INDICE

Prerrequisitos

Los conceptos tratados por este manual se refieren a otros elementos de la planificación de SPORTRICK que tienen que estar claros, a saber:

Introducción

Un servicio es una actividad reservable según la disponibilidad del cliente y de los recursos necesarios para el servicio. 

Por ejemplo, la diferencia entre una clase particular y una clase de grupo es la posibilidad de reservar la clase particular cuando el cliente lo desee, mientras que la clase de grupo tiene un día y una hora preestablecida. 

Ejemplos de servicios: reserva de pistas de tenis, clases particulares, servicios estéticos, fisioterapia...

IMPORTANTE: SI NO ES NECESARIA LA RESERVA DE LOS SERVICIOS, NO SE TIENEN QUE PLANIFICAR.

Creación de un servicio

Hacer clic en Planificación -> Servicios -> Servicios. Información necesaria a la hora de crear un servicio:


Datos básicos obligatorios

Info

  • nombre del servicio
  • descripción: información sobre el servicio (OPCIONAL)
  • actividad: actividad relacionada al servicio. Es aconsejable asociar una actividad para disfrutar al 100% del potencial de SPORTRICK, en particular:
    • para el análisis y categorización de servicios 
    • la actividad es necesaria para la reserva de los servicios por E-Commerce. Los clientes tendrán que hacer clic en el botón con el nombre de la actividad para visualizar los servicios relativos y reservarlos. De lo contrario, la reserva no será posible
  • aforo: número de personas que pueden beneficiarse del servicio al mismo tiempo 
  • color: para diferenciar las reservas de los diferentes servicios a través de colores (véase imagen de abajo) es posible atribur un color a cada servicio. Este color puede corresponder al color asignado a la actividad relacionada con el servicio o puede ser un color personalizado. Para elegir el color, hay que deseleccionar la casilla al lado de la opción "Utilizar el color de la actividad" y hacer clic en la casilla negra para visualizar los colores disponibles
  • repartir el importe entre todos o algunos de los participantes (si la opción no está activada se le cobrará el importe entero al titular del servicio). 
Importante: 
  • si se cambia el importe final del servicio, el sistema no actualizará las cuotas de cada participante, sino que mantendrá como referencia el precio original
  • la repartición de los importes no está disponible para los servicios adquiridos por E-Commerce
  • archivar: el servicio archivado no se podrá vender ni reservar, pero se mantendrá el historial de datos. Un servicio solo se puede eliminar si no se ha utilizado todavía. Por este motivo, el sistema archivará automáticamente el servicio en el caso en que un operador quiera eliminarlo cuando haya datos relacionados. El sistema destaca los servicios archivados con un candado.

Venta

  • fecha de inicio de la vendibilidad 
  • fecha de terminación de la vendibilidad: puede ser una fecha muy lejana (ejemplo: 2090) 
  • duración del servicio: duración de cada sesión (minutos, segundos, horas)
  • venta anónima: seleccionando esta opción, será posible reservar el servicio para una persona anónima (o sea, que no está registrada en SPORTRICK). En la casilla correspondiente a la reserva (en la agenda del recurso), en lugar del nombre del cliente aparecerá "desconocido".

Precio

  • precio de venta del servicio: precio del servicio individual. Para vender un paquete de servicios pre-pagados es necesario crear un multipack
  • impuestos: impuesto aplicado a la venta del servicio. En caso de exención, crear un impuesto con valor 0.

Datos adicionales opcionales

Red

  • venta por E-Commerce: posibilidad de activar la venta del servicio por E-Commerce. 
El precio del servicio aparecerá en el carrito de compras TRAS LA RESERVA
  1. venta: NO UTILIZAR
  2. renovaciones: NO UTILIZAR 
  3. reservas: el usuario puede reservar el servicio por E-Commerce (importante: marcar esta opción no es suficiente para activar la reserva de servicios online. Aconsejamos leer el manual "Habilitar las reservas por E-Commerce")
  • nombre para la Red OPCIONAL: especificar un valor en este campo solo si el nombre visualizado por los clientes en fase de reserva por E-Commerce no es el mismo especificado en la planificación del servicio
  • descripción para la Red OPCIONAL: información sobre el servicio para que los clientes sepan de lo que se trata.

Control de acceso

  • opciones: 
    • se requiere certificado médico válido: la participación en el servicio requiere un certificado médico válido
      ¿Cómo funciona?
      Marcando la casilla correspondiente a la opción de la imagen de abajo (desde Ajustes -> Configuración General), el acceso será negado en caso el sistema no encuentre un certificado médico con fechas válidas en el campo correspondiente del perfil del cliente.
      En cambio, si la casilla no está marcada, solo aparecerá un aviso durante el acceso
    • se requiere cuota anual válida: la participación en el servicio requiere una cuota/matícula

 ¿Cómo funciona?

