vendita del servizio di base al quale viene associato, il costo del servizio plus sarà addebitato automaticamente. Esempio: 
    • servizio base = noleggio campo da tennis serale;
    • servizio plus obbligatorio = illuminazione campo;
  • opzionale: in fase di vendita del servizio di base sarà possibile scegliere se addebitare o meno il costo del servizio plus opzionale. Esempio: 
    • servizio base = noleggio campo da tennis; 
    • servizio plus obbligatorio = noleggio racchette.

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