Marcando la casilla correspondiente a la opción de la imagen de abajo (desde Ajustes -> Configuración General), el acceso será negado en caso el sistema no encuentre una cuota/matrícula con fechas válidas en la sección "Adquirido" del perfil del cliente.En cambio, si la casilla no está marcada, solo aparecerá un aviso durante el acceso
  • control de acceso:
    • utilizar los ajustes predeterminados para el acceso adelantado/restrasado (se pueden editar desde Ajustes -> Configuración General)
    • especificar el tiempo de acceso: utilizando esta opción será posible:
      • especificar los minutos de acceso autorizado antes del comienzo del servicio
      • especificar los minutos de acceso autorizado después del comienzo o la conclusión del servicio

      algunos ejemplos aquí.

Campos estadísticos

más información sobre el tema aquí.


Asignación de los recursos necesarios para el servicio

Tras la creación del servicio, para relacionar los recursos necesarios hacer clic en el botón Info al lado del nombre del servicio y luego hacer clic en Recursos. 


IMPORTANTE
  • LA ASIGNACIÓN DE RECURSOS ES OBLIGATORIA, porque en realidad se reserva el recurso en lugar del servicio
  • Cabe ASIGNAR UN RECURSO A UN SERVICIO SOLO SI ESTÁ INVOLUCRADO EN OTRAS ACTIVIDADES Y ES NECESARIO SABER LA EFECTIVA DISPONIBILIDAD PARA LA RESERVA. 
Ejemplos: una pista de tenis puede estar ocupada por la escuela de tenis (curso), por las clases particulares de tenis (servicio) y por los jugadores que alquilan la pista (servicio). Por esto es importante saber si la pista está disponible o menos en determinados días/horarios. En cambio, durante el servicio de entrenamiento personal, la sala de musculación no tiene que estar ocupada únicamente por el cliente y su entrenador, ya que los demás clientes pueden entrenarse al mismo tiempo de la reserva del servicio. Entonces, en este caso, será necesario asignar al servicio solo el recurso "entrenador" y no la sala de musculación, porque lo que importa es la disponibilidad del entrenador, y no de la sala.


Hay dos formas de asignar recursos a un servicio:


Asignar recursos específicos

Asignar una categoría/grupo de recursos 

a través de una etiqueta

Seleccionar una o más zonas/máquinas y/o personas necesarias para el servicio y hacer clic en Añadir. Importante: todos los recursos que aparecen en la tabla se consideran obligatorios para el servicio, o sea, la reserva de un recurso en un determinado día a una determinada hora conllevará la reserva automática del otro recurso obligatorio el mismo día a la misma hora.
Si los recursos no aparecen en la tabla, quiere decir que no se insertaron correctamente.Para configurar la reserva opcional de los recursos, véase el capítulo 5 de este manual. 
Ejemplo: clase particular de fisioterapia con máquina de pilates. La selección de dos recursos significa que para la clase particular son necesarios los dos, o sea, el monitor y la máquina de pilates. Si hay dos máquinas de pilates disponibles y más de un monitor, será necesario seguir las instrucciones de la columna de al lado.

Las etiquetas permiten designar un grupo de recursos reservables para un servicio. 

Durante la reserva del servicio, aparecerá en automático la agenda de todos los recursos correspondientes a la etiqueta y será posible elegir uno de ellos según la disponibilidad/preferencia, sin tener que seleccionar manualmente los recursos para ver su agenda.

Entonces, seleccionando la etiqueta en fase de asignación al servicio, ¿el sistema considerará obligatorios para la reserva todos los recursos con aquella etiqueta? 

No, no todos, sino uno de los recursos entre todos los que llevan la etiqueta.

Si las etiquetas no aparecen en la tabla, quiere decir que no se insertaron correctamente. 

Ejemplo: para el servicio de fisioterapia con máquina de pilates es obligatorio reservar un monitor y una máquina. Según la disponibilidad, el cliente podrá elegir qué monitor y qué máquina reservar para la fisioterapia. En caso de recursos opcionales, véase el punto capítulo 5 de este manual. 


En la tabla de abajo se detallan algunos casos de uso para una planificación correcta de los servicios:


SERVICIO: RESERVA DE LA PISTA DE TENIS PARA CLASES PARTICULARES

TIPO DE RECURSOS: RECURSOS ESPECÍFICOS
PLANIFICACIÓN CORRECTA: recurso pista de tenis y monitor obligatorios.
Esta configuración es de utilizar solo si el centro dispone de una pista de tenis y un monitor. 		PLANIFICACIÓN INCORRECTA: el cliente puede elegir el monitor para las clases particulares. Si en la planificación del servicio se añaden:
  • el recurso pista de tenis 
  • el recurso monitor 1
  • el recurso monitor 2
el sistema a la hora de reservar ocuparía la disponibilidad de la pista de tenis y de los dos monitores, ya que todos estos recursos son obligatorios para el servicio, lo que es incorrecto, porque es suficiente un único monitor. En este caso para la planificación correcta son necesarias las etiquetas.
TIPO DE RECURSOS: ETIQUETAS (GRUPO DE RECURSOS)
PLANIFICACIÓN CORRECTA: 
  1. creación de dos etiquetas, "pista tenis" y "monitor"
  2. asociación de las etiquetas a los recursos correspondientes
  3. asociación de las etiquetas obligatorias para el servicio
Resultado: para el servicio es obligatorio reservar una pista (la 1 o la 2) y un monitor (Valentina o Ricardo).
PLANIFICACIÓN INCORRECTA: solo hay una pista de tenis y es posible elegir el monitor para las clases particulares.
Si la etiqueta "clases particulares tenis" se asigna a los monitores y a la pista, a la hora de reservar el sistema permitirá elegir entre el monitor 1, 2 o la pista, lo que es incorrecto.

La planificación correcta es:

Resultado: el sistema reservará automáticamente la pista y será necesario elegir el monitor deseado para el servicio.

SERVICIO: RESERVA DE UN ENTRENADOR PERSONAL

PLANIFICACIÓN CORRECTA: para el entrenamiento personal, hay que asignar al servicio la etiqueta entrenador personal, que agrupa todos los recursos disponibles para este tipo de servicio.


Resultado: a la hora de reservar, el cliente podrá elegir el entrenador según preferencia/disponibilidad, dejando los demás entranadores disponibles para otras reservas.		PLANIFICACIÓN INCORRECTA: para el entrenamiento personal, si se añaden al servicio todos los entrenadores como recurso específico obligatorio, el sistema reservará a todos para el mismo día a la misma hora. 
La forma correcta de planificar este servicio es la creación de una etiqueta para agrupar a los entrenadores y asignar la etiqueta como recurso obligatorio para el servicio. De esta manera, solo el entrenador elegido por el cliente entre todos los entrenadores del grupo quedará reservado para el servicio.

Asignación de los recursos opcionales para el servicio

A seguir se detallan los pasos para asignar un recurso opcional a un servicio, que el operador puede seleccionar en fase de reserva (si necesario):

  1. seleccionar los recursos/etiquetas obligatorios y añadirlos al servicio
  2. seleccionar el recurso/etiqueta opcionales marcando la casilla correspondiente y luego hacer clic en Añadir. 


Los recursos opcionales pueden asociarse a un servicio adicional. Esta opción es útil para aplicar recargo en caso de reserva del recurso opcional. 

Esta funcionalidad no se puede utilizar para la reserva a través del E-Commerce.


Ejemplo: servicio = alquiler pista de tenis

  • recurso obligatorio para el alquiler de la pista = pista de tenis. Si el cliente reserva solo la pista de tenis pagará el costo del alquiler de la pista
  • recurso opcional con costo adicional para la clase particular = Paco Vázquez. Reservando a Paco además de la pista de tenis, el cliente tendrá que pagar el alquiler y un recargo para la clase particular con Paco.

Servicios adicionales

Los servicios adicionales son servicios que se venden asociados a un servicio principal. Por consiguiente, no es posible vender un servicio adicional por sí mismo. Este tipo de servicios no se puede reservar/vender por E-Commerce.

Para planificar un servicio adicional, véase el manual correspondiente.

Para asociar un servicio adicional al servicio principal:

  1. hacer clic en Planificación -> Servicios -> Servicios -> Info -> Servicios Adicionales:
    • servicios adicionales obligatorios: durante la venta, el sistema añadirá automáticamente estos servicios al servicio principal y añadirá el recargo al precio base del servicio. Ejemplo: 
      1. servicio principal  = alquiler nocturno pista de tenis
      2. servicio adicional obligatorio = iluminaciàon de la pista
    • servicios adicionales opcionales: durante la venta será posible elegir si añadir o menos estos servicios al servicio principal. Ejemplo: 
      1. servicio principal  = alquiler pista de tenis
      2. servicio adicional opcional = alquiler raquetas
  2. hacer clic en Añadir y luego en OK